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Nein

Die Leistung beginnt am 09.03.2026 und läuft zunächst bis zum 31.03.2029. Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag gemäß den vertraglichen Regelungen um bis zu dreimal jeweils 12 Monate zu verlängern. Die Entscheidung über eine Verlängerung trifft ausschließlich der Auftraggeber. Sie erfolgt spätestens drei Monate vor dem Ende des jeweiligen Vertragsintervalls. Ein Rechtsanspruch des Auftragnehmers auf Ausübung der Verlängerungsoption besteht nicht.
Optionale Beauftragungen im Rahmen des Vertrages begründen keine Abnahmeverpflichtung des Auftraggebers. Art, Umfang und Zeitpunkt weitergehender Leistungen liegen ausschließlich im Ermessen der Stiftung Wissenschaft und Politik.
Der Übergang vom bisherigen Dienstleister erfolgt nahtlos. Der Auftragnehmer stellt die vollständige Betriebsbereitschaft ab dem 01.04.2026 sicher. Sämtliche Hosting-, Betriebs-, Wartungs- und Weiterentwicklungsleistungen sind während der gesamten Vertragslaufzeit kontinuierlich zu erbringen.

Für dieses Vergabeverfahren werden keine Sicherheitsleistungen verlangt.

Abschlags- und Schlusszahlungen im Rahmen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil B (VOL/B).

Mit dem Angebot sind die nachfolgend aufgeführten Unterlagen vollständig und in Textform gemäß § 126b BGB über die e-Vergabe-Plattform des Bundes einzureichen.
Nachforderungen erfolgen gemäß § 41 UVgO; eine Nichtvorlage kann nach erfolgloser Nachforderung zum Ausschluss führen.
a) Formale Angebotsunterlagen
- Ausgefülltes Angebotsformular
- Preisblatt inklusive nachvollziehbarer Preisangaben (Pauschalen und Stundensätze).
- Schriftliches Angebot zur Umsetzung der Teilleistungen 1 und 2 (Hosting/Betrieb/Wartung und Weiterentwicklung).
- Konzept zum Hosting einschließlich Beschreibung der geplanten Serverumgebung, Virtualisierung/Containerisierung, Sicherheitsmaßnahmen, Monitoring, Backup-Strategie und Wiederanlaufkonzept.
- Konzept zur Übernahme des bestehenden Systems (Migration von Produktiv- und Staging-Umgebung, Übernahme des Machine Learning Service, Datenbank-Umzug).
- Konzept zur Weiterentwicklung des WebAssistant, inkl. Vorgehensmodell, Qualitätssicherungsmaßnahmen, Release-Management und Einbindung der Open-Source-Community.
- Darstellung des geplanten Projektmanagements, der eingesetzten Tools (Ticketsystem, GitHub, Versionskontrolle).
- Konzept zur Übergabe an einen Nachfolgeauftragnehmer (gemäß Kap. 7.1 Leistungsbeschreibung).
- ausgefüllter EVB_IT_Servicevertrag
b) Nachweise und Eigenerklärungen
- Eigenerklärung zu § 31 UVgO (Eignung und Nichtvorliegen von Ausschlussgründen).
- Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung mit Nachweis eines deckungsgerechten IT-Dienstleistungsbezugs, mindestens in folgender Höhe: Personenschäden ≥ 1,5 Mio. €, Sach- und Vermögensschäden ≥ 3 Mio. €, Daten- und Datenträgerverluste ≥ 1 Mio. € oder eine Erklärung über die Bereitschaft eine entsprechende Versicherung spätestens mit Zuschlag abzuschließen.
- Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit (Bilanz, BWA, Bankauskunft o. Ä.).
- Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes.
- Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit, insbesondere:
- Qualifikation und Erfahrung der Entwickler/innen (aus den Bereichen: Python, Django, Playwright, ElasticSearch, Docker/DevOps).
- Erfahrung im Hosting/Betrieb von Linux-basierten Systemumgebungen.
- Nachweis über eine angemessene Personaldecke gemäß Kap. 4.1 der Leistungsbeschreibung (mind. 10 Mitarbeitende, Vertretungsregelungen).
- Angaben zur Erfahrung der vorgesehenen Projektleitung und des/der Lead-Entwicklers/Entwicklerin zur Nachvollziehbarkeit der fachlichen Qualifikation.
c) Weitere Erklärungen
- Erklärung zu Unteraufträgen, sofern vorgesehen, einschließlich Verpflichtungserklärungen und Leistungsabgrenzung.
- Erklärung einer Bietergemeinschaft (falls zutreffend) mit
* Benennung eines bevollmächtigten Vertreters
* Erklärung der gesamtschuldnerischen Haftung.
d) Hinweise des Auftraggebers
- Nebenangebote sind nicht zugelassen.
- Ab einem Auftragswert > 30.000 € wird ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister durch den Auftraggeber eingeholt.
- Fremdsprachige Nachweise sind mit beglaubigter deutscher Übersetzung einzureichen.

Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot.
Die Details der Zuschlagskriterien finden Sie in der Datei Bewertungsmatrix.xlsx. Die genannte Datei befindet sich in den Vergabeunterlagen.
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Preis (40 %) - Bewertet werden:
monatliche Pauschalvergütung für Hosting/Betrieb/Wartung (20 %)
Angebotener Stundensatz für Weiterentwicklung und Projektleitung (20 %)
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Qualitat des Angebotskonzepts (40 %)
- Vertretungsregelung und Sicherstellung der Kontinuität
- Konzept für Server-Umzug des WebAssistant
- Projektmanagement-Ansatz (Projektleitung, Tools etc.)
- Wissensmanagement und -transfer
- Kostentransparenz (Aufwandschätzungen, Einblick in Arbeitszeiten)
- Vorschläge zu kosteneffizienten Alternativlösungen
- Staging- und Testkonzept (Transparenz, Einbeziehung Auftraggeber)
- Backup- und Disaster-Recovery-Konzept
- Community-Management (Open-Source-Bezug)
- Qualitätsmanagement (Code-Review, Dokumentation, Supportqualität)
- Reaktionszeiten und Kommunikationskonzept
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Mündliche Präsentation des Angebotskonzepts (20 %)
- Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit des Konzeptes
- Team- und Rollenverständnis (Projektleitung, Entwicklung, Support)
- Realistische Einschätzung von Aufwänden
- Auftreten und Kommunikationskompetenz
- Fähigkeit, Fragen klar, offen und lösungsorientiert zu beantworten
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Auswahl der Bieter für die Präsentationsphase
- Gemäß Kap. 7.2 der Leistungsbeschreibung werden ausschließlich die drei bestplatzierten Bieter der schriftlichen Angebotswertung eingeladen.
- Bei Punktgleichheit auf Rang 3 werden alle punktgleichen Bieter zur Präsentation zugelassen.
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Präsentation und finale Wertungsbildung
- Die Präsentation ergänzt die schriftliche Bewertung und geht gemäß Bewertungsmatrix mit 20 % in die Gesamtwertung ein.
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Die Präsentationsergebnisse werden mit den schriftlichen Wertungen zusammengeführt; das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag.

Bietergemeinschaften sind zugelassen. § 4 Nr. 4 VOL/B bleibt unberührt. Bietergemeinschaften werden nur berücksichtigt, wenn sie mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene bzw. mit einer von der e-Vergabe unterstützten elektronischen Signatur versehene Erklärung abgeben, in der die einzelnen Mitglieder genannt sind, ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist und in der sich die Mitglieder für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten.

Dieses Vergabeverfahren wird über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) durchgeführt. Die Vergabeunterlagen sind ausschließlich auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes einsehbar und können dort kostenfrei ohne Registrierung heruntergeladen werden. Für die Angebotserstellung und -abgabe sind die Vergabeunterlagen zu verwenden.
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Weitere Informationen zum Vergabeverfahren, zum Beispiel Änderungen der Vergabeunterlagen, Fristverlängerungen, Bieterfragen und deren Antworten, werden ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes bereitgestellt und müssen dort abgerufen werden. Um diese Informationen erhalten und selbst Bieterfragen stellen zu können, ist eine Registrierung auf der e-Vergabeplattform des Bundes erforderlich. Änderungen, Informationen und beantwortete Bieterfragen werden Vertragsbestandteil. Der Bieter kann sich im Rahmen der Vertragsdurchführung nicht auf Unkenntnis dieser Informationen berufen.
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Das elektronische Angebot muss bis zum Ende der Angebotsfrist übertragen sein. Für das Hochladen des Angebots ist ebenfalls eine Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes erforderlich. Angebote in schriftlicher Form per Post oder in anderer Form sind nicht zugelassen.
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Bieterfragen werden grundsätzlich nur beantwortet, wenn sie rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe-Plattform des Bundes gestellt werden. Die Beantwortung später eingehender Bieterfragen liegt im Ermessen der Vergabestelle.
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Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform des Bundes wenden Sie sich bitte an e-Vergabe-Helpdesk:
Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
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Freitag 08:00 - 14:00 Uhr)