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Öffentliche Ausschreibung nach UVgO

Liefer- / Dienstleistungsauftrag

13-24-00701

• elektronisch
  • ohne elektronische Signatur (Textform)

deutsch

Die Vergabeunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=746442

Vergabeunterlagen werden nur elektronisch zur Verfügung gestellt

RV Tagungsstätten Timmendorfer Strand
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit Tagungsstätten im Raum Wismar, Lübeck, Reinfeld und Schwerin bei der alle Bedingungen für die späteren Abrufe bereits jetzt festgelegt werden und die daher später ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb vorgenommen werden.

Die Leistung wird in 4 Losen vergeben:
Los 1 Raum Lübeck
Los 2 Raum Wismar
Los 3 Raum Reinfeld
Los 4 Raum Schwerin
Es kann ein Angebot für ein oder alle Lose abgegeben werden.
Die Rahmenvereinbarung wird pro Los für den Zeitraum 01.05.2025 bis 30.04.2027 abgeschlossen.
Bei den Seminaren handelt es sich in der Regel um eine Teilnehmergruppe von 16-18 Teilnehmer/innen plus 1 bis 2 Trainer/innen. Nach den Erfahrungen der letzten Jahre wird mit einer Dauer der Seminare zwischen 2 bis maximal 5 Tagen gerechnet.

Mindeststandards der Unterkunft und Verpflegung:
-Übernachtung in Einzelzimmern mit Dusche/WC oder vergleichbarem Doppelzimmer mit preisgleicher Einzelnutzung
-barrierefreier Zugang zur Tagungsstätte, zu den Tagungsräumen und zu dem Restaurant, sowie die Verfügbarkeit von behindertengerechten Zimmern sowie eine offen zugängliche barrierefreie Toilette (behindertengerechte Toilette)
-Zimmerreinigung und Wäschewechsel nach der deutschen Hotelklassifizierung bzw. bei Teilnehmerwechsel
-Einhaltung aller gültigen Hygienevorgaben (insbesondere bei Pandemie)
-Kostenfreie Parkplätze
-Frühstücksbuffet (Kontinentales Frühstück)
-Kaffeepause am Vormittag und am Nachmittag (Kaffee, Tee, Obst und/oder Gebäck) in der Nähe des Tagungs- bzw. Gruppenraumes
-Mittagessen in Form eines 2-Gang-Menüs (Hauptgang, Dessert oder Suppe) inkl. Salatbuffet und einem alkoholfreien Getränk (0,2 l Mehrweg)
-Abendbuffet oder alternativ Abendessen in Form eines 2-Gang-Menüs inkl. einem alkoholfreien Getränk (0,2 l Mehrweg)
-Alkoholfreie Tagungsgetränke zu einem Festpreis, der bei 0,75-Liter-Flaschen 2,50 € nicht übersteigt.

Anforderungen an den Tagungs- und die Gruppenräume
-kostenfreier direkter W-LAN Zugang im Tagungs- und den Gruppenräumen bzw. auseichend gutes LTE Netz
-1 Tagungsraum für bis zu 20 Personen (U-Form); mindestens 50 qm; 2 portable Pinnwände + Papier für Pinnwände für Tagungsraum 2 Flipcharts + Papier für Flipcharts für Tagungsraum
-1 Moderatorenkoffer (mit üblichem Material befüllt) für Tagungsraum
-Beamer oder Smartboard mit Anschlussmöglichkeit (HDMI) für PC und Videokamera für Tagungsraum
-1 Gruppenraum bis zu 10 Personen (Blockbestuhlung); mindestens 25 qm
-1 portable Pinnwand + Papier für Pinnwände für Gruppenraum (auch für optional weitere Gruppenräume)
-1 Flipchart + Papier für Flipchart für Gruppenraum (auch für optional weitere Gruppenräume)
-1 Moderatorenkoffer (mit üblichem Material befüllt) für Gruppenraum (auch für optional weitere Gruppenräume)
-weitere Gruppenräume je nach Bedarf auf konkrete Anforderung des Auftraggebers (optional).

Rahmenbedingungen
Die Tagungsstätte muss eine ruhige und störungsfreie Arbeitsatmosphäre gewährleisten (z. B. keine Bauarbeiten und keine lärmenden Aktivitäten in Nebenräumen und den Fluren).
Die Tagungsstätte ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln zeitnah zu erreichen (mit öffentlichen Verkehrsmitteln innerhalb von 45 Minuten vom nächstgelegenen Bahnhof). Dies ist durch geeignete Unterlagen nachzuweisen. Ergänzende Alternativen zum Transport (z.B. kostenfreier Shuttle-Service) sind zulässig.
Unterstützung der Seminarorganisation und -durchführung im üblichen Rahmen (Führen der Teilnehmerliste beim Check-In, Erstellen der Namensschilder, Wegweisung zu den Veranstaltungsräumen, Verteilung von Seminarunterlagen, Erstellung von dienstlich erforderlichen Kopien zu einem maximalen Preis von 0,15 € / Seite).
Das Mittagessen wird zeitlich an die Seminarorganisation angepasst (zügiger Service, Dauer maximal 1 Stunde).
Es wird überaus großer Wert auf Hygiene und Sauberkeit gelegt.
Geltende Hygienevorgaben sind zwingend einzuhalten.

Hauptteil (1):

Dienstleistungen des Hotel- und Gaststättengewerbes und des Einzelhandels (55000000)

Raum Wismar, Lübeck, Reinfeld und Schwerin

Die Leistung wird in 4 Losen vergeben.
Beschreibung der Losaufteilung:
Die Leistung wird in 4 Losen vergeben:
Los 1 Raum Lübeck
Los 2 Raum Wismar
Los 3 Raum Reinfeld
Los 4 Raum Schwerin

Maximale Anzahl an Losen, die an einen Bieter vergeben werden können: 4