Ausschreibungsdetails
Auftragsbekanntmachung
Beschränkte Ausschreibung mit TW nach UVgO
Liefer- / Dienstleistungsauftrag
1.
Öffentlicher Auftraggeber (Vergabestelle)
a)
Hauptauftraggeber (zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle)
Name:Filmförderungsanstalt (FFA)
Straße, Hausnummer:Große Präsidentenstraße 9
Postleitzahl (PLZ):10178
Ort:Berlin
E-Mail: beschaffung@ffa.de
b)
Zuschlag erteilende Stelle
Wie Hauptauftraggeber siehe a)
2.
Angaben zum Verfahren
a)
Verfahrensart
Beschränkte Ausschreibung mit TW nach UVgO
b)
Vertragsart
Liefer- / Dienstleistungsauftrag
c)
Geschäftszeichen
FFA-095-2026
3.
Angaben zu Teilnahmeanträgen / Angeboten
a)
Form der Teilnahmeanträge / Angebote
- elektronisch
- ohne elektronische Signatur (Textform)
- mit fortgeschrittener elektronischer Signatur / fortgeschrittenem elektronischen Siegel
- mit qualifizierter elektronischer Signatur / qualifiziertem elektronischen Siegel
b)
Fristen
Ablauf der Teilnahmefrist
24.06.2026 - 12:00 Uhr
4.
Angaben zu Vergabeunterlagen
a)
Vertraulichkeit
Die Vergabeunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=864459
https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=864459
b)
Zugriff auf die Vergabeunterlagen
Vergabeunterlagen werden nur elektronisch zur Verfügung gestellt
c)
Zuständige Stelle
Hauptauftraggeber siehe 1.a)
d)
Anforderungsfrist
24.06.2026 - 12:00 Uhr
5.
Angaben zur Leistung
a)
Art und Umfang der Leistung
Gegenstand der Ausschreibung sind Beratungsleistungen zur Zukunftsanalyse der bestehenden Förderdatenbanken der Filmförderungsanstalt (FFA). Die FFA betreibt seit rund 15 Jahren zwei individuell entwickelte Microsoft-Access-Fachanwendungen, die zentrale Förderprozesse abbilden und on-premise betrieben werden. Eine vollständige technische Dokumentation liegt nicht vor, wodurch Risiken hinsichtlich Wartbarkeit, Weiterentwicklung und Know-how-Erhalt bestehen.
Ziel der Leistung ist die ergebnisoffene Analyse und Bewertung möglicher Handlungsoptionen für die zukünftige Behandlung dieser Fachanwendungen. Die Beratung umfasst insbesondere:
eine fachliche und technische Ist-Analyse der bestehenden Anwendungen unter Berücksichtigung der IT-Systemlandschaft (u. a. DMS, Kundenportal, Buchhaltung),
die Bewertung unterschiedlicher Handlungsoptionen, z. B. Weiterbetrieb, Modernisierung, Neuentwicklung oder Einsatz marktverfügbarer Standardsoftware,
die Betrachtung neuer Technologien (z. B. KI-gestützte Verfahren) auf konzeptioneller Ebene,
eine Wirtschaftlichkeits- und Risikobetrachtung der realistischen Optionen einschließlich grober Kosten- und Aufwandsschätzungen.
Die Ergebnisse sollen dem Auftraggeber eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die zukünftige Ausrichtung der Förderdatenbanken bieten.
Nicht Gegenstand der Ausschreibung sind Softwareentwicklung, Migration, technische Umsetzung oder der spätere Betrieb.
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Die detaillierte Leistungsbeschreibung ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.
Ziel der Leistung ist die ergebnisoffene Analyse und Bewertung möglicher Handlungsoptionen für die zukünftige Behandlung dieser Fachanwendungen. Die Beratung umfasst insbesondere:
eine fachliche und technische Ist-Analyse der bestehenden Anwendungen unter Berücksichtigung der IT-Systemlandschaft (u. a. DMS, Kundenportal, Buchhaltung),
die Bewertung unterschiedlicher Handlungsoptionen, z. B. Weiterbetrieb, Modernisierung, Neuentwicklung oder Einsatz marktverfügbarer Standardsoftware,
die Betrachtung neuer Technologien (z. B. KI-gestützte Verfahren) auf konzeptioneller Ebene,
eine Wirtschaftlichkeits- und Risikobetrachtung der realistischen Optionen einschließlich grober Kosten- und Aufwandsschätzungen.
Die Ergebnisse sollen dem Auftraggeber eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die zukünftige Ausrichtung der Förderdatenbanken bieten.
Nicht Gegenstand der Ausschreibung sind Softwareentwicklung, Migration, technische Umsetzung oder der spätere Betrieb.
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Die detaillierte Leistungsbeschreibung ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.
b)
CPV-Codes
Allgemeine Managementberatung (79411000-8)
Systemberatung und technische Beratung (72220000-3)
Beratung im Bereich Unternehmensanalyse (72221000-0)
c)
Ort der Leistungserbringung
Filmförderungsanstalt (FFA), Berlin
sowie remote beim Auftragnehmer; einzelne Termine vor Ort in Berlin
sowie remote beim Auftragnehmer; einzelne Termine vor Ort in Berlin
7.
Zulassung von Nebenangeboten
Nein
8.
Bestimmungen über die Ausführungsfrist
Beginn der Leistungserbringung: mit Zuschlagserteilung.
Ende der Leistungserbringung: nach vollständiger Erbringung und Abnahme aller Leistungen.
Ein detaillierter Zeitplan wird nach Zuschlagserteilung gemeinsam festgelegt.
Ende der Leistungserbringung: nach vollständiger Erbringung und Abnahme aller Leistungen.
Ein detaillierter Zeitplan wird nach Zuschlagserteilung gemeinsam festgelegt.
9.
Höhe geforderter Sicherheitsleistungen
Es werden keine Sicherheitsleistungen gefordert.
10.
Wesentliche Zahlungsbedingungen
Abschlags- und Schlusszahlungen im Rahmen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil B (VOL/B)
#
Die Vergütung erfolgt nach Leistungserbringung auf Grundlage einer prüffähigen elektronischen Rechnung gemäß E-Rechnungsverordnung.
Zahlung innerhalb von 30 Kalendertagen nach Rechnungseingang.
Abschlagszahlungen sind nicht vorgesehen.
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Die Vergütung erfolgt nach Leistungserbringung auf Grundlage einer prüffähigen elektronischen Rechnung gemäß E-Rechnungsverordnung.
Zahlung innerhalb von 30 Kalendertagen nach Rechnungseingang.
Abschlagszahlungen sind nicht vorgesehen.
11.
Unterlagen und Anforderungen zur Beurteilung der Eignung des Bewerbers und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen
Eigenerklärungen gemäß Anlage 1 zum Teilnahmeantrag
Eignungskriterien gemäß Anlage 2 zum Teilnahmeantrag
Teilnahmeantrag FFA-095-2026
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Erklärung zur Bietergemeinschaft (falls zutreffend)
Eignungserklärungen weiterer Unternehmen
(Unterauftragnehmer / Eignungsleihe - nur auf gesonderte Anforderung)
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Hinweise der Auftraggeberin
Ab einer Auftragssumme von über 30.000 € wird für den vorgesehenen Zuschlagsempfänger ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister eingeholt.
Die Nichtvorlage der geforderten Angebotsunterlagen kann zum Ausschluss führen.
Gleichwertige Nachweise aus dem Herkunftsland sind zulässig; fremdsprachige Unterlagen sind mit beglaubigter deutscher Übersetzung vorzulegen.
Eignungskriterien gemäß Anlage 2 zum Teilnahmeantrag
Teilnahmeantrag FFA-095-2026
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Erklärung zur Bietergemeinschaft (falls zutreffend)
Eignungserklärungen weiterer Unternehmen
(Unterauftragnehmer / Eignungsleihe - nur auf gesonderte Anforderung)
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Hinweise der Auftraggeberin
Ab einer Auftragssumme von über 30.000 € wird für den vorgesehenen Zuschlagsempfänger ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister eingeholt.
Die Nichtvorlage der geforderten Angebotsunterlagen kann zum Ausschluss führen.
Gleichwertige Nachweise aus dem Herkunftsland sind zulässig; fremdsprachige Unterlagen sind mit beglaubigter deutscher Übersetzung vorzulegen.
12.
Zuschlagskriterien
Qualität der Leistung: 70 %
Preis: 30 %
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Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in derAnlage 2 zum Teilnahmeantrag enthalten, die Bestandteil der Vergabeunterlagen ist.
Preis: 30 %
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Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in derAnlage 2 zum Teilnahmeantrag enthalten, die Bestandteil der Vergabeunterlagen ist.
13.
Rechtsform, die eine Bietergemeinschaft nach Zuschlagserteilung annehmen muss
Bietergemeinschaften sind zugelassen. § 4 Nr. 4 VOL/B bleibt unberührt. Bietergemeinschaften werden nur berücksichtigt, wenn sie mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene bzw. mit einer von der e-Vergabe unterstützten elektronischen Signatur versehene Erklärung abgeben, in der die einzelnen Mitglieder genannt sind, ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist und in der sich die Mitglieder für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten.
14.
Sonstige Angaben
Dieses Vergabeverfahren wird über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) durchgeführt. Die Vergabeunterlagen sind ausschließlich auf der e-Vergabeplattform des Bundes einsehbar und können dort kostenfrei ohne Registrierung heruntergeladen werden. Für die Angebotserstellung und -abgabe sind die Vergabeunterlagen zu verwenden.
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Weitere Informationen zum Vergabeverfahren, zum Beispiel Änderungen der Vergabeunterlagen, Fristverlängerungen, Bieterfragen und deren Antworten, werden ausschließlich über die e-Vergabep-Plattform des Bundes bereitgestellt und müssen dort abgerufen werden. Um diese Informationen erhalten und selbst Bieterfragen stellen zu können, ist eine Registrierung auf der e-Vergabeplattform des Bundes erforderlich. Änderungen, Informationen und beantwortete Bieterfragen werden Vertragsbestandteil. Der Bieter kann sich im Rahmen der Vertragsdurchführung nicht auf deren Unkenntnis berufen.
-
Der elektronische Teilnahmeantrag und das elektronische Angebot muss bis zum Ende der Teilnahmeantragsfrist bzw. der Angebotsfrist übertragen sein. Für das Hochladen des Teilnahmeantrages und des Angebotes ist eine einmalige Registrierung auf der e-Vergabe Plattform des Bundes erforderlich. Teilnahmeanträge und Angebote in schriftlicher Form per Post oder in anderer Form sind nicht zugelassen.
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Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform des Bundes wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
Montag bis Donnerstag 08:00 - 16:00 Uhr
Freitag 08:00 - 14:00 Uhr
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Weitere Informationen zum Vergabeverfahren, zum Beispiel Änderungen der Vergabeunterlagen, Fristverlängerungen, Bieterfragen und deren Antworten, werden ausschließlich über die e-Vergabep-Plattform des Bundes bereitgestellt und müssen dort abgerufen werden. Um diese Informationen erhalten und selbst Bieterfragen stellen zu können, ist eine Registrierung auf der e-Vergabeplattform des Bundes erforderlich. Änderungen, Informationen und beantwortete Bieterfragen werden Vertragsbestandteil. Der Bieter kann sich im Rahmen der Vertragsdurchführung nicht auf deren Unkenntnis berufen.
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Der elektronische Teilnahmeantrag und das elektronische Angebot muss bis zum Ende der Teilnahmeantragsfrist bzw. der Angebotsfrist übertragen sein. Für das Hochladen des Teilnahmeantrages und des Angebotes ist eine einmalige Registrierung auf der e-Vergabe Plattform des Bundes erforderlich. Teilnahmeanträge und Angebote in schriftlicher Form per Post oder in anderer Form sind nicht zugelassen.
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Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform des Bundes wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
Montag bis Donnerstag 08:00 - 16:00 Uhr
Freitag 08:00 - 14:00 Uhr
15.
Begrenzung der Anzahl der Bewerber
Der Auftraggeber macht von der Möglichkeit des § 36 UVgO Gebrauch und begrenzt die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Vorgesehen ist eine Anzahl von drei und maximal fünf Bewerbern; eine höhere Zahl wird nicht zugelassen. Die Auswahl erfolgt anhand objektiver und nichtdiskriminierender Kriterien, die in den Vergabeunterlagen festgelegt sind.
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