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Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Beschaffungsamtes des BMI in der in den Vergabeunterlagen genannten Fassung, Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung vom 05. August 2003

a) Referenzen
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit tragen Sie bitte in der Vorlage "09_Vordruck_Referenzen" mindestens zwei geeignete Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar. Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
● Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
● Wert des Auftrages,
● Zeitraum der Leistungserbringung,
● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (gerechnet vom Datum der letzten Leistungserbringung im jeweiligen Referenzprojekt bis zum Tag der Veröffentlichung).
● Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein. Ein nicht vollständig abgeschlossenes Referenzprojekt kann mit entsprechender Erläuterung benannt werden, wenn es mit seinem bereits abgeschlossenen Teil die Referenzanforderungen erfüllt. Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung dieser Referenz. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
● Die Digitalisierung umfasst Schriftgut aus dem Zeitraum 19. bis 20. Jahrhundert aus Archiven oder vergleichbaren behördlichen oder unternehmerischen Einrichtungen, z. B. Firmenarchiv.
● Die Digitalisierung muss an losem Aktenschriftgut durchgeführt worden sein (nicht an Büchern oder ähnlichen homogenen Vorlagen)
● Menge mindestens: 200.000 Digitalisate/pro Jahr
● Die Digitalisierung muss zu mind. 25% mit Aufsicht-Scansystemen durchgeführt worden sein, welche den in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 3.3.2 und 3.3.3, dargestellten Anforderungen entsprechen.
Für die Referenzen ist die Vorlage "Vordruck Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage sofern erforderlich bitte mehrfach. Die detaillierte Beschreibung der ausgeführten Leistungen muss dem Beschaffungsamt des BMI die Prüfung ermöglichen, ob Ihre Referenz die aufgestellten Eignungsanforderungen erfüllt. Daher sind im Feld "Beschreibung der ausgeführten Leistung nach Art und Umfang" die oben genannten Mindestanforderungen an die jeweilige Referenz im Einzelnen darzustellen.
Es sind nur 2 Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich darüber hinaus vor, die angegebenen Referenzen durch Rückfrage bei den in den Referenzen genannten Ansprechpersonen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie sofern es Ihnen z. B. aus Geheimhaltungsgründen nicht möglich ist, den konkreten Auftragswert anzugeben, den Wert des Auftrags auch in Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
b) Nachweis Zertifizierung
Als geeignet werden nur solche Unternehmen angesehen, die ein zumindest nach DIN ISO EN 9001 von unabhängiger Stelle zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem eingerichtet haben, betreiben und aufrechterhalten. Bitte reichen Sie als Nachweis die entsprechenden Zertifikate ein. Die Nachweise müssen zum Zeitpunkt "Ende der Angebotsfrist" gültig sein.
c) Ressourcen und technische Ausrüstung
Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen und technische Ausrüstung" einzureichen, in welcher die folgenden Aspekte näher erläutert werden:
● Fachpersonal: Bitte geben Sie an, auf welcher Qualifikation oder Arbeitserfahrung die fachliche Eignung des für die Leistungserfüllung dieses Auftrages vorgesehenen Personals basiert. Legen Sie die vorhandenen Fachkenntnisse und Erfahrungen dar.
Geben Sie darüber hinaus die Anzahl der an der Leistungserfüllung beteiligten Personen an. Es ist hinreichend plausibel darzulegen, dass die vorgesehenen Personalressourcen für die Leistungserbringung dieses Auftrages ausreichend sind.
● Scanner: Geben Sie an, welche(r) Scanner (Hersteller und Modellbezeichnung) bei der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden soll(en). Fügen Sie für jedes Scanner-Modell ein Datenblatt bzw. eine Auflistung der Spezifikationen des Systems bei, sodass ersichtlich ist, dass die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt werden. Bitte legen Sie dar, wie im Falle eines Ausfalls der Ausgleich erfolgt und wie das erforderliche Mengengerüst nachgeholt werden soll.
Als geeignet werden die folgenden oder mit diesen vergleichbare Scanner-Systeme eingestuft:
○ Aufsichtscanner: Microbox Ultra A2+, Zeutschel Q2, Zeutschel OS 14000, i2S CopiBook
○ Einzugsscanner: Inotech SCAMAX 6x1, Janich & Klaas Xino

siehe Vergabeunterlagen

Keine besondere Rechtsform; BGB-Gesellschaften haben einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen und sich zur gesamtschuldnerischen Haftung zu verpflichten.

Fortsetzung Nr. 11
● Lagerung: Die Räumlichkeiten zur Lagerung sind zu beschreiben. Hierbei ist insbesondere einzugehen auf die Realisierung der klimatischen Voraussetzungen, die Zugangsregelungen zum Lagerraum und die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung. (Mindestanforderungen sind der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4.7, zu entnehmen).
● Transport: Es ist plausibel darzustellen bzw. zu bestätigen, dass die in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4, hierzu genannten Anforderungen vollumfänglich eingehalten werden. Es ist zu beschreiben, mit welcher Art Fahrzeug und ggf. mit welchen Transportbehältern der Transport erfolgen wird. Die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen.
(!) Werden einzelne Ressourcen erst für den hier zu vergebenden Auftrag in vollem Umfang bereitgestellt, ist schriftlich und plausibel darzulegen, wie sichergestellt werden kann, dass sämtliche erforderliche Ressourcen pünktlich zum Leistungsbeginn zur Verfügung stehen.
d) Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung
Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind zu beschreiben. Aus der Darstellung muss hervorgehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt wird, dass die Archivalien sorgsam behandelt werden, dass die Vollständigkeit der Digitalisierung und die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können.
Bitte berücksichtigen Sie in Ihrer Darlegung besonders folgende Aspekte:
(1) Beschreiben Sie den Hin- und Rücktransport des Archivguts
(2) Wie wird im Gesamtprozess die innere Ordnung des Archivguts beibehalten (technische und organisatorische Maßnahmen)?
(3) Wie wird bei der Vor- und Nachbereitung sowie bei der Digitalisierung sichergestellt, dass Schäden am Archivgut weitestgehend verhindert werden?
(4) Wie wird sichergestellt, dass nur solche Digitalisate, die den Qualitätsvorgaben der Leistungsbeschreibung entsprechen, an das PA AA übergeben werden?
(5) Wie wird sichergestellt, dass die maximale Verweilfrist von 12 Wochen nicht überschritten wird?
Die Einreichung des Zertifikats nach DIN ISO EN 9001 entbindet nicht von der Pflicht der detaillierten Beschreibung der entsprechenden Maßnahmen.
Mit Einreichung der Konzepte zur Leistung erklärt der Bieter, dass er die Leistung wie beschrieben zu dem angebotenen Preisen ausführen wird.
e) Zusätzliche Information: Die Beschaffung wird für das das Politische Archiv des Auswärtigen Amts (PA AA) durchgeführt.
f) Besichtigung des Archivgutes
Am 28.04.2026 oder 29.04.2026 müssen alle interessierten, potentiellen Bieter einen Einblick in Unterlagen, die für die Digitalisierung vorgesehen sind, in den Diensträumen des PA AA nehmen. Es werden beispielhafte Archivalien der für die Digitalisierung ausgewählten Bestände gezeigt. Die Wahrnehmung dieses Angebots ist verpflichtend und wird für das Einreichen eines gültigen Angebotes vorausgesetzt.
Zur Organisation der Ortsbegehungstermine ist es notwendig, dass sich der Bieter bis spätestens 23.04.2026 beim Beschaffungsamt des BMI anmeldet (Kontaktaufnahme über die Nachrichten-funktion der eVergabe).
Die Anzahl der Personen pro Bieter ist dabei auf maximal zwei beschränkt. Der Anmeldung ist eine Liste mit folgenden Informationen pro Bieter beizufügen:
Vorname, Name, Funktion (z. B. Vertrieb, Consultant, usw.), Personalausweisnummer (bei Bedarf), Mobilfunknummer.
Die Ortsbegehungen werden im Politischen Archiv des Auswärtigen Amts in 10117 Berlin durchgeführt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Besichtigungstermin einzig der Einsichtnahme in einzelne Bestände des Archivgutes dienen soll. Eine Beantwortung fachlicher oder die Form betreffende Fragen zur Ausschreibung vor Ort erfolgt nicht. Diese können in Form einer Bieterfrage nachträglich auf der eVergabe-Plattform gestellt werden, die Antworten werden allen Teilnehmern von der Vergabestelle über die eVergabe-Plattform zur Verfügung gestellt.
g) Erstellung von Test-Digitalisaten
Im Rahmen der Angebotsauswertung kann der Bieter zu einer Teststellung aller für die Auftragsausführung vorgesehenen Scanner - soweit diese bereits vorhanden sind - aufgefordert werden. Eine Aufforderung zur Teststellung erfolgt hierbei nach erster Prüfung und Wertung der eingegangenen Angebote gegenüber dem vorgesehenen Zuschlagsdestinatär. Die Teststellung schließt auch die Erstellung von Test-Digitalisaten als auch die Vorbereitung der Archivalien mit ein. In Abstimmung mit der Vergabestelle werden dem Bieter seitens des PA AA spezifische Archivalien zur Verfügung gestellt. Der Bieter erstellt die für jeden Scanner erforderlichen Testaufnahmen sowie Digitalisate der Archivalien und leitet diese zusammen mit den zur Auswertung benötigten Daten an das PA AA zurück. Der Zuschlag kann, nach Durchführung einer Teststellung, nur erteilt werden, wenn die Teststellung größtenteils erfüllt ist und erkennbar ist, dass die Anforderungen sicher erfüllt werden können. Auf eine Teststellung des Zuschlagdestinatärs der Vergabestelle kann lediglich verzichtet werden, wenn die technisch einwandfreie Umsetzung der Anforderungen in einem bestehenden Leistungsverhältnis mit der Auftraggeberin nachgewiesen wurde. Entsprechende Erfahrungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit dürfen nicht länger als zwei Jahre zurückliegen. Die Teststellung erfolgt für die Vergabestelle und das PA AA kostenfrei. Ein Anspruch des Bieters auf die Möglichkeit einer Teststellung besteht nicht.
h) Besichtigung der Produktions- und Lagerräume
Für eine abschließende Prüfung der Eignung des Bieters und seiner für die Leistungserbringung vorgesehenen Ausstattung behält sich die Vergabestelle eine Besichtigung der Lager- und Arbeitsräume im Beisein von Mitarbeitern des Archivs vor. Stellt sich heraus, dass Anforderungen der Leistungsbeschreibung nicht erfüllt werden, kann dem Bieter der Zuschlag nicht erteilt werden.
i) Mit dem Angebot ist als Beleg für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen die Anlage Eigenerklärung Ausschlussgründe einzureichen.