Ausschreibungsdetails
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Es ist eine uneingeschränkte Nutzung des Gebäudes und der technischen Anlagen (365
/366 Tage pro Jahr / 24 Stunden am Tag) mit möglichst geringfügigen Störungen und Unterbrechungen des Dienstbetriebes anzustreben.
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Die Leistungen des AN umfassen nach Art und Umfang sämtliche Maßnahmen, welche
für einen sicheren, funktionstüchtigen, wirtschaftlichen und umweltschonenden Betrieb
der Liegenschaft, der Gebäude und der technischen Anlagen erforderlich sind und die
Betreiberpflichten durch den AN sicherstellt. Der AN ist damit u.a. für die zyklische und termingerechte Wartung; Inspektion und Prüfung während und nach Ablauf der Herstellergewährleistung vollumfänglich verantwortlich. Im Rahmen des
Störungsmanagements gewährleistet der AN 24 Stunden täglich und an 365/366 Tagen
im Jahr einen Störungsdienst.
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Die geforderten Leistungen sind entsprechend der DIN 31051 / EN 13306, DIN 32736,
den Richtlinien des Arbeitskreises Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und
kommunaler Verwaltungen (AMEV) sowie der VDMA 24186 zu erbringen.
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Weitere Leistungsbestandteile sind u.a. das Energie-, Kommunikations- und
Stillstandsmanagement, die Gewährleistungsüberwachung, alle
Wiederholungsprüfungen durch Sachverständige für alle prüfpflichtigen Anlagen sowie die Prüfung der ortsfesten und ortsveränderlichen Anlagen.
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Weitere Leistungen sind die der Start-Up-Phase / Vertragsauslaufphase mit der
geordnete Übernahme der Anlagen zu Leistungsbeginn sowie die reibungslose
Übergabe nach Leistungsende, des Instandhaltungsmanagements und
Bereitschaftsdienstes, der Objektleitung und Haustechnikleistungen.
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Der AN hat über den durch Vertrag vereinbarten Leistungsumfang hinausgehende
Aufträge gegen Entgelt zu übernehmen. Dazu können Bau- oder
Dienstleistungsaufträge in unterschiedlichem Umfang/Auftragswert gehören.
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Der AN setzt für die Bereiche Bürokommunikation (Word, Excel, Outlook),
elektronische Zeiterfassung der Mitarbeiter des AN, Instandhaltungsplanung, Instandsetzung, Kaufmännisches, Management und Energiemanagement eigenständig moderne EDV- bzw. CAFM-Systeme zur Weitergabe der benötigten Daten an die AG ein. Das CAFM-System des AN muss sowohl software- als auch hardwareseitig den IT-Sicherheitsanforderungen BSI entsprechen. Das CAFM-System muss in einer nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz oder gleichwertig zertifizierten Betriebsumgebung implementiert sein.
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Dem AN stehen Räumlichkeiten sowie Wärme, Wasser und Elektroenergie für seine
Vertragserfüllung unentgeltlich zur Verfügung. Der AN stellt alle erforderlichen
Werkzeuge, Geräte und Materialien für seine Leistungserbringung.
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Das eingesetzte Personal des AN einschl. der genehmigten Unterauftragnehmer muss grundsätzlich über eine Sicherheitsüberprüfung nach dem Gesetz über die Voraussetzungen und das Verfahren von Sicherheitsüberprüfungen des Bundes (Sicherheitsüberprüfungsgesetz - SÜG) verfügen. Erforderlich ist eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Abs. 1 Nr. 3 SÜG (vorbeugender personeller Sabotageschutz, sog. Ü2 Sabschutz).
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Für die Ausführung der Leistungen werden u.a. 1 Objektleiter und 2 Haustechniker
sowie deren Vertreter benötigt.
Die Regelarbeitszeit lautet: 06:00 - 20:00 Uhr;
Die regelmäßige tägliche Arbeitszeit ohne Pausen beträgt 8 h.
Objektleiterleistungen sind zwischen 07:00 - 19:00 Uhr (spätestens aber ab 08:30 Uhr) zu erbringen.
Haustechnikerleistungen sind im Schichtbetrieb von Montag bis Donnerstag 07:00 - 19:00 und Freitag 08:00 - 17:00 Uhr zu erbringen.
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Genaue Angaben sind dem Vertrag und seinen Anlagen zu entnehmen.
2) Für die Angebotsabgabe ist eine Ortsbesichtigung in dem Zeitraum vom 15.01.2026 bis 27.01.2026 zwingend vorgeschrieben. Spätester Termin für die Anmeldung zur Ortsbesichtigung ist der 13.01.2026 um 15 Uhr.
Mit dem Angebot ist der Nachweis über die Teilnahme an einer zwingenden Ortsbesichtigung (Anlage B-07) einzureichen. Die Nichtvorlage des Teilnahmenachweises führt grundsätzlich zum Ausschluss vom Verfahren.
Die Terminanmeldung muss per E-Mail an Einkauf-TGM@bundesimmobilien.de verbindlich angekündigt werden. Die Zuweisung eines Termins erfolgt in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen. Nur von der Auftraggeberin bestätigte Termine werden durchgeführt Die Vertreter des Teilnehmenden müssen bei der Ortsbesichtigung ein gültiges amtliches Ausweisdokument mit sich führen. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden im Termin zur Ortsbesichtigung nicht beantwortet.
3.1) Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind unter Verwendung des beigefügten Formblatts „FB Frage-Antwort“ ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen.
Anfragen, die auf anderem Weg übermittelt werden, können nicht berücksichtigt werden. Die Teilnehmer werden gebeten, Anfragen bis spätestens 28.01.2026 zu stellen, damit zusätzliche Informationen rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden können.
Auskünfte werden den Teilnehmern in anonymisierter Form mitgeteilt.Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
3.2) Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an den e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899 610 1234
E-Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten: Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:00 Uhr, Freitag: 08:00 bis 14:00 Uhr
- Bezug des Bieters zu Russland; es wird auf Anlage B-03 Ziffer 4 verwiesen.
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Die Leistungserbringung erfolgt in folgenden Stufen:
1.Start-Up-Phase:
Stufe 1: beginnt mit Zuschlagserteilung, geplant ist 28.05.2026,
Stufe 2: beginnt 2 Monate vor Regelbetrieb
2.Regelbetrieb: Beginn 01.10.2026 bis Vertragsende: 30.09.2031 (ggf. optionale
Verlängerung bis 30.09.2036)
3.Vertragsauslaufphase mit Objektrückgabe bzw. -übergabe an die AG oder ggf.
an einen neuen Dienstleister zu Ende des Leistungszeitraumes
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Start-Up-Phase:
- Einarbeitung des AN in sämtliche Aufgabenbereiche / Abläufe in Abstimmung mit der
AG
- bereits ab Zuschlagserteilung sind regelmäßige Besprechungs- und
Abstimmungstermine vorgesehen, an welchen seitens des AN mindestens der
Projekt-, der Objektleiter sowie dessen Vertreter teilnehmen müssen
- für die Übernahme der Liegenschaft hat der AN in ausreichenden Umfang
Personal (Start-Up-Team) bereitzustellen, dem mind. der vorgesehene Objektleiter
und ein erfahrener Projektleiter angehören;
Konkretisierungen der Leistungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
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Regelbetrieb
a) geforderte Leistungen:
- Betreiben
- Inspektion
- Sachkunde- und Sachverständigenprüfungen
- DGUV Vorschrift 4 - Leistungen (ortsfeste und ortsveränderliche Anlagen und
Betriebsmittel)
- Stellen der verantwortlichen Elektrofachkraft und Anlagenverantwortliche
- Wartung
- Instandsetzung
- Optimieren
- Störungsmanagement
- Gewährleistungsüberwachung
- Berichten
- Dokumentieren
- Energiemanagement
- Stillstandsmanagement / Stillstandswartung
- Entsorgung
- Kommunikationsmanagement
- EDV
- Nutzung eines CAFM-Systems
- Instandhaltungsmanagement und Bereitschaftsdienst
- Objektleitung
- Haustechnikleistungen
nach wirtschaftlichen, betrieblichen und ökologischen Erfordernissen unter Einhaltung
- der jeweils gültigen Bestimmungen
- der behördlichen Auflagen und Bestimmungen
- der öffentlich-rechtlichen Anforderungen
- den jeweils gültigen anerkannten Regeln der Technik
- den Herstellerangaben.
b) Die geforderten Leistungen sind an folgenden Anlagengruppen nach DIN 276:
- 300, 330, 340, 360, 410, 420, 430, 440, 450, 460, 470, 480, 530 und 540
sowie Leistungen nach den allgemeinen Vorschriften/Normen und anerkannten
Regeln der Technik wie:
- DGUV V4 Prüfung der ortsveränderlichen elektrischen Betriebsmittel
- DGUV V4 Prüfung der ortsfesten elektrischen Anlagen und Betriebsmittel
- VDI 2052 Raumlufttechnische Anlagen für Küchenanlagen
- VDI 2035 Vermeidung von Schäden in Warmwasser-Heizungsanlagen
- VDI 6022 Hygieneinspektion lüftungstechnische Anlagen
- VDI 6023 Trinkwasser-/ Legionellen-Prüfung inkl. Chlorid- und Chlorat-
Messung
- TrinkwV Trinkwasseruntersuchung gemäß der aktuellen Fassung
- TRBS 1201 Prüfungen und Kontrollen von Arbeitsmitteln und
überwachungsbedürftigen Anlagen
- TRBS 2181 Schutz vor Gefährdungen beim Eingeschlossensein in
Personenaufnahmemitteln
- TRBS 3121 Betrieb von Aufzugsanlagen
- BetrSichV Betriebssicherheitsverordnung
- 42. BImschV Bundesimmissionsschutzverordnung
- BauOBln Bauordnung Berlin
- SoBeVO Verordnung über den Betrieb von Sonderbauten - Berlin
- technische Prüfverordnung des jeweiligen Bundeslandes
- alle Wiederholungsprüfungen durch Sachverständige, für alle prüfpflichtigen
Anlagen zu erbringen.
Darüber hinaus sind die Erfordernisse des Bundes-Klimaschutzgesetzes (KSG) zu
berücksichtigen. Das bedeutet insbesondere, dass dem Einsatz von klima- und
umweltfreundlichen Produkten (Materialien, Betriebs-/Hilfsstoffe, Ersatz-
/Austauschteile etc.) der Vorrang zu geben ist, soweit die Funktionalität und
Lebensdauer der technischen Anlagen nicht beeinträchtigt wird.
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Vertragsauslaufphase
Die Rückgabe umfasst die im Leistungsverzeichnis aufgeführten und ggf. im
Vertragszeitraum installierten Anlagen, technischen Systeme bzw. Baugruppen,
welche mittels Übergabeprotokoll an die AG oder den ggf. neuen Dienstleister
übergeben werden.
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Konkretisierungen der Leistungen sind dem Vertrag und seinen Anlagen zu entnehmen.
Der AN hat sein Personal zur Verschwiegenheit gemäß Anlage C-05 - Verschwiegenheitserklärung - zu verpflichten und von diesem vor dem erstmaligen Arbeitseinsatz eine schriftliche Verschwiegenheitserklärung zu verlangen.
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Ausführungsbedingungen nach § 128 Abs. 2 GWB
Es wird folgendes erklärt:
- Es wird erklärt, dass zum Beginn der Start-up-Phase ausreichend Personal bereitgehalten wird, welches bereit ist, sich einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Abs. 1 Nr. SÜG (vorbeugender personeller Sabotageschutz, sog. Ü2 Sabschutz).
- Es wird erklärt, dass für den 24h/365- bzw. 24h/366-Tage-Regelbetrieb der Liegenschaften ausreichend qualifizierte Mitarbeiter vorgehalten werden, welche bereit sind, sich einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Abs. 1 Nr.3 SÜG (vorbeugender personeller Sabotageschutz, sog. Ü2 Sabschutz) zu unterziehen.
- Das Personal des AN ist bereit sich einer uneingeschränkten Auskunft aus dem Bundeszentralregister (kurz: BZR-Prüfung) durch den Nutzer zu unterziehen. Die Prüfung erfolgt gesondert zur Sicherheitsüberprüfung.
Zur Leistungserbringung werden nur Beschäftigte eingesetzt, die erfolgreich eine BZR-Prüfung bestanden haben.
- Es wird erklärt, dass folgende weiteren Ausführungsbedingungen erfüllt werden:
-- sämtliche für den Leistungsumfang notwendigen Fachbetriebszulassungen werden nach Aufforderung der Auftraggeberin jederzeit vorgelegt
-- im Rahmen der Leistungserbringung werden Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt, soweit das möglich und wirtschaftlich ist
-- das in den Liegenschaften eingesetzte Personal ist in der Lage, die eingesetzten Gebäudeleittechnik- und IT-Programme der Auftraggeberin fachgerecht zu nutzen und bedienen zu können; das Personal ist entsprechend geschult
Geforderte Deckungssummen (pro Versicherungsjahr mindestens zweifach maximiert): Personenschäden: mindestens 5 Mio. €;
Sachschäden mindestens 1 Mio. €;
Vermögensschäden mindestens 1 Mio. €;
Schlüsselschäden mindestens 500.000 €;
Obhut- und Bearbeitungsschäden einschl. Schäden durch das Abhandenkommen von Dingen mindestens 200.000 €
Eigenerklärung, dass die Höhe der geforderten Deckungssummen für die jeweiligen Schadensereignisse derzeit schon erreicht wird bzw. eine entsprechende Anpassung der Deckungssummen für die Dauer der Verträge unmittelbar nach Zuschlagserteilung vorgenommen wird.
Der Nachweis für die bestehende Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung wird vom für den Zuschlag vorgesehenen Bieter durch die Auftraggeberin gesondert angefordert.
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- Eigenerklärung zum Umsatz
Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie zum Umsatz bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
-- dass das Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung beschäftigt und
-- dass dem Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn auch die notwendigen Maschinen, Werkzeuge und Materialien zur Verfügung stehen, um die ausgeschriebene Leistung sachgerecht und unter Einhaltung notwendiger Sicherheitsbestimmungen auszuführen.
-- dass das Unternehmen eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 für seinen etablierten Informationssicherheits-Managementprozess besitzt. Das Zertifikat wird mit dem Angebot eingereicht.
-- dass das Unternehmen keine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 für seinen etablierten Informationssicherheits-Managementprozess besitzt, die Vorgaben aus ISO/IEC 27001 gemäß Leistungsbeschreibung Ziff. 2.19.1 aber erfüllt. Die Erläuterung, wie die Vorgaben aus ISO/IEC 27001 erfüllt werden, wird mit Angebot vorgelegt.
-- dass das für den Einsatz vorgesehene CAFM-System in einer nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz oder gleichwertig zertifizierten Betriebsumgebung implementiert ist. Entsprechende Nachweise werden mit dem Angebot eingereicht.
-- dass Sicherheitsanforderungen seitens der AG für die Cloud- Mitbenutzung gemäß Leistungsbeschreibung Ziffer 2.19.2 erfüllt werden. Die Darstellung der Umsetzung der Anforderungen wird auf Anforderung der Vergabestelle / der AG jederzeit vorgelegt.
Objektleitung (OL) und seine Vertretung (eigenes Personal des AN):
Name und Vorname:
Der Vor- und Nachname kann mit Angebot bereits benannt werden, ist spätestens aber auf gesonderte Aufforderung der Vergabestelle einzutragen.
Ausbildung/Abschluss:
Es wird erklärt, dass ein erfolgreich abgeschlossenes Studium mindestens als Diplomingenieur (FH), Bachelor (entsprechend DQR/EQR mindestens Niveau 6) in einer dem technischen Gebäudebetrieb entsprechenden Fachrichtung: Elektrotechnik, TGA bzw. Versorgungstechnik, Gebäudetechnik oder vergleichbar vorliegt. Die Vergleichbarkeit ist zu begründen.
Ein schriftlicher Nachweis über die Qualifikation wird auf gesonderte Aufforderung der Vergabestelle vorgelegt.
Beruflicher Werdegang:
Es wird erklärt, dass mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position vorliegen.
Ein schriftlicher Nachweis über die Berufserfahrung wird auf gesonderte Aufforderung der Vergabestelle, in Form eines Projektlebenslaufs, aus dem die bisher betreuten Objekte, Funktionen und Aufgaben hervorgehen, vorgelegt.
Haustechniker:
Haustechniker 1 (HT) und seine Vertretung (eigenes Personal des AN):
Name und Vorname:
Der Vor- und Nachname kann mit Angebot bereits benannt werden, ist spätestens aber auf gesonderte Aufforderung der Vergabestelle einzutragen.
Ausbildung/Abschluss:
Es wird erklärt, dass ein erfolgreicher Abschluss nach mindestens 3-jähriger Berufsausbildung entsprechend DQR/EQR mindestens Niveau 4 in der Fachrichtung Elektrotechnik oder vergleichbar vorliegt. Die Vergleichbarkeit ist zu begründen.
Ein schriftlicher Nachweis über die Qualifikation wird auf gesonderte Aufforderung der Vergabestelle vorgelegt.
Beruflicher Werdegang:
Es wird erklärt, dass mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position vorliegen.
Ein schriftlicher Nachweis über die Berufserfahrung wird auf gesonderte Aufforderung der Vergabestelle, in Form eines Projektlebenslaufs, aus dem die bisher betreuten Objekte, Funktionen und Aufgaben hervorgehen, vorgelegt.
Weitere Nachweise:
Es wird erklärt, dass das einzusetzende Personal spätestens 4 Wochen 01.09.2026 vor Beginn des Regelbetriebs über folgenden Nachweis verfügt und diese ohne Bedingung der AG vorlegt:
Ein schriftlicher Nachweis als Beauftragte Person vor Ort für Aufzugsanlagen gemäß BetrSichV, Anhang 1, Pkt. 4.1 (Aufzugswärter) mit Berechtigung zur Personenbefreiung
Haustechniker 2 (HT) und seine Vertretung (eigenes Personal des AN):
Name und Vorname:
Der Vor- und Nachname kann mit Angebot bereits benannt werden, ist spätestens aber auf gesonderte Aufforderung der Vergabestelle einzutragen.
Ausbildung/Abschluss:
Es wird erklärt, dass ein erfolgreicher Abschluss nach mindestens 3-jähriger Berufsausbildung entsprechend DQR/EQR mindestens Niveau 4 in der Fachrichtung Versorgungstechnik (Sanitär-, Heizungs-, Lüftungs-, Klimatechnik) oder Elektrotechnik oder einer vergleichbaren technischen Fachrichtung vorliegt. Die Vergleichbarkeit ist zu begründen.
Ein schriftlicher Nachweis über die Qualifikation wird auf gesonderte Aufforderung der Vergabestelle vorgelegt.
Beruflicher Werdegang:
Es wird erklärt, dass mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position vorliegen.
Ein schriftlicher Nachweis über die Berufserfahrung wird auf gesonderte Aufforderung der Vergabestelle, in Form eines Projektlebenslaufs, aus dem die bisher betreuten Objekte, Funktionen und Aufgaben hervorgehen, vorgelegt.
Weitere Nachweise:
Es wird erklärt, dass das einzusetzende Personal spätestens 4 Wochen 01.09.2026 vor Beginn des Regelbetriebs über folgenden Nachweis verfügt und diese ohne Bedingung der AG vorlegt:
Ein schriftlicher Nachweis als Beauftragte Person vor Ort für Aufzugsanlagen gemäß BetrSichV, Anhang 1, Pkt. 4.1 (Aufzugswärter) mit Berechtigung zur Personenbefreiung
Mindestens ein Haustechniker (welcher vor Ort ist):
Es wird erklärt, dass das einzusetzende Personal spätestens 4 Wochen (01.09.2026) vor Beginn des Regelbetriebs über folgende Nachweise verfügt und diese ohne Bedingung der AG vorlegt:
- ein Nachweis der Schaltberechtigung nach VDE 0105 -100 für NS- und MS-Schaltanlagen
- ein Nachweis als Fachkraft für Feststellanlagen
- ein Nachweis für kraftbetätigte Türen und Fenster/ Sachkundenachweis
-- Seit wann ist das Unternehmen in der ausgeschriebenen Leistungsart tätig?
-- Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens
-- Anzahl der Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart
-- Anzahl der geringfügig Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene
Leistungsart.
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- Referenzen
Eigenerklärung zu mindestens 3 vergleichbaren Referenzen pro Leistungsart
Technisches Gebäudemanagement von mindestens 2 verschiedenen Referenzgebern aus dem Zeitraum der letzten drei Jahre mit Angabe von:
Name des Auftraggebers
Art des Referenzobjektes
Ausführungsort (Anschrift des Referenzobjektes),
Technischer Leistungsumfang (in Bezug auf die Kostengruppen nach DIN 276),
Auftragswert pro Jahr in € netto,
Anzahl der durchschnittlich eingesetzten AN pro Jahr,
Leistungszeitraum,
Leistungsart,
Ansprechperson beim tatsächlichen Leistungsempfänger (nicht Auftraggeber im Unterauftragnehmerverhältnis)
Vergleichbar sind Referenzen, deren Gegenstand dem Ausschreibungsgegenstand zumindest nahekommt. Die Referenzen müssen im technischen oder organisatorischen Bereich einen gleich hohen oder höheren Schwierigkeitsgrad aufweisen und einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung ermöglichen.
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Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl. Die
Gesamtpunktzahl (maximal 100 Punkte) ergibt sich aus der Addition der
Punktzahl für das schriftliche Konzept, maximal 40 Punkte und der
Punktzahl für den Preis, maximal 60 Punkte.
Bei gleicher Gesamtpunktzahl hat dasjenige Angebot den Vorrang, dass im
Zuschlagskriterium Preis die höhere Punktzahl erhalten hat. Bei weiterer
Gleichheit behält sich die Vergabestelle einen Losentscheid vor.
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1. Wertungskriterium Preis:
Zum Zweck der Wertung wird die im Leistungsverzeichnis angegebene
Summe als Grundlage des Kriteriums Preis verwendet. Das Angebot mit
dem niedrigsten Preis erhält die maximale Punktzahl von 60 Punkten. Die
anderen Angebote werden in absteigender Bepunktung jeweils im Verhältnis
zum günstigsten Angebot gewertet, indem der niedrigste geprüfte Preis
durch den Preis des jeweiligen Angebotes dividiert und mit der maximalen
Punktzahl von 60 Punkten multipliziert wird.
Die Punktzahlen werden auf zwei Nachkommastellen genau berechnet,
wobei nach der sogenannten kaufmännischen Rundung auf- bzw.
abgerundet wird.
Leistungsverzeichnis zu entnehmenden Anforderungen.
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Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl. Die
Gesamtpunktzahl (maximal 100 Punkte) ergibt sich aus der Addition der
Punktzahl für das schriftliche Konzept, maximal 40 Punkte und der
Punktzahl für den Preis, maximal 60 Punkte.
Bei gleicher Gesamtpunktzahl hat dasjenige Angebot den Vorrang, dass im
Zuschlagskriterium Preis die höhere Punktzahl erhalten hat. Bei weiterer
Gleichheit behält sich die Vergabestelle einen Losentscheid vor.
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2. Wertungskriterium Konzept:
Die Konzeption des Bieters wird als Qualitätskriterium in die Wertung mit
einbezogen. Grundlage für die Konzeption sind die aus dem Vertrag, der
Leistungsbeschreibung, der Liegenschaftsbeschreibung und dem
Leistungsverzeichnis zu entnehmenden Anforderungen.
Das Gesamtkonzept ist auf maximal 11 DIN A4 Seiten (ohne Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und Anlagen, wie z. B. Material- und Werkzeuglisten) zu erläutern (Schriftart Arial, Schriftgröße 11, Zeilenabstand 1,5).
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Folgende Teilkonzepte sind Bestandteil des Gesamtkonzepts und sind
entsprechend zu erläutern.
- Konzept zur Wartungs-, Inspektions- und Prüfmanagement
1. Konzept zur Start-Up-Phase und Vertragsauslauf- und Übergangsphase
(Gewichtung: 5,0 %)
2. Konzept zum Wartungs-, Inspektions- und Prüfmanagement
(Gewichtung: 10,0 %)
3. Konzept zur Objektbesetzung und zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter
(Gewichtung: 5,0 %)
4. Konzept zum Störungsmanagement
(Gewichtung: 10 %)
5. Konzept zum Qualitätsmanagement
(Gewichtung: 5,0 %)
6. Konzept des Energiemanagements
(Gewichtung: 5,0 %)
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Übersteigt die Seitenzahl des eingereichten Gesamtkonzeptes die
geforderten 11 Seiten, fließen diese nicht mehr in die Bewertung ein.
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Die Konzepte werden Bestandteil des Vertrages.
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Die oben aufgeführten sechs Teilkonzepte sollen Aussagen zu folgenden Punkten beinhalten:
1. Konzept zur Start-Up-Phase und Vertragsauslauf- und Übergangsphase
- Organisation und Sicherstellung des laufenden Betriebs
Konzeptüberprüfung auf Plausibilität; Darstellung des zeitlichen Ablaufs der Start-Up-Phase und der Vertragsauslauf- und Übergangsphase
- Personaleinsatz während der Start-Up-Phase und der Vertragsauslauf- und Übergangsphase
Sicherstellung des notwendigen Personals zur Übernahme des Regelbetriebs/ zur Aufnahme
von Gebäudedaten
2. Konzept zum Wartungs-, Inspektions- und Prüfmanagement
- Projektsteuerung/ Überwachung der Termine
Abbildung der Prozesse zur Wartung/ Prüfung und Inspektion;
Eigenleistungsquote der Wartungs-, Inspektions- und Prüfleistungen
Musterwartungsplan
- Dokumentation
Darstellung der Verfahrensweise bzgl. Dokumentation bei der Übernahme einer neuen Anlage; Dokumentation von Wartungs- und Prüfberichten
- Konzept zur vorbeugenden Instandhaltung
Darstellung eines Materialmanagements (u. a. Vorhaltung von Ersatzteilen/ Verschleißteilen),
Darstellung einer Ersatzbeschaffung,
Schwachstellenanalyse
3. Konzept zur Objektbesetzung und zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Sicherstellung der geforderten Objektbesetzung, Darstellung der Abläufe während des Regelbetriebs des Vertrags
- Darstellung der Kommunikation mit der AG und dem Nutzer vor Ort
- Darstellung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter der Objektbesetzung in der Liegenschaft
(Beschreibung der Einarbeitung hinsichtlich Art, Weise, Zeitdauer und mit Unterscheidung nach Funktion), Darstellung der Abläufe während des Regelbetriebs des Vertrags
4. Konzept zum Störungsmanagement
- Sicherstellung der geforderten Reaktionszeiten
Prozessabbildung unter Einbeziehung der Reaktionszeiten
- Notfallplan für eine Havarie: Ausfall GLT
Darstellung des Notfallmanagements; Verträge mit Nachunternehmen zur schnellen Störungsbeseitigung,
Bereitstellung von Ersatzteilen
5. Konzept zum Qualitätsmanagement
- CAFM-System
- Angaben zum CAFM-System, zur Art und Weise des Zugriffs durch den Auftraggeber auf welche Daten und Bericht, zum Inhalt (detaillierte Beschreibung des Qualitätsmesssystems), zur Zeitdauer der bereits erfolgten Anwendung, zur Art und Weise der Protokollübergabe
- Konzept zur Verbesserung des Anlagenbestands
Verbrauchsmessungen der bestehenden Anlagen im Betrieb; Weiterleitung von Verbesserungsvorschlägen an die AG;
Methoden/ Wirtschaftlichkeitsberechnungen
- Kommunikation mit dem AG/ Nutzer vor Ort;
Form der Störungsannahme und Bearbeitung; Umgang mit Kritik/ Problemen/ Beanstandungen
6. Konzept des Energiemanagements
- Darstellung des Energieverbrauchs, statistische Erhebung
- Konzept zur Einsparung von Energiekosten
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Die Teilkonzeptwertung fließt entsprechend ihres Anteils an der
prozentualen Gesamtgewichtung in das Ergebnis der Konzeptbewertung
insgesamt (40 %) ein. Im Wertungskriterium schriftliches Konzept sind
maximal 40 Punkte erreichbar.
Die Bewertung erfolgt im Wege der Punktevergabe von 0 Punkten
(ungenügend) bis 10,00 Punkten (sehr gut) je Kriterium. Die je Teilkonzept
vergebene Punktzahl wird mit der für das Teilkonzept angegebenen
Prozentangabe (Gewichtung in Relation zur Gesamtgewichtung)
multipliziert und durch 10 dividiert. Die auf dieser Grundlage ermittelten
Werte für die einzelnen Teilkonzepte werden abschließend addiert und auf ganze Zahlen kaufmännisch gerundet.
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Der der Wertung der Teilkonzepte zugrundeliegende Bewertungsschlüssel
ist dem Punkt 4.1 Qualitätsbewertung der Anlage A-01-Bewerbungsbedingungen zu entnehmen.
Die Durchführung der Sicherheitsüberprüfungen erfolgt in der Zuständigkeit der AG gemäß § 3 Abs. 1 Nr. 1 SÜG. Eine Abweichung hiervon ist nur möglich, sofern sich der AN bereits in der Geheimschutzbetreuung der Wirtschaft im Zuständigkeitsbereich des BMWI befindet.
Der AN verpflichtet sich, nach Aufforderung durch das Objektteam der AG (zu Beginn der Start-Up-Phase) die einzusetzenden Personen zu benennen, welche bereit sind, sich einer Sicherheitsüberprüfung zu unterziehen bzw. für die die Sicherheitsüberprüfungen bereits von einer anderen öffentlichen Stelle oder vom BMWK durchgeführt worden sind – unter Angabe der Art und des Datums des SÜ-. Das gilt auch bei Nachmeldungen für zusätzlich einzusetzendes Personal.
Der Stabsbereich Geheimschutz der AG übersendet dem Personalkoordinator des AN die für die Durchführung der Sicherheitsüberprüfungen erforderlichen Unterlagen, die dieser dann kurzfristig an die zu überprüfenden Personen weiterleitet bzw. diesen zur Verfügung stellt. Der AN verpflichtet sich, dem Stabsbereich Geheimschutz der AG innerhalb der von ihm benannten Frist (in der Regel 14 Tage) die geforderten Unterlagen der zu überprüfenden Beschäftigten vollständig, korrekt und leserlich ausgefüllt zuzusenden.
Im Rahmen der Sicherheitsüberprüfung ist die AG berechtigt, Personal ohne Angabe von Gründen abzulehnen.
Kosten für die Sicherheitsüberprüfungen fallen für den AN nicht an.
Personal, welches den von der AG vorgegebenen Kriterien nicht entspricht oder welches durch Unzuverlässigkeit oder durch Fehlverhalten auffällt, kann von der AG ohne weitere Begründung abgelehnt werden.
Es wird darauf hingewiesen, dass nur sicherheitsüberprüftes Personal Zugang zu den Liegenschaften erhält. Ersatzpersonal ist frühzeitig anzumelden, so dass die Sicherheitsüberprüfungen rechtzeitig eingeleitet und durchgeführt werden können. Der Zeitbedarf für die Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung beträgt gegenwärtig grundsätzlich acht (8) bis zwölf (12) Wochen und kann auch bis sechs (6) Monate in Anspruch nehmen.
Der Einsatz des Personals ist erst nach Vorliegen der Freigabe durch die Sicherheitsdienststellen/den Nutzer möglich.
Für den Fall, dass der Zugang ohne erfolgreich abgeschlossene Sicherheitsüberprüfung
ausnahmsweise erforderlich ist, muss eine Auskunft des Bundeszentralregisters vorliegen. Insofern muss das Personal des AN auch bereit sein, sich einer BZR-Abfrage zu unterziehen.
Die Sicherheitsüberprüfung von ausländischen Beschäftigten kann, je nach Herkunftsland, mitunter unmöglich sein. Daher birgt die Anmeldung ausländischen Dienstleistungspersonals zu Überprüfungen Ü2 Sabschutz die Möglichkeit der Ablehnung mangels Überprüfbarkeit und damit für den Auftragnehmer das Risiko, dass der vorgesehene Arbeitnehmer ggf. nicht auf der Liegenschaft eingesetzt werden kann.
Die Auftraggeberin weist auf Folgendes hin: Die Durchführung der Sicherheitsüberprüfung von Personen mit einem Auslandsbezug (z.B. nichtdeutsche Staatsangehörigkeit, Aufenthalt in den letzten 5 Jahren nicht in Deutschland oder im EU-Ausland u.a.) kann, je nach Einzelfall, unmöglich sein bzw. führt in jedem Fall zu längeren Verfahrenslaufzeiten. Sicherheitserhebliche Erkenntnisse mit der Folge
der Ablehnung können insbesondere vorliegen bei: Straftaten der Person in den letzten 5 Jahren, Zwangsvollstreckungsmaßnahmen, Insolvenzverfahren, Beziehungen und Kontakte in Staaten im Sinne des § 13 Abs. 1 Nr. 17 SÜG (Staatenliste des BMI), Alkohol- und Drogenabhängigkeit u.a.. Es handelt sich hierbei um eine nicht abschließende Beispielnennung. In jedem Fall führen diese Sachverhalte stets zu verlängerten Verfahrenslaufzeiten der Sicherheitsüberprüfung. Das Risiko der
Verfahrensverzögerung sowie der Ablehnung einer Person im Ergebnis einer nicht erfolgreich durchgeführten Sicherheitsüberprüfung, gleich aus welchem Grund, verbleibt beim Auftragnehmer.
Um Personallücken vorzubeugen, ist stets eine ausreichende Personenanzahl mit der Sicherheitsstufe Ü2 Sabschutz vorzuhalten. Es wird darauf hingewiesen, dass nach Maßgabe des Nutzers, auch bei nach Sicherheitsstufe Ü2 Sabschutz überprüftem Dienstleistungspersonal des AN, zusätzlich die Begleitung durch Bedienstete
der Nutzer erforderlich sein kann.
Darüber hinaus können auf Grund aktueller Ereignisse weitere Anforderungen an die Sicherheitsüberprüfung des vom AN eingesetzten Personals notwendig werden. Die AG / Nutzer wird den AN bei entsprechendem Erfordernis kurzfristig informieren.
Grundsätzlich gelten die oben definierten Sicherheitsanforderungen auch für Mitarbeiter / Personal der vom AN beauftragten Nachunternehmer. Der AN hat im Rahmen seines Vertragswesens selbstständig sicherzustellen, dass die Sicherheitsanforderungen auch durch die Nachunternehmer umgesetzt werden.
Grundsätzlich müssen Personen, welche nicht über die oben definierte Sicherheitsüberprüfung verfügen, permanent durch eine geeignete Person begleitet werden. Die für diese Begleitung anfallenden Kosten trägt der AN.
Der AN hat dafür Sorge zu tragen, dass er für den Zeitraum der Vertragserfüllung auch im Vertretungsfall über ausreichend sicherheitsüberprüftes Personal verfügt.
Das Personal des AN muss bereit sein, sich einer unbeschränkten Auskunft aus dem
Bundeszentralregister (kurz: BZR-Überprüfung) durch die jeweiligen Nutzer zu unterziehen. Die Überprüfung erfolgt gesondert zur Sicherheitsüberprüfung.
Die BZR-Überprüfung ist aktuell zwei Jahre gültig und muss anschließend wiederholt werden. Dies ist durch den AN zu organisieren.
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