Ausschreibungsdetails
Auftragsbekanntmachung
Öffentliche Ausschreibung nach UVgO
Liefer- / Dienstleistungsauftrag
1.
Öffentlicher Auftraggeber (Vergabestelle)
a)
Hauptauftraggeber (zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle)
Name:Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.
Straße, Hausnummer:Kennedyallee 50
Postleitzahl (PLZ):53175
Ort:Bonn
E-Mail: vergabe-einkauf@daad.de
Internet-Adresse: https://www.daad.de
b)
Zuschlag erteilende Stelle
Wie Hauptauftraggeber siehe a)
2.
Angaben zum Verfahren
a)
Verfahrensart
Öffentliche Ausschreibung nach UVgO
b)
Vertragsart
Liefer- / Dienstleistungsauftrag
c)
Geschäftszeichen
200/2026
3.
Angaben zu Angeboten
a)
Form der Angebote
- elektronisch
- ohne elektronische Signatur (Textform)
b)
Fristen
Ablauf der Angebotsfrist
27.07.2026 - 12:00 Uhr
Ablauf der Bindefrist
27.10.2026
4.
Angaben zu Vergabeunterlagen
a)
Vertraulichkeit
Die Vergabeunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=869444
https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=869444
b)
Zugriff auf die Vergabeunterlagen
Vergabeunterlagen werden nur elektronisch zur Verfügung gestellt
c)
Zuständige Stelle
Hauptauftraggeber siehe 1.a)
d)
Anforderungsfrist
27.07.2026 - 12:00 Uhr
5.
Angaben zur Leistung
a)
Art und Umfang der Leistung
Der DAAD plant derzeit mehrere Veranstaltungen pro Jahr (aktuell 3) an verschiedenen deutschen Hochschulen, zu denen jeweils ca. 400 internationale Stipendiatinnen und Stipendiaten eingeladen werden, die meist zum Wintersemester des Vorjahres ein Stipendium an einer deutschen Hochschule angetreten haben. Die Teilnehmenden werden in Hotels am Hochschulort untergebracht.
Die Treffen dienen der Vertiefung der Kontakte des DAAD zu seinen Geförderten, aber auch der Netzwerkbildung untereinander. Darüber hinaus wird den Teilnehmenden die Möglichkeiten geboten, die gastgebenden Hochschulen kennenzulernen, wissenschaftliche Vorträge zu hören oder selbst zu halten. Ein kulturelles Rahmenprogramm und ein gemeinsamer Abschlussabend runden das Programm ab.
Das Format der Treffen, die Orte und Termine werden durch den DAAD festgelegt. Das aktuelle Format sieht vor, dass die Veranstaltungen immer am jeweiligen Freitagvormittag mit der Anreise der Stipendiatinnen und Stipendiaten beginnen und am Sonntag nach dem Frühstück enden. Zur Betreuung der Geförderten reisen ca. 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des DAAD aus verschiedenen Referaten an und nehmen meist am gesamten Programm teil.
Die Teilnehmenden werden durch ein vom DAAD beauftragtes Busunternehmen gruppenweise von ihren Hochschulorten zum Veranstaltungsort gebracht.
Ausgeschrieben wird eine Rahmenvereinbarung zur Unterstützung der Organisation und Durchführung der voraussichtlich drei Treffen pro Jahr, die voraussichtlich im Zeitraum von März bis Anfang Juli durchgeführt werden. Gegebenenfalls werden auf der Basis dieses Rahmenvertrags auch zusätzliche Aufträge zur Unterstützung der Organisation von kleineren Treffen für Stipendiatinnen und Stipendiaten in Deutschland erteilt, die im Herbst eines jeden Jahres stattfinden. In diesen Fällen werden voraussichtlich nur ausgewählte Arbeitspakete beauftragt. Eine Verpflichtung des Auftraggebers zur Erteilung von Einzelaufträgen besteht nicht.
Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung in Anlage 02 der Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Die Treffen dienen der Vertiefung der Kontakte des DAAD zu seinen Geförderten, aber auch der Netzwerkbildung untereinander. Darüber hinaus wird den Teilnehmenden die Möglichkeiten geboten, die gastgebenden Hochschulen kennenzulernen, wissenschaftliche Vorträge zu hören oder selbst zu halten. Ein kulturelles Rahmenprogramm und ein gemeinsamer Abschlussabend runden das Programm ab.
Das Format der Treffen, die Orte und Termine werden durch den DAAD festgelegt. Das aktuelle Format sieht vor, dass die Veranstaltungen immer am jeweiligen Freitagvormittag mit der Anreise der Stipendiatinnen und Stipendiaten beginnen und am Sonntag nach dem Frühstück enden. Zur Betreuung der Geförderten reisen ca. 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des DAAD aus verschiedenen Referaten an und nehmen meist am gesamten Programm teil.
Die Teilnehmenden werden durch ein vom DAAD beauftragtes Busunternehmen gruppenweise von ihren Hochschulorten zum Veranstaltungsort gebracht.
Ausgeschrieben wird eine Rahmenvereinbarung zur Unterstützung der Organisation und Durchführung der voraussichtlich drei Treffen pro Jahr, die voraussichtlich im Zeitraum von März bis Anfang Juli durchgeführt werden. Gegebenenfalls werden auf der Basis dieses Rahmenvertrags auch zusätzliche Aufträge zur Unterstützung der Organisation von kleineren Treffen für Stipendiatinnen und Stipendiaten in Deutschland erteilt, die im Herbst eines jeden Jahres stattfinden. In diesen Fällen werden voraussichtlich nur ausgewählte Arbeitspakete beauftragt. Eine Verpflichtung des Auftraggebers zur Erteilung von Einzelaufträgen besteht nicht.
Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung in Anlage 02 der Vergabeunterlagen zu entnehmen.
b)
CPV-Codes
Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen (79950000-8)
Veranstaltung von Seminaren (79951000-5)
Event-Organisation (79952000-2)
Organisation von Kulturveranstaltungen (79952100-3)
c)
Ort der Leistungserbringung
Bonn bzw. bundesweit
7.
Zulassung von Nebenangeboten
Nein
8.
Bestimmungen über die Ausführungsfrist
Der Vertrag beginnt mit Bezuschlagung.
Die Lieferung/Leistung erfolgt/beginnt am 01.09.2026.
Der Vertrag ist befristet. Er endet mit Ablauf des 31.08.2027.
Der Vertrag verlängert sich fünfmal um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner spätestens sechs Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens mit Ablauf des 31.08.2032.
Die Lieferung/Leistung erfolgt/beginnt am 01.09.2026.
Der Vertrag ist befristet. Er endet mit Ablauf des 31.08.2027.
Der Vertrag verlängert sich fünfmal um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner spätestens sechs Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens mit Ablauf des 31.08.2032.
10.
Wesentliche Zahlungsbedingungen
Die Zahlungsbedingungen ergeben sich aus den Vertragsbedingungen in Anlage 03 und der Preistabelle in Anlage 05 der Vergabeunterlagen.
11.
Unterlagen und Anforderungen zur Beurteilung der Eignung des Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen
Ausgefüllte Eigenerklärung zu gesetzlichen Ausschlussgründen, Anlage 08
---
Firmenprofil (kurze Beschreibung des Unternehmens, Historie, Portfolio, Personalstruktur)
---
Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register
---
Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre.
Das Formular in Anlage 09 ist zu verwenden.
Sollten Sie aus berechtigtem Grund keine Umsatzzahlen der letzten drei Geschäftsjahre angeben können, teilen Sie uns dies bitte in dem Formular mit, damit wir gegebenenfalls die Vorlage anderer geeigneter Unterlagen zur Prüfung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit von Ihnen fordern können.
---
Mindestanforderung:
Der Bewerber muss innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Jahresumsatz (brutto) im Tätigkeitsbereich des Auftrags (in dem für den Auftrag relevanten Geschäftsfeld des Unternehmens) von mindestens: 30.000 € erzielt haben.
---
Nachweis einer bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, die den Tätigkeitsbereich des Auftrags abdeckt,
oder Erklärung, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen und diese für die gesamte Vertragslaufzeit aufrecht zu erhalten.
---
Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste ausschließlich der in den letzten drei Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen, mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Geeignet ist eine Referenz, wenn die erbrachten Leistungen mit den hier ausgeschriebenen vergleichbar waren, d.h. insbesondere Leistungen in den Bereichen Organisation von Veranstaltungen.
Das Formular in Anlage 10 ist hierfür zu verwenden.
---
Es sind mindestens 3 geeignete Referenzen vorzulegen.
---
Folgende Erfahrungsbereiche müssen mindestens durch die vorgelegten Referenzen abgedeckt werden:
1. Das Teilnehmermanagement und die Durchführung einer Veranstaltung mit mindestens 300 Teilnehmerinnen und Teilnehmern
2. Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern: Hotels, Caterern, Busunternehmen, Veranstaltungstechnikern etc.
3. Die Zusammenarbeit mit der Verwaltung von Hochschulen
4. Die Teilnehmer der Veranstaltung waren multi-nationale Studierende oder Wissenschaftler
5. Beachtung der Regularien der öffentlichen Hand (BRKG, BHO, VV-BHO, UVgO, VgV, GWB)
Die Bereiche 1. bis 5. müssen durch Referenzen jeweils zumindest dreimal belegt werden (Mindestanforderung). Eine Referenz kann zur Abdeckung mehrerer Bereiche verwendet werden.
---
Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die das Unternehmen während der Auftragsausführung anwendet
---
Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens insgesamt sowie zusätzlich für den Leistungsbereich dieser Ausschreibung in den letzten drei Jahren ersichtlich ist. Das Formular Anlage 09 ist zu verwenden.
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Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (Nachunternehmerverzeichnis gemäß Anlage 11)
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Firmenprofil (kurze Beschreibung des Unternehmens, Historie, Portfolio, Personalstruktur)
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Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register
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Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre.
Das Formular in Anlage 09 ist zu verwenden.
Sollten Sie aus berechtigtem Grund keine Umsatzzahlen der letzten drei Geschäftsjahre angeben können, teilen Sie uns dies bitte in dem Formular mit, damit wir gegebenenfalls die Vorlage anderer geeigneter Unterlagen zur Prüfung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit von Ihnen fordern können.
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Mindestanforderung:
Der Bewerber muss innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Jahresumsatz (brutto) im Tätigkeitsbereich des Auftrags (in dem für den Auftrag relevanten Geschäftsfeld des Unternehmens) von mindestens: 30.000 € erzielt haben.
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Nachweis einer bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, die den Tätigkeitsbereich des Auftrags abdeckt,
oder Erklärung, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen und diese für die gesamte Vertragslaufzeit aufrecht zu erhalten.
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Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste ausschließlich der in den letzten drei Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen, mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Geeignet ist eine Referenz, wenn die erbrachten Leistungen mit den hier ausgeschriebenen vergleichbar waren, d.h. insbesondere Leistungen in den Bereichen Organisation von Veranstaltungen.
Das Formular in Anlage 10 ist hierfür zu verwenden.
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Es sind mindestens 3 geeignete Referenzen vorzulegen.
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Folgende Erfahrungsbereiche müssen mindestens durch die vorgelegten Referenzen abgedeckt werden:
1. Das Teilnehmermanagement und die Durchführung einer Veranstaltung mit mindestens 300 Teilnehmerinnen und Teilnehmern
2. Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern: Hotels, Caterern, Busunternehmen, Veranstaltungstechnikern etc.
3. Die Zusammenarbeit mit der Verwaltung von Hochschulen
4. Die Teilnehmer der Veranstaltung waren multi-nationale Studierende oder Wissenschaftler
5. Beachtung der Regularien der öffentlichen Hand (BRKG, BHO, VV-BHO, UVgO, VgV, GWB)
Die Bereiche 1. bis 5. müssen durch Referenzen jeweils zumindest dreimal belegt werden (Mindestanforderung). Eine Referenz kann zur Abdeckung mehrerer Bereiche verwendet werden.
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Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die das Unternehmen während der Auftragsausführung anwendet
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Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens insgesamt sowie zusätzlich für den Leistungsbereich dieser Ausschreibung in den letzten drei Jahren ersichtlich ist. Das Formular Anlage 09 ist zu verwenden.
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Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (Nachunternehmerverzeichnis gemäß Anlage 11)
14.
Sonstige Angaben
Folgende kritische Aufgaben sind zwingend direkt vom Bieter selbst oder im Fall einer Bietergemeinschaft von einem Teilnehmer der Bietergemeinschaft auszuführen: Durchführung der Vorbereitungsreisen, Teilnehmermanagement, logistische Absprachen sowie die Durchführung der Stipendiatentreffen. Solche Aufgaben dürfen nicht durch einen Unterauftragnehmer erledigt werden. Der Teilnehmer der Bietergemeinschaft, der zur Erfüllung dieser kritischen Aufgaben vorgesehen ist, ist im Angebot kenntlich zu machen.
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