Ausschreibungsdetails
Auftragsbekanntmachung
Verhandlungsvergabe mit TW nach UVgO
Liefer- / Dienstleistungsauftrag
1.
Öffentlicher Auftraggeber (Vergabestelle)
a)
Hauptauftraggeber (zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle)
Name:Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten
Straße, Hausnummer:Kirchhofstraße 1-2
Postleitzahl (PLZ):14776
Ort:Brandenburg an der Havel
E-Mail: vergabe@bfaa.bund.de
Internet-Adresse: https://bfaa.diplo.de
b)
Zuschlag erteilende Stelle
Wie Hauptauftraggeber siehe a)
2.
Angaben zum Verfahren
a)
Verfahrensart
Verhandlungsvergabe mit TW nach UVgO
b)
Vertragsart
Liefer- / Dienstleistungsauftrag
c)
Geschäftszeichen
VV-2026-0049
3.
Angaben zu Teilnahmeanträgen / Angeboten
a)
Form der Teilnahmeanträge / Angebote
- elektronisch
- ohne elektronische Signatur (Textform)
- mit fortgeschrittener elektronischer Signatur / fortgeschrittenem elektronischen Siegel
- mit qualifizierter elektronischer Signatur / qualifiziertem elektronischen Siegel
b)
Fristen
Ablauf der Teilnahmefrist
11.05.2026 - 11:00 Uhr
c)
Sprache
deutsch
4.
Angaben zu Vergabeunterlagen
a)
Vertraulichkeit
Die Vergabeunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=855576
https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=855576
b)
Zugriff auf die Vergabeunterlagen
Vergabeunterlagen werden nur elektronisch zur Verfügung gestellt
5.
Angaben zur Leistung
a)
Art und Umfang der Leistung
Qualitätssicherung (QS) von extern erzeugten Digitalisaten von Originalakten durch einen Archiv-Dienstleister für den Zeitraum 01.07.2026 - 14.07.2029
Die begleitenden Maßnahmen zur Digitalisierung umfassen u.a.:
• Abstimmung mit dem Scan-DL zur Erstellung eines Bearbeitungsplan und dessen Protokollierung
• Vorbereitende Maßnahmen und Umsetzung der Ausgabe von Archivgut sowie der Entgegennahme von Archivgut und Dateien einschließlich der Dokumentation aus der Digitalisierung einer Charge
• Kontrolle der Kalibrierung der Scanner mit geeigneter Analyse-Software
• Kontrolle der Vollständigkeit der Begleitpapiere (Lieferschein)
• Kontrolle der Funktionsfähigkeit und Lesbarkeit der mitgelieferten Festplatte
• Prüfung der Dateien und Datenträger auf Schadprogramme (Virenprüfung)
• Prüfung der Korrektheit der Namen der Dateien und Verzeichnisse (Ablagestruktur)
• Prüfung der Durchsuchbarkeit der Multi Page PDF-Dateien
• Stichprobenartige Prüfung der TXT-Dateien (Images, deren Nr. auf ..99 endet)
• Sichtprüfung der Digitalisate (PDF) anhand des dazugehörigen Archivbandes nach einem mit dem Auftraggeber abzustimmenden Verfahren auf der Basis der Qualitätssicherungskonzeptes
• Überspielung der Dateien auf den Daten-Server
• Protokollierung von Mängeln und Abstimmung mit dem Technischen Leiter der QS.
• Umsetzung eines Fehlermanagements gegenüber dem Digitalisierer
• Bereitstellung der Akten zur Reponierung
• Protokollierung der Mengen der bearbeiteten Ein-/Ausgänge und Dateien zur Rechnungslegung
Anzahl:
Akten aus dem B-Bestand: kordelgeheftete Akten, 200.000 Seiten pro Vertragsjahr
Akten aus dem RZ-Bestand: fadengeheftete Akten, 250.000 Seiten pro Vertragsjahr
Die begleitenden Maßnahmen zur Digitalisierung umfassen u.a.:
• Abstimmung mit dem Scan-DL zur Erstellung eines Bearbeitungsplan und dessen Protokollierung
• Vorbereitende Maßnahmen und Umsetzung der Ausgabe von Archivgut sowie der Entgegennahme von Archivgut und Dateien einschließlich der Dokumentation aus der Digitalisierung einer Charge
• Kontrolle der Kalibrierung der Scanner mit geeigneter Analyse-Software
• Kontrolle der Vollständigkeit der Begleitpapiere (Lieferschein)
• Kontrolle der Funktionsfähigkeit und Lesbarkeit der mitgelieferten Festplatte
• Prüfung der Dateien und Datenträger auf Schadprogramme (Virenprüfung)
• Prüfung der Korrektheit der Namen der Dateien und Verzeichnisse (Ablagestruktur)
• Prüfung der Durchsuchbarkeit der Multi Page PDF-Dateien
• Stichprobenartige Prüfung der TXT-Dateien (Images, deren Nr. auf ..99 endet)
• Sichtprüfung der Digitalisate (PDF) anhand des dazugehörigen Archivbandes nach einem mit dem Auftraggeber abzustimmenden Verfahren auf der Basis der Qualitätssicherungskonzeptes
• Überspielung der Dateien auf den Daten-Server
• Protokollierung von Mängeln und Abstimmung mit dem Technischen Leiter der QS.
• Umsetzung eines Fehlermanagements gegenüber dem Digitalisierer
• Bereitstellung der Akten zur Reponierung
• Protokollierung der Mengen der bearbeiteten Ein-/Ausgänge und Dateien zur Rechnungslegung
Anzahl:
Akten aus dem B-Bestand: kordelgeheftete Akten, 200.000 Seiten pro Vertragsjahr
Akten aus dem RZ-Bestand: fadengeheftete Akten, 250.000 Seiten pro Vertragsjahr
b)
CPV-Codes
Datenarchivierung (72252000)
c)
Ort der Leistungserbringung
Auswärtiges Amt
Politisches Archiv
Kurstraße 36
10117 Berlin
Politisches Archiv
Kurstraße 36
10117 Berlin
6.
Angaben zu Losen
a)
Anzahl, Größe und Art der Lose
keine Losaufteilung
7.
Zulassung von Nebenangeboten
Nein
8.
Bestimmungen über die Ausführungsfrist
Beginn: 01.07.2026
Ende: 14.07.2029
Ende: 14.07.2029
9.
Höhe geforderter Sicherheitsleistungen
Keine
10.
Wesentliche Zahlungsbedingungen
Es gilt deutsches Recht. Der Vertragsausführung liegen die Vergabeunterlagen und das Angebot des Bieters zugrunde. Darüber hinaus gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für Leistungen (VOL/B) sowie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auswärtigen Amtes (AGB-AA) in der bei Einleitung des Vergabeverfahrens geltenden Fassung. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers werden nicht anerkannt.
11.
Unterlagen und Anforderungen zur Beurteilung der Eignung des Bewerbers und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen
Die vom Bewerber / Bieter vorzulegenden Unterlagen sind in den elektronisch zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen benannt.
- Eigenerklärung GWB
- Teilnahmeantrag
Anforderungen an die techn. und berufliche Leistungsfähigkeit:
- Angabe einer vergleichbaren Referenz innerhlab der letzten 3 Jahre inkl. Angaben zum Referenzgeber, Angaben zur Kontaktperson, Personaleinsatz, Ausführungszeitraum
- Eigenerklärung "Angaben aus TNW weiterhin gültig" (wird in Stufe 2 zur Verfügung gestellt)
- Verschwiegenheitserklärung (wird in Stufe 2 zur Verfügung gestellt)
- Eigenerklärung GWB
- Teilnahmeantrag
Anforderungen an die techn. und berufliche Leistungsfähigkeit:
- Angabe einer vergleichbaren Referenz innerhlab der letzten 3 Jahre inkl. Angaben zum Referenzgeber, Angaben zur Kontaktperson, Personaleinsatz, Ausführungszeitraum
- Eigenerklärung "Angaben aus TNW weiterhin gültig" (wird in Stufe 2 zur Verfügung gestellt)
- Verschwiegenheitserklärung (wird in Stufe 2 zur Verfügung gestellt)
12.
Zuschlagskriterien
siehe Vergabeunterlagen
13.
Rechtsform, die eine Bietergemeinschaft nach Zuschlagserteilung annehmen muss
gesamtschuldnerisch haftend
14.
Sonstige Angaben
Bieterfragen können bis 06.05.2026 - 10:00 Uhr eingereicht werden.
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