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8. Bestimmungen über die Ausführungsfrist
Die Ausführung der Leistungen erfolgt im Zeitraum vor, während und nach der CineHamburg 2026.
Wesentliche Ausführungsfristen sind:
Aufbau des Messestandes:
05.07.2026 bis 06.07.2026, jeweils im Zeitfenster von 07:00 bis 24:00 Uhr
Nutzungszeitraum (Veranstaltung):
07.07.2026 bis 09.07.2026
Abbau des Messestandes:
09.07.2026, im Zeitfenster von 14:30 bis 24:00 Uhr
Vorbereitende Leistungen (insbesondere Konzeption, Planung und Produktion) sind rechtzeitig vor den genannten Terminen zu erbringen, sodass die fristgerechte Übergabe eines betriebsbereiten Messestandes zum Veranstaltungsbeginn gewährleistet ist.
Die Einlagerung der Standelemente nach der CineHamburg 2026 ist Bestandteil des Grundauftrags und hat unmittelbar im Anschluss an den Abbau zu erfolgen.
Optional vereinbarte Leistungen (ein erneuter Aufbau im Folgejahr) sind gesondert zu terminieren.
Verlängerungsoption
Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag einmalig zur Durchführung der Leistungen im Zusammenhang mit der CineHamburg 2027 zu verlängern.
Die Verlängerung erfolgt zu im Wesentlichen unveränderten Bedingungen hinsichtlich Leistungsinhalt und Preisstruktur.
Die Option wird einseitig durch den Auftraggeber ausgeübt und dem Auftragnehmer spätestens bis zum 01.03.2027 in Textform mitgeteilt.
Die Verlängerungsoption umfasst auch die Einlagerung der Standelemente zwischen den Veranstaltungen sowie deren erneuten Aufbau, Abbau und Abtransport im Jahr 2027.
Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Ausübung der Option besteht nicht.

Abschlags- und Schlusszahlungen im Rahmen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil B (VOL/B)

Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen vollständig ausgefüllt und in Textform einzureichen:
1. Angebotsunterlagen
Angebotsschreiben
Preisblatt
Konzept gemäß Leistungsbeschreibung
Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt FFA-083-2026)
Erklärung zur Bietergemeinschaft (nur sofern zutreffend)
2. Referenzen
Die Referenzen sind im Rahmen der Eigenerklärung zur Eignung anzugeben.
Es sind mindestens drei vergleichbare Referenzleistungen aus den letzten drei Jahren von mindestens zwei verschiedenen Auftraggebern nachzuweisen. Vergleichbar sind Leistungen, die hinsichtlich Art, Umfang und Komplexität dem ausgeschriebenen Auftrag entsprechen.
Die Angaben müssen insbesondere enthalten:
Auftraggeber (mit Ansprechperson und Kontaktdaten)
Leistungszeitraum
Leistungsumfang
Kurzbeschreibung der erbrachten Leistungen
Rolle des Bieters (Auftragnehmer oder Unterauftragnehmer)
3. Unternehmensbezogene Angaben
Die erforderlichen Angaben zum Unternehmen, insbesondere zu:
Unternehmensprofil
Beschäftigtenzahl
vorgesehenem Personal
zentraler Ansprechperson
sind im Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ zu machen.
4. Versicherungsnachweis
Ein Nachweis über das Bestehen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den im Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ genannten Mindestdeckungssummen ist erst auf gesonderte Anforderung des Auftraggebers vorzulegen.
Bei Bietergemeinschaften ist der Nachweis für jedes Mitglied vorzulegen.
5. Register- und rechtliche Nachweise
Die Eigenerklärung zur Eignung umfasst insbesondere die Angaben zu:
Eintragung in ein Handels- oder Berufsregister
Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB
Weitere Nachweise (z. B. Registerauszüge) sind erst auf gesonderte Anforderung vorzulegen.
Hinweise der Auftraggeberin
Ab einer Auftragssumme von über 30.000 € wird für den vorgesehenen Zuschlagsempfänger ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister eingeholt.
Die Nichtvorlage der geforderten Angebotsunterlagen kann zum Ausschluss führen.
Gleichwertige Nachweise aus dem Herkunftsland sind zulässig; fremdsprachige Unterlagen sind mit beglaubigter deutscher Übersetzung vorzulegen.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis erteilt.
Die Bewertung erfolgt wie folgt:
Leistungskriterien: 60 %
(insbesondere Gestaltungskonzept, Akustik- und Raumkonzept, Visualisierungen sowie Nachhaltigkeitsaspekte)
Preis: 40 %
Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag. Bei Punktgleichheit entscheidet zunächst die höhere Punktzahl im Bereich der Leistung, danach das Los.
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Die Zuschlagskriterien sind in der Datei „FFA-083-2026_Bewerbungsbedingungen.pdf“ aufgeführt. Die genannte Datei ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Bietergemeinschaften sind zugelassen. § 4 Nr. 4 VOL/B bleibt unberührt. Bietergemeinschaften werden nur berücksichtigt, wenn sie mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene bzw. mit einer von der e-Vergabe unterstützten elektronischen Signatur versehene Erklärung abgeben, in der die einzelnen Mitglieder genannt sind, ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist und in der sich die Mitglieder für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten.

Dieses Vergabeverfahren wird über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) durchgeführt. Die Vergabeunterlagen sind ausschließlich auf der e-Vergabeplattform des Bundes einsehbar und können dort kostenfrei ohne Registrierung heruntergeladen werden. Für die Angebotserstellung und -abgabe sind die Vergabeunterlagen zu verwenden.
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Frist für Aufklärungsfragen: Montag, 20. April, 10:00 Uhr
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Weitere Informationen zum Vergabeverfahren, zum Beispiel Änderungen der Vergabeunterlagen, Fristverlängerungen, Bieterfragen und deren Antworten, werden ausschließlich über die e-Vergabep-Plattform des Bundes bereitgestellt und müssen dort abgerufen werden. Um diese Informationen erhalten und selbst Bieterfragen stellen zu können, ist eine Registrierung auf der e-Vergabeplattform des Bundes erforderlich. Änderungen, Informationen und beantwortete Bieterfragen werden Vertragsbestandteil. Der Bieter kann sich im Rahmen der Vertragsdurchführung nicht auf deren Unkenntnis berufen.
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Das elektronische Angebot muss bis zum Ende der Angebotsfrist übertragen sein. Für das Hochladen des Angebotes ist ebenfalls eine Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes erforderlich. Angebote in schriftlicher Form per Post oder in anderer Form sind nicht zugelassen.
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Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform des Bundes wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
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Freitag 08:00 - 14:00 Uhr