Ausschreibungsdetails
Auftragsbekanntmachung
Öffentliche Ausschreibung nach UVgO
Liefer- / Dienstleistungsauftrag
1.
Öffentlicher Auftraggeber (Vergabestelle)
a)
Hauptauftraggeber (zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle)
Name: Stiftung Wissenschaft und Politik - German Institute for International and Security Affairs
Straße, Hausnummer: Ludwigkirchplatz 3-4
Postleitzahl (PLZ): 10719
Ort: Berlin
E-Mail: vergabe@swp-berlin.org
b)
Zuschlag erteilende Stelle
Wie Hauptauftraggeber siehe a)
2.
Angaben zum Verfahren
a)
Verfahrensart
Öffentliche Ausschreibung nach UVgO
b)
Vertragsart
Liefer- / Dienstleistungsauftrag
c)
Geschäftszeichen
SWP-2025/03
3.
Angaben zu Angeboten
a)
Form der Angebote
- elektronisch
- ohne elektronische Signatur (Textform)
- mit fortgeschrittener elektronischer Signatur / fortgeschrittenem elektronischen Siegel
- mit qualifizierter elektronischer Signatur / qualifiziertem elektronischen Siegel
b)
Fristen
Ablauf der Angebotsfrist
20.11.2025 - 12:00 Uhr
Ablauf der Bindefrist
19.12.2025
4.
Angaben zu Vergabeunterlagen
a)
Vertraulichkeit
Die Vergabeunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=812894
https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=812894
b)
Zugriff auf die Vergabeunterlagen
Vergabeunterlagen werden nur elektronisch zur Verfügung gestellt
c)
Zuständige Stelle
Hauptauftraggeber siehe 1.a)
d)
Anforderungsfrist
20.11.2025 - 12:00 Uhr
5.
Angaben zur Leistung
a)
Art und Umfang der Leistung
Mit dem Angebot sind die nachfolgend aufgeführten Unterlagen vollständig ausgefüllt und in Textform gemäß § 126b BGB über die e-Vergabe-Plattform des Bundes einzureichen. Fehlende oder unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss des Angebots führen.
________________________________________
a) Formale Angebotsunterlagen
- Technisches Angebot mit vollständiger Komponentenliste (Audio-, Video-, Steuertechnik)
- Systemkonzept mit Funktionsbeschreibung und Blockschaltbild
- Konzept zur Raumakustikverbesserung
- Detaillierte Zeit- und Montageplanung
- Darstellung der Betriebsorganisation (Aufbau, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten)
- Schulungskonzept
- drei Referenzen aus den letzten drei Jahren mit ähnlichem Leistungsumfang
________________________________________
b) Nachweise und Eigenerklärungen
- Eigenerklärung zur Eignung und zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 31 UVgO
- Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung
. Personenschäden: mindestens 1.500.000 €
. Sach- und Umweltschäden: mindestens 500.000 €
- Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, z. B. durch aktuelle Bankauskunft oder Bilanz
- Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohns
- Nachweise technischer Leistungsfähigkeit (z. B. 3 Referenzen Hybrid-/Medientechnik)
- Nachweis qualifiziertem Fachpersonals (Medientechnik, Elektroinstallation)
- Herstellerzertifikate oder Systempartnerstatus (Crestron, Extron o. ä.)
________________________________________
c) Weitere Erklärungen
- Erklärung zu etwaigen Unteraufträgen (z. B. für Elektro- oder Programmierarbeiten), inkl.:
. Beschreibung der beauftragten Leistungen
. Verpflichtungserklärung der Nachunternehmen
- Erklärung Bietergemeinschaft (sofern zutreffend), unterschrieben von allen Mitgliedern
. Benennung eines bevollmächtigten Vertreters
. Erklärung gesamtschuldnerischer Haftung
________________________________________
d) Hinweise der Auftraggeberin
- Die Begehung des Großen Konferenzraums vor Angebotsabgabe wird empfohlen:
Alle Bieter:innen haben die Möglichkeit, den Großen Konferenzraum an den Tagen 10., 11. und 17. November zu besichtigen, um im Anschluss ein Angebot zu unterbreiten.
Bitte melden Sie sich bei Frau Zhu-Losch, um einen Termin abzustimmen. Bitte planen Sie mindestens einen Tag im Vorfeld für die Terminabstimmung ein.
#
Kontakt:
E-Mail-Adresse: carlamaria.zhu-losch@swp-berlin.org
- Nebenangebote sind nicht zugelassen.
- Ab einem Auftragswert von über 30.000 € wird ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt angefordert.
- Die Nichtvorlage geforderter Unterlagen kann zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.
- Fremdsprachige Nachweise sind mit beglaubigter deutscher Übersetzung einzureichen.
________________________________________
a) Formale Angebotsunterlagen
- Technisches Angebot mit vollständiger Komponentenliste (Audio-, Video-, Steuertechnik)
- Systemkonzept mit Funktionsbeschreibung und Blockschaltbild
- Konzept zur Raumakustikverbesserung
- Detaillierte Zeit- und Montageplanung
- Darstellung der Betriebsorganisation (Aufbau, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten)
- Schulungskonzept
- drei Referenzen aus den letzten drei Jahren mit ähnlichem Leistungsumfang
________________________________________
b) Nachweise und Eigenerklärungen
- Eigenerklärung zur Eignung und zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 31 UVgO
- Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung
. Personenschäden: mindestens 1.500.000 €
. Sach- und Umweltschäden: mindestens 500.000 €
- Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, z. B. durch aktuelle Bankauskunft oder Bilanz
- Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohns
- Nachweise technischer Leistungsfähigkeit (z. B. 3 Referenzen Hybrid-/Medientechnik)
- Nachweis qualifiziertem Fachpersonals (Medientechnik, Elektroinstallation)
- Herstellerzertifikate oder Systempartnerstatus (Crestron, Extron o. ä.)
________________________________________
c) Weitere Erklärungen
- Erklärung zu etwaigen Unteraufträgen (z. B. für Elektro- oder Programmierarbeiten), inkl.:
. Beschreibung der beauftragten Leistungen
. Verpflichtungserklärung der Nachunternehmen
- Erklärung Bietergemeinschaft (sofern zutreffend), unterschrieben von allen Mitgliedern
. Benennung eines bevollmächtigten Vertreters
. Erklärung gesamtschuldnerischer Haftung
________________________________________
d) Hinweise der Auftraggeberin
- Die Begehung des Großen Konferenzraums vor Angebotsabgabe wird empfohlen:
Alle Bieter:innen haben die Möglichkeit, den Großen Konferenzraum an den Tagen 10., 11. und 17. November zu besichtigen, um im Anschluss ein Angebot zu unterbreiten.
Bitte melden Sie sich bei Frau Zhu-Losch, um einen Termin abzustimmen. Bitte planen Sie mindestens einen Tag im Vorfeld für die Terminabstimmung ein.
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Kontakt:
E-Mail-Adresse: carlamaria.zhu-losch@swp-berlin.org
- Nebenangebote sind nicht zugelassen.
- Ab einem Auftragswert von über 30.000 € wird ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt angefordert.
- Die Nichtvorlage geforderter Unterlagen kann zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.
- Fremdsprachige Nachweise sind mit beglaubigter deutscher Übersetzung einzureichen.
b)
CPV-Codes
Videokonferenzeinrichtungen (32232000-8)
c)
Ort der Leistungserbringung
10719 Berlin
-
Stiftung Wissenschaft und Politik - German Institute for International and Security Affairs
Ludwigkirchplatz 3-4
10719 Berlin
-
Stiftung Wissenschaft und Politik - German Institute for International and Security Affairs
Ludwigkirchplatz 3-4
10719 Berlin
7.
Zulassung von Nebenangeboten
Nein
8.
Bestimmungen über die Ausführungsfrist
schnellstmöglich: Nach Zuschlagserteilung, Fertigstellung und Abnahme in Abstimmung mit der Auftraggeberin (voraussichtlich Q1 2026).
Lieferung und betriebsfertige Installation in Abstimmung mit der SWP, Fertigstellung bis März 2026
Lieferung und betriebsfertige Installation in Abstimmung mit der SWP, Fertigstellung bis März 2026
9.
Höhe geforderter Sicherheitsleistungen
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Der Bieter erklärt, dass eine gültige Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen besteht:
- Personenschäden: mindestens 1.500.000 €
- Sach- und Umweltschäden: mindestens 500.000 €
Die Höchstersatzleistung des Versicherers für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss mindestens das Zweifache der vorgenannten Deckungssummen je Schadensfall betragen (zweifache Maximierung).
Sofern die bestehenden Deckungssummen diese Anforderungen derzeit nicht erfüllen, verpflichtet sich der Bieter, spätestens unmittelbar nach Zuschlagserteilung die erforderliche Anpassung der Versicherungssummen für die Laufzeit des Vertrages vorzunehmen.
Ein Nachweis über das Bestehen der entsprechenden Versicherung ist mit dem Angebot einzureichen.
Der Bieter erklärt, dass eine gültige Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen besteht:
- Personenschäden: mindestens 1.500.000 €
- Sach- und Umweltschäden: mindestens 500.000 €
Die Höchstersatzleistung des Versicherers für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss mindestens das Zweifache der vorgenannten Deckungssummen je Schadensfall betragen (zweifache Maximierung).
Sofern die bestehenden Deckungssummen diese Anforderungen derzeit nicht erfüllen, verpflichtet sich der Bieter, spätestens unmittelbar nach Zuschlagserteilung die erforderliche Anpassung der Versicherungssummen für die Laufzeit des Vertrages vorzunehmen.
Ein Nachweis über das Bestehen der entsprechenden Versicherung ist mit dem Angebot einzureichen.
10.
Wesentliche Zahlungsbedingungen
Abschlags- und Schlusszahlungen im Rahmen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil B (VOL/B).
11.
Unterlagen und Anforderungen zur Beurteilung der Eignung des Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen
Mit dem Angebot einzureichende Unterlagen
Mit dem Angebot sind die nachfolgend aufgeführten Unterlagen vollständig ausgefüllt und in Textform gemäß § 126b BGB über die e-Vergabe-Plattform des Bundes einzureichen.
Fehlende oder unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss des Angebots führen.
________________________________________
a) Formale Angebotsunterlagen
- aussagekräftiges Angebot inkl. Angabe der Einzelpreise
- Technisches Angebot mit vollständiger Komponentenliste (Audio-, Video-, Steuertechnik)
- Systemkonzept mit Funktionsbeschreibung und Blockschaltbild
- Konzept zur Raumakustikverbesserung
- schriftliches Schulungskonzept
- Detaillierte Zeit- und Montageplanung
- Darstellung der Betriebsorganisation (Aufbau, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten)
- Nachweis der erfolgten Besichtigung der Räumlichkeiten (Bestätigung der Besichtigung)
________________________________________
b) Nachweise und Eigenerklärungen
- Eigenerklärung zur Eignung und zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 31 UVgO
- Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung
o Personenschäden: mindestens 1.500.000 €
o Sach- und Umweltschäden: mindestens 500.000 €
- Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, z. B. durch aktuelle Bankauskunft oder Bilanz
- Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohns
- Nachweise technischer Leistungsfähigkeit (z. B. 3 Referenzen Hybrid-/Medientechnik)
- Nachweis qualifiziertem Fachpersonals (Medientechnik, Elektroinstallation)
________________________________________
c) Weitere Erklärungen
- Erklärung zu etwaigen Unteraufträgen (z. B. für Elektro- oder Programmierarbeiten), inkl.:
o Beschreibung der beauftragten Leistungen
o Verpflichtungserklärung der Nachunternehmen
- Erklärung Bietergemeinschaft (sofern zutreffend), unterschrieben von allen Mitgliedern
o Benennung eines bevollmächtigten Vertreters
o Erklärung gesamtschuldnerischer Haftung
________________________________________
d) Hinweise der Auftraggeberin
- Die Begehung des Großen Konferenzraums vor Angebotsabgabe wird empfohlen: Anmeldung bei Frau Zhu-Losch, SWP
- Nebenangebote sind nicht zugelassen.
- Ab einem Auftragswert von über 30.000 € wird ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt angefordert.
- Die Nichtvorlage geforderter Unterlagen kann zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.
- Fremdsprachige Nachweise sind mit beglaubigter deutscher Übersetzung einzureichen.
Mit dem Angebot sind die nachfolgend aufgeführten Unterlagen vollständig ausgefüllt und in Textform gemäß § 126b BGB über die e-Vergabe-Plattform des Bundes einzureichen.
Fehlende oder unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss des Angebots führen.
________________________________________
a) Formale Angebotsunterlagen
- aussagekräftiges Angebot inkl. Angabe der Einzelpreise
- Technisches Angebot mit vollständiger Komponentenliste (Audio-, Video-, Steuertechnik)
- Systemkonzept mit Funktionsbeschreibung und Blockschaltbild
- Konzept zur Raumakustikverbesserung
- schriftliches Schulungskonzept
- Detaillierte Zeit- und Montageplanung
- Darstellung der Betriebsorganisation (Aufbau, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten)
- Nachweis der erfolgten Besichtigung der Räumlichkeiten (Bestätigung der Besichtigung)
________________________________________
b) Nachweise und Eigenerklärungen
- Eigenerklärung zur Eignung und zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 31 UVgO
- Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung
o Personenschäden: mindestens 1.500.000 €
o Sach- und Umweltschäden: mindestens 500.000 €
- Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, z. B. durch aktuelle Bankauskunft oder Bilanz
- Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohns
- Nachweise technischer Leistungsfähigkeit (z. B. 3 Referenzen Hybrid-/Medientechnik)
- Nachweis qualifiziertem Fachpersonals (Medientechnik, Elektroinstallation)
________________________________________
c) Weitere Erklärungen
- Erklärung zu etwaigen Unteraufträgen (z. B. für Elektro- oder Programmierarbeiten), inkl.:
o Beschreibung der beauftragten Leistungen
o Verpflichtungserklärung der Nachunternehmen
- Erklärung Bietergemeinschaft (sofern zutreffend), unterschrieben von allen Mitgliedern
o Benennung eines bevollmächtigten Vertreters
o Erklärung gesamtschuldnerischer Haftung
________________________________________
d) Hinweise der Auftraggeberin
- Die Begehung des Großen Konferenzraums vor Angebotsabgabe wird empfohlen: Anmeldung bei Frau Zhu-Losch, SWP
- Nebenangebote sind nicht zugelassen.
- Ab einem Auftragswert von über 30.000 € wird ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt angefordert.
- Die Nichtvorlage geforderter Unterlagen kann zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.
- Fremdsprachige Nachweise sind mit beglaubigter deutscher Übersetzung einzureichen.
12.
Zuschlagskriterien
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Maßgeblich für die Wertung sind folgende Kriterien:
40 % Preis
40 % Konzept zur Verbesserung der Raumakustik (Bewertet wird das Verständnis des Auftragnehmers für die Aufgabenstellung sowie die Plausibilität und technische Qualität des vorgeschlagenen Umsetzungskonzepts.)
#
20 % Qualität der Referenzen
Bewertet wird die Qualität und Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen hinsichtlich Komplexität, technischer Umsetzung und Übertragbarkeit auf den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand: Projekte mit hybrider Konferenztechnik in denkmalgeschützten Räumen.
Es werden max. drei Referenzen je Bieter bewertet.
Der Durchschnitt der drei Einzelbewertungen ergibt die Gesamtpunktzahl für das Kriterium „Qualität der Referenzen“.
Diese wird auf max. 20 % Gewicht in der Gesamtwertung umgerechnet.
In die Wertung gehen höchstens drei Referenzen je Bieter ein. Werden mehr als drei Referenzen eingereicht, wählt die Auftraggeberin die inhaltlich am besten vergleichbaren drei Referenzen aus. Nur diese werden wertungsrelevant berücksichtigt.
40 % Preis
40 % Konzept zur Verbesserung der Raumakustik (Bewertet wird das Verständnis des Auftragnehmers für die Aufgabenstellung sowie die Plausibilität und technische Qualität des vorgeschlagenen Umsetzungskonzepts.)
#
20 % Qualität der Referenzen
Bewertet wird die Qualität und Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen hinsichtlich Komplexität, technischer Umsetzung und Übertragbarkeit auf den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand: Projekte mit hybrider Konferenztechnik in denkmalgeschützten Räumen.
Es werden max. drei Referenzen je Bieter bewertet.
Der Durchschnitt der drei Einzelbewertungen ergibt die Gesamtpunktzahl für das Kriterium „Qualität der Referenzen“.
Diese wird auf max. 20 % Gewicht in der Gesamtwertung umgerechnet.
In die Wertung gehen höchstens drei Referenzen je Bieter ein. Werden mehr als drei Referenzen eingereicht, wählt die Auftraggeberin die inhaltlich am besten vergleichbaren drei Referenzen aus. Nur diese werden wertungsrelevant berücksichtigt.
13.
Rechtsform, die eine Bietergemeinschaft nach Zuschlagserteilung annehmen muss
Bietergemeinschaften sind zugelassen. § 4 Nr. 4 VOL/B bleibt unberührt. Bietergemeinschaften werden nur berücksichtigt, wenn sie mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene bzw. mit einer von der e-Vergabe unterstützten elektronischen Signatur versehene Erklärung abgeben, in der die einzelnen Mitglieder genannt sind, ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist und in der sich die Mitglieder für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten.
14.
Sonstige Angaben
Dieses Vergabeverfahren wird über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) durchgeführt. Die Vergabeunterlagen sind ausschließlich auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes einsehbar und können dort kostenfrei ohne Registrierung heruntergeladen werden. Für die Angebotserstellung und -abgabe sind die Vergabeunterlagen zu verwenden.
-
Weitere Informationen zum Vergabeverfahren, zum Beispiel Änderungen der Vergabeunterlagen, Fristverlängerungen, Bieterfragen und deren Antworten, werden ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes bereitgestellt und müssen dort abgerufen werden. Um diese Informationen erhalten und selbst Bieterfragen stellen zu können, ist eine Registrierung auf der e-Vergabeplattform des Bundes erforderlich. Änderungen, Informationen und beantwortete Bieterfragen werden Vertragsbestandteil. Der Bieter kann sich im Rahmen der Vertragsdurchführung nicht auf Unkenntnis dieser Informationen berufen.
-
Das elektronische Angebot muss bis zum Ende der Angebotsfrist übertragen sein. Für das Hochladen des Angebots ist ebenfalls eine Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes erforderlich. Angebote in schriftlicher Form per Post oder in anderer Form sind nicht zugelassen.
-
Bieterfragen werden grundsätzlich nur beantwortet, wenn sie spätestens eine Woche vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe-Plattform des Bundes gestellt werden. Die Beantwortung später eingehender Bieterfragen liegt im Ermessen der Vergabestelle.
---
Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform des Bundes wenden Sie sich bitte an e-Vergabe-Helpdesk:
Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
Montag bis Donnerstag 08:00 - 16:00 Uhr
Freitag 08:00 - 14:00 Uhr
-
Weitere Informationen zum Vergabeverfahren, zum Beispiel Änderungen der Vergabeunterlagen, Fristverlängerungen, Bieterfragen und deren Antworten, werden ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes bereitgestellt und müssen dort abgerufen werden. Um diese Informationen erhalten und selbst Bieterfragen stellen zu können, ist eine Registrierung auf der e-Vergabeplattform des Bundes erforderlich. Änderungen, Informationen und beantwortete Bieterfragen werden Vertragsbestandteil. Der Bieter kann sich im Rahmen der Vertragsdurchführung nicht auf Unkenntnis dieser Informationen berufen.
-
Das elektronische Angebot muss bis zum Ende der Angebotsfrist übertragen sein. Für das Hochladen des Angebots ist ebenfalls eine Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes erforderlich. Angebote in schriftlicher Form per Post oder in anderer Form sind nicht zugelassen.
-
Bieterfragen werden grundsätzlich nur beantwortet, wenn sie spätestens eine Woche vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe-Plattform des Bundes gestellt werden. Die Beantwortung später eingehender Bieterfragen liegt im Ermessen der Vergabestelle.
---
Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform des Bundes wenden Sie sich bitte an e-Vergabe-Helpdesk:
Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
Montag bis Donnerstag 08:00 - 16:00 Uhr
Freitag 08:00 - 14:00 Uhr
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