Tendering Procedure Details
Auftragsbekanntmachung
Öffentliche Ausschreibung nach UVgO
Liefer- / Dienstleistungsauftrag
1.
Öffentlicher Auftraggeber (Vergabestelle)
a)
Hauptauftraggeber (zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle)
Name: Deutsche Nationalbibliothek - Bundesunmittelbare Anstalt des Öffentlichen Rechts
Straße, Hausnummer: Adickesallee 1
Postleitzahl (PLZ): 60322
Ort: Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 15252302
Telefax: +49 69 15252002
E-Mail: zvs@dnb.de
b)
Zuschlag erteilende Stelle
Wie Hauptauftraggeber siehe a)
2.
Angaben zum Verfahren
a)
Verfahrensart
Öffentliche Ausschreibung nach UVgO
b)
Vertragsart
Liefer- / Dienstleistungsauftrag
c)
Geschäftszeichen
26/2
3.
Angaben zu Angeboten
a)
Form der Angebote
- elektronisch
- ohne elektronische Signatur (Textform)
- mit fortgeschrittener elektronischer Signatur / fortgeschrittenem elektronischen Siegel
- mit qualifizierter elektronischer Signatur / qualifiziertem elektronischen Siegel
b)
Fristen
Ablauf der Angebotsfrist
29.05.2026 - 11:00 Uhr
Ablauf der Bindefrist
31.07.2026
c)
Sprache
Deutsch
4.
Angaben zu Vergabeunterlagen
a)
Vertraulichkeit
Die Vergabeunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=845824
https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=845824
b)
Zugriff auf die Vergabeunterlagen
Vergabeunterlagen werden nur elektronisch zur Verfügung gestellt
c)
Zuständige Stelle
Hauptauftraggeber siehe 1.a)
d)
Anforderungsfrist
29.05.2026 - 11:00 Uhr
5.
Angaben zur Leistung
a)
Art und Umfang der Leistung
Die Deutsche Nationalbibliothek hat im Wege dieser Öffentlichen Ausschreibung die technische Ausstattung und Betreuung der jeweiligen Veranstaltungen mit Vertragsbeginn ab 01.10.2026 zu vergeben.
Die Leistung umfasst:
- Planung und Aufbau von Ton- oder Bildübertragungstechnik nach Vorgaben der Auftraggeberin, Funktionsprobe und Rückbau nach der Veranstaltung
- Überwachung und Betreuung der gesamten Technik während der Veranstaltungen
Die Leistung muss nach den allgemein gültigen Sicherheitsvorschriften mit geprüften elektrischen Geräten erbracht werden, Kabelverbindungen sind mit Gummimatten abzudecken oder mit rückstandslos ablösbarem Klebeband abzukleben (siehe Nr. 3.1. (a)) bzw. im aufgeständerten Boden zu verlegen (siehe Nr. 3.1. (c)).
Die zeitliche Trennung des Technikaufbau & -abbau und der Veranstaltungsbetreuung ist möglich. Zusätzliche Kosten dürfen dafür nicht in Rechnung gestellt werden.
Die geltenden Regelungen zum Datenschutz sind einzuhalten.
Je Kalenderjahr finden schätzungsweise bis zu fünfzehn Veranstaltungen in den verschiedenen Veranstaltungsbereichen der Deutschen Nationalbibliothek am Standort Leipzig statt.
Übliche Veranstaltungsarten sind: Lesungen, Ausstellungseröffnungen, Podiumsgespräche, Tagungen / Kongresse. Rednerpulte und Lesungstische sind vorhanden und werden von der DNB bereitgestellt. Schwerpunkt der Veranstaltungen ist das gesprochene Wort, gelegentlich finden Veranstaltungen mit musikalischer Umrahmung statt.
Es wir eine Rahmenvereinbarung geschlossen.
Die Leistung umfasst:
- Planung und Aufbau von Ton- oder Bildübertragungstechnik nach Vorgaben der Auftraggeberin, Funktionsprobe und Rückbau nach der Veranstaltung
- Überwachung und Betreuung der gesamten Technik während der Veranstaltungen
Die Leistung muss nach den allgemein gültigen Sicherheitsvorschriften mit geprüften elektrischen Geräten erbracht werden, Kabelverbindungen sind mit Gummimatten abzudecken oder mit rückstandslos ablösbarem Klebeband abzukleben (siehe Nr. 3.1. (a)) bzw. im aufgeständerten Boden zu verlegen (siehe Nr. 3.1. (c)).
Die zeitliche Trennung des Technikaufbau & -abbau und der Veranstaltungsbetreuung ist möglich. Zusätzliche Kosten dürfen dafür nicht in Rechnung gestellt werden.
Die geltenden Regelungen zum Datenschutz sind einzuhalten.
Je Kalenderjahr finden schätzungsweise bis zu fünfzehn Veranstaltungen in den verschiedenen Veranstaltungsbereichen der Deutschen Nationalbibliothek am Standort Leipzig statt.
Übliche Veranstaltungsarten sind: Lesungen, Ausstellungseröffnungen, Podiumsgespräche, Tagungen / Kongresse. Rednerpulte und Lesungstische sind vorhanden und werden von der DNB bereitgestellt. Schwerpunkt der Veranstaltungen ist das gesprochene Wort, gelegentlich finden Veranstaltungen mit musikalischer Umrahmung statt.
Es wir eine Rahmenvereinbarung geschlossen.
c)
Ort der Leistungserbringung
Standort Leipzig: Deutscher Platz 1, 04103 Leipzig
Eine Besichtigung der Räumlichkeiten der Deutschen Nationalbibliothek am Standort Leipzig während der Angebotsphase in der 14., 15., 16. oder 17. KW ist zwingend erforderlich. Die Termine werden aufgrund der Öffnungszeiten der Bibliothek wochentags vor 9:00 Uhr terminiert. Die Terminvereinbarung kann bis zum 17.04.2026 telefonisch oder per E-Mail unter folgenden Kontaktdaten (veranstaltungen@dnb.de; 0341 2271 -223/-563) angefragt werden.
Eine Besichtigung der Räumlichkeiten der Deutschen Nationalbibliothek am Standort Leipzig während der Angebotsphase in der 14., 15., 16. oder 17. KW ist zwingend erforderlich. Die Termine werden aufgrund der Öffnungszeiten der Bibliothek wochentags vor 9:00 Uhr terminiert. Die Terminvereinbarung kann bis zum 17.04.2026 telefonisch oder per E-Mail unter folgenden Kontaktdaten (veranstaltungen@dnb.de; 0341 2271 -223/-563) angefragt werden.
7.
Zulassung von Nebenangeboten
Nein
8.
Bestimmungen über die Ausführungsfrist
Die Leistung ist ab 01.10.2026 und zunächst für die Dauer eines Jahres zu erbringen. Der Vertrag verlängert sich bis zu fünf Mal jeweils um ein weiteres Jahr automatisch, wenn er nicht innerhalb einer Frist von 3 Monaten vor Ablauf des Vertragsjahres schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet spätestens am 30.09.2032, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Je Kalenderjahr finden schätzungsweise bis zu fünfzehn Veranstaltungen in den verschiedenen Veranstaltungsbereichen der Deutschen Nationalbibliothek am Standort Leipzig statt. Geringfügige Abweichungen sind denkbar und werden mit dem Auftragnehmer abgestimmt. Diese sind mehrheitlich werktags innerhalb der Öffnungszeiten der Deutschen Nationalbibliothek (9:00 - 22:00 Uhr) mit einer jeweiligen Dauer zwischen zwei und vier Stunden und finden in der Regel indoor statt.
Je Kalenderjahr finden schätzungsweise bis zu fünfzehn Veranstaltungen in den verschiedenen Veranstaltungsbereichen der Deutschen Nationalbibliothek am Standort Leipzig statt. Geringfügige Abweichungen sind denkbar und werden mit dem Auftragnehmer abgestimmt. Diese sind mehrheitlich werktags innerhalb der Öffnungszeiten der Deutschen Nationalbibliothek (9:00 - 22:00 Uhr) mit einer jeweiligen Dauer zwischen zwei und vier Stunden und finden in der Regel indoor statt.
10.
Wesentliche Zahlungsbedingungen
Die wesentlichen Zahlungsbedingungen ergeben sich aus den Allgemeinen Liefer- und Zahlungsbedingungen der Deutschen Nationalbibliothek. Ergänzend gelten die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil B.
11.
Unterlagen und Anforderungen zur Beurteilung der Eignung des Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen
a) Nachweis über eine bestehende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
b) Verpflichtungserklärung zum Mindestlohn:
- Sie bestätigen die Zahlung des Mindestlohns nach MiLoG (§ 20) und die Einhaltung der Aufzeichnungspflichten.
- Sie erklären, dass keine Ausschlussgründe nach MiLoG (§ 19 Abs. 1) vorliegen.
- Sie verpflichten sich, dem Auftraggeber bei Verlangen Nachweise (z.B. anonymisierte Lohnzettel, Steuerberater-Bestätigung) vorzulegen.
- Sie verpflichten sich, Nachunternehmer zu verpflichten und dies nachzuweisen.
c) kurze Darstellung des Leistungsportfolios, bei Bietergemeinschaft oder Unterauftragnehmereinsatz, auch die vorgesehene Aufgabenteilung
d) Benennen Sie zwei Referenzobjekte über Ton- und Medientechnik sowie technischer Betreuung aus den letzten 3 Jahren bei öffentlichen Auftraggebern bzw. bei kulturellen Veranstaltungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind
b) Verpflichtungserklärung zum Mindestlohn:
- Sie bestätigen die Zahlung des Mindestlohns nach MiLoG (§ 20) und die Einhaltung der Aufzeichnungspflichten.
- Sie erklären, dass keine Ausschlussgründe nach MiLoG (§ 19 Abs. 1) vorliegen.
- Sie verpflichten sich, dem Auftraggeber bei Verlangen Nachweise (z.B. anonymisierte Lohnzettel, Steuerberater-Bestätigung) vorzulegen.
- Sie verpflichten sich, Nachunternehmer zu verpflichten und dies nachzuweisen.
c) kurze Darstellung des Leistungsportfolios, bei Bietergemeinschaft oder Unterauftragnehmereinsatz, auch die vorgesehene Aufgabenteilung
d) Benennen Sie zwei Referenzobjekte über Ton- und Medientechnik sowie technischer Betreuung aus den letzten 3 Jahren bei öffentlichen Auftraggebern bzw. bei kulturellen Veranstaltungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind
12.
Zuschlagskriterien
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt durch die nachfolgend genannten Kriterien mit der angegebenen Gewichtung.
- Qualität des Umsetzungskonzeptes inkl. Personalplanung: 60 Prozentpunkte
- Preis: 40 Prozentpunkte
- Qualität des Umsetzungskonzeptes inkl. Personalplanung: 60 Prozentpunkte
- Preis: 40 Prozentpunkte
14.
Sonstige Angaben
Eine Besichtigung der Räumlichkeiten der Deutschen Nationalbibliothek am Standort Leipzig während der Angebotsphase in der 14., 15., 16. oder 17. KW ist zwingend erforderlich. Die Termine werden aufgrund der Öffnungszeiten der Bibliothek wochentags vor 9:00 Uhr terminiert. Die Terminvereinbarung kann bis zum 17.04.2026 telefonisch oder per E-Mail unter folgenden Kontaktdaten (veranstaltungen@dnb.de; 0341 2271 -223/-563) angefragt werden.
Bitte reichen Sie mit dem Angebot neben den Unterlagen zur Eignung (Nr. 11) folgende Unterlagen ein:
- Eigenerklärung Verschwiegenheit
- Umsetzungskonzept inkl. Personalplanung mit Angaben zu technischer Ausstattung, benötigter Zeitvorlauf für Planung und Detailabstimmungen, geplante Qualitätssicherungsmaßnahmen für die Durchführung einer Veranstaltung (Veranstaltungsbegleitung, aktive Klangkontrolle, Reaktionsfähigkeit bezüglich Nachjustierung, Backup-Strategien oder Technikausfall), geplanter Personaleinsatz (Qualifikation und Dimensionierung des für den Auftrag vorgesehenen Personals, Schicht- und Pausenregelungen), Ansprechpartner und verantwortliche Person zur Kommunikation mit der Auftraggeberin.
- ausgefülltes und mit dem Namen des Erklärenden versehenes Preisblatt
Bitte reichen Sie mit dem Angebot neben den Unterlagen zur Eignung (Nr. 11) folgende Unterlagen ein:
- Eigenerklärung Verschwiegenheit
- Umsetzungskonzept inkl. Personalplanung mit Angaben zu technischer Ausstattung, benötigter Zeitvorlauf für Planung und Detailabstimmungen, geplante Qualitätssicherungsmaßnahmen für die Durchführung einer Veranstaltung (Veranstaltungsbegleitung, aktive Klangkontrolle, Reaktionsfähigkeit bezüglich Nachjustierung, Backup-Strategien oder Technikausfall), geplanter Personaleinsatz (Qualifikation und Dimensionierung des für den Auftrag vorgesehenen Personals, Schicht- und Pausenregelungen), Ansprechpartner und verantwortliche Person zur Kommunikation mit der Auftraggeberin.
- ausgefülltes und mit dem Namen des Erklärenden versehenes Preisblatt
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