1 Beschaffer
1.1 BeschafferOffizielle Bezeichnung: ThüringenForst - Anstalt öffentlichen RechtsArt des öffentlichen Auftraggebers: Anstalten des öffentlichen Rechts auf LandesebeneHaupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2 Verfahren
2.1 VerfahrenTitel: Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystems (PMS)Beschreibung: Der Auftraggeber beabsichtigt die Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystems (nachfolgend PMS) als Cloud- oder Inhouse-Variante zu beschaffen. Aufgrund der Abschaltung des bisher genutzten Systems zum 31.08.2026 soll die Implementierung zum frühestmöglichen Zeitpunkt nach dem Zuschlag erfolgen, muss jedoch spätestens im Frühsommer 2026 erfolgt sein. Der abzuschließende Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von 48 Monaten mit der Option auf zweimalige Verlängerung um weitere 24 Monate, sodass die maximale Laufzeit 96 Monate beträgt.Kennung des Verfahrens: a41bd75f-edf5-48d8-998a-0ec4bb5d5334Interne Kennung: 8012-D-400-2025-0020Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbBeschleunigtes Verfahren: nein
2.1.1 ZweckArt des Auftrags: DienstleistungenHauptklassifizierungscode(cpv): 79631000Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und GehaltsabrechnungZusätzlicher Klassifizierungscode(cpv): 48450000Softwarepaket für Zeiterfassung und PersonalverwaltungZusätzlicher Klassifizierungscode(cpv): 72212450Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware
2.1.2 ErfüllungsortOrt: GothaPostleitzahl: 99867NUTS-3-Code: Gotha(DEG0C)Land: Deutschland
2.1.4 Allgemeine InformationenZusätzliche Informationen: Um die Terminkette des Verfahrens halten zu können, wird um Bewerber-/Bieterfragen bis spätestens 13.10.2025, 9:00 Uhr gebeten.Rechtsgrundlage:Richtlinie 2014/24/EUvgv-
2.1.6 AusschlussgründeQuellen der Ausschlussgründe: BekanntmachungRein nationale Ausschlussgründe: Die Anlage 3.2 "Eigenerklärung zur Eignung" enthält sämtliche Ausschlusskritirien und ist bei der Teilnahmeantrags-/Angebotsabgabe ausgefüllt mit einzureichen.
5 Los
5.1 Interne Referenz-ID Los: LOT-0000Titel: Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystems (PMS)Beschreibung: Der Auftraggeber beabsichtigt die Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystems (nachfolgend PMS) als Cloud- oder Inhouse-Variante zu beschaffen. Aufgrund der Abschaltung des bisher genutzten Systems zum 31.08.2026 soll die Implementierung zum frühestmöglichen Zeitpunkt nach dem Zuschlag erfolgen, muss jedoch spätestens im Frühsommer 2026 erfolgt sein. Der abzuschließende Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von 48 Monaten mit der Option auf zweimalige Verlängerung um weitere 24 Monate, sodass die maximale Laufzeit 96 Monate beträgt.Interne Kennung: 8012-D-400-2025-0020
5.1.1 ZweckArt des Auftrags: DienstleistungenHauptklassifizierungscode(cpv): 79631000Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und GehaltsabrechnungZusätzlicher Klassifizierungscode(cpv): 48450000Softwarepaket für Zeiterfassung und PersonalverwaltungZusätzlicher Klassifizierungscode(cpv): 72212450Entwicklung von Zeiterfassungs- und PersonalverwaltungssoftwareOptionen:Beschreibung der Optionen: Option auf zweimalige Verlängerung um weitere 24 Monate, sodass die maximale Laufzeit 96 Monate beträgt
5.1.2 ErfüllungsortOrt: GothaPostleitzahl: 99867NUTS-3-Code: Gotha(DEG0C)Land: DeutschlandZusätzliche Angaben zum Erfüllungsort:
5.1.3 Geschätzte DauerLaufzeit: 48Monat
5.1.4 VerlängerungVerlängerung - Maximale Anzahl: 2
5.1.6 Allgemeine InformationenVorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziertDie Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: jaDiese Auftragsvergabe ist besonders auch geeignet für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU): jaZusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7 Strategische AuftragsvergabeArt der strategischen Beschaffung: Keine strategische Beschaffung
5.1.9 EignungskriterienQuellen der Auswahlkriterien: BekanntmachungKriterium: Spezifischer JahresumsatzBeschreibung: Der jährliche Umsatz für den Unternehmensbereich der ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Der jährliche Umsatz für den Unternehmensbereich der ausgeschriebenen Leistung darf 1.000.000,00 € pro Jahr nicht unterschreiten.Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollenKriterium: Durchschnittliche jährliche BelegschaftBeschreibung: 2. Die jährliche Anzahl an aktiven Mitarbeitenden, in dem Unternehmensbereich der ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, die die Implementierung der ausgeschriebenen Leistung übernehmen können. Die jährliche Anzahl der aktiven Mitarbeitenden darf 10 nicht unterschreiten.Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollenKriterium: Referenzen zu bestimmten DienstleistungenBeschreibung: 3. Es müssen drei vergleichbare, aktuelle Referenzen, bei denen in den letzten 60 Monaten die ausgeschriebene Leistung eingeführt wurde, nachgewiesen werden. Vergleichbar und aktuell ist eine Referenz, wenn a. es sich bei der Referenz um ein Unternehmen in Deutschland handelt. b. eine mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistung implementiert wurde. c. der Produktivbetrieb nach dem Go-Live mind. 6 Monate ohne Kündigung erfolgte.Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollenKriterium: Referenzen zu bestimmten DienstleistungenBeschreibung: 4. Anzahl der Kunden, bei denen in den letzten 60 Monaten die ausgeschriebene Leistung eingeführt wurde (max. 20 Punkte für alle Referenzen). a. die Gesamtanzahl aller Kunden, - 0-5 Kunden 0 Punkte - 6-10 Kunden 3 Punkte - 11-20 Kunden 5 Punkte - 21-X Kunden 10 Punkte b. die Gesamtanzahl der Kunden in öffentlicher Trägerschaft, - 0-3 Kunden 0 Punkte - 4-6 Kunden 3 Punkte - 7-9 Kunden 5 Punkte - 10-X Kunden 10 Punkte die sich für die ausgeschriebene Leistung entschieden haben.Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollenKriterium: Referenzen zu bestimmten DienstleistungenBeschreibung: 5. Konkret benannte Referenzen über die ausgeschriebene Leistung (max. 20 Punkte pro genannte Referenz). Hierzu bewertet der Auftraggeber drei vom Bewerber / von der Bewerbergemeinschaft eingereichte Referenzen gemäß den nachstehenden Festlegungen. Mindestvoraussetzung für die Wertung einer Referenz ist die erfolgreiche Implementierung der ausgeschriebenen Leistung, die Gegenstand des Angebots des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft ist, durch den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft, deren Abnahme sowie der Produktivbetrieb inkl. zusätzlicher Dienstleistungen beim Referenzgeber für mindestens sechs Monate ohne Kündigung. Die unter 3. konkret benannten Referenzen werden gemäß nachstehenden Festlegungen wie folgt bewertet (max. 20 Punkte pro genannte Referenz). Es werden die 3 Referenzen mit den höchsten Punktwerten berücksichtigt. Eigenschaft der Referenz Punktewert Referenzgeber ist ein öffentlicher Auftraggeber. 10 Punkte Der Referenzgeber beschäftigt Mitarbeiter nach TVöD & TVL. 4 Punkte Der Referenzgeber hat eine Organisationsstruktur mit mehreren örtlich getrennten Standorten und einer zentralen Personalabteilung und einer externen Abrechnungsstelle. 4 Punkte Der Referenzgeber weist mindestens 1.000 Beschäftigte auf. 2 Punkte Die Punktevergabe für das Kriterium 5 erfolgt wie in der Tabelle angegeben pro Referenz.Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollenInformationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werdenDer Auftraggeber behält sich den Zuschlag auf das Erstangebot vor
5.1.11 AuftragsunterlagenVerbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: DeutschInternetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=803455
5.1.12 Bedingungen für die AuftragsvergabeBedingungen für die Einreichung:Elektronische Einreichung: ErforderlichAdresse für die Einreichung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=803455Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: DeutschElektronischer Katalog: Nicht zulässigNebenangebote: Nicht zulässigDie Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässigFrist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 21/10/202509:00Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.Zusätzliche Informationen: Sofern Teilnahmeanträge unvollständig eingegangen sind, behält sich der Auftraggeber vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachzufordern.Auftragsbedingungen:Die Auftragsausführung ist bestimmten Auftragnehmern vorbehalten: NeinElektronische Rechnungsstellung: ErforderlichAufträge werden elektronisch erteilt: jaZahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15 TechnikenRahmenvereinbarung:Keine RahmenvereinbarungInformationen über das dynamische Beschaffungssystem:Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und NachprüfungÜberprüfungsstelle: Vergabekammer des Freistaates ThüringenInformationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, wenn: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach §134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Die Unwirksamkeit eines öfffentlichen Auftrags gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist.Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: ThüringenForst - Anstalt öffentlichen RechtsOrganisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: ThüringenForst - Anstalt öffentlichen RechtsOrganisation, die Angebote entgegennimmt: ThüringenForst - Anstalt öffentlichen RechtsOrganisation, die Angebote bearbeitet: ThüringenForst - Anstalt öffentlichen Rechts
8 Organisationen
8.1 ORG-0000Offizielle Bezeichnung: ThüringenForst - Anstalt öffentlichen RechtsIdentifikationsnummer: 16505100-0001-86Abteilung: ZentralePostanschrift: Hallesche Straße 20Ort: ErfurtPostleitzahl: 99085NUTS-3-Code: Erfurt, Kreisfreie Stadt(DEG01)Land: DeutschlandE-Mail: zentralevergabestelle@forst.thueringen.deTelefon: 000Internet-Adresse: http://www.thueringenforst.deRollen dieser Organisation:BeschafferOrganisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstelltOrganisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstelltOrganisation, die Angebote entgegennimmtOrganisation, die Angebote bearbeitet
8.1 ORG-0001Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Freistaates ThüringenIdentifikationsnummer: 16900334-0001-29Ort: WeimarPostleitzahl: 99423NUTS-3-Code: Weimar, Kreisfreie Stadt(DEG05)Land: DeutschlandE-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.deTelefon: +49 361-573321254Fax: +49 361-573321059Rollen dieser Organisation:ÜberprüfungsstelleInformationen zur BekanntmachungKennung/Fassung der Bekanntmachung: 4850bed2-5ff8-41a6-a106-281f58f72fa3- 01Formulartyp: WettbewerbArt der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – StandardregelungDatum der Übermittlung der Bekanntmachung: 19/09/202514:31Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch