Ausschreibungsdetails
Ziel ist es, existierendes und aufzunehmendes Schriftgut zusammen mit den beschreibenden Metadaten in einem integrierten System über ein Web-Portal für alle Universitätsmitglieder zur Verfügung zu stellen und geeignete Bearbeitungsprozesse zu automatisieren. Darüber hinaus sollen Fachverfahren mit dem Ziel angeschlossen werden, Dokumente strukturiert in die Akten des Dokumentenmanagementsystems zu übernehmen, lesbar über den Dokumentenlebenszyklus den Fachverfahren anzubieten und die Aufbewahrungsfristen anzusteuern.
Die Universität nutzt derzeit das Dokumentenmanagementsystem VIS 6 der Firma PDV GmbH Erfurt mit einzelnen Anwendungsfällen.
Mit der Einführung des Systems verfolgt die TU Ilmenau die folgenden Ziele:
• Ausbau des Dokumentenmanagements und Integration in die Abläufe und IT-Infrastruktur der Universität
• Strukturierte und revisionssichere Schriftgutverwaltung,
• Unterstützung der Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen,
• Transparenz der Prozesse,
• Automatisierung der Prozesse,
• Steigerung der Effektivität der Prozesse.
Vertragsgrundlage des gewählten Bereitstellungsmodells (SaaS) soll ein EVB-IT Cloudvertrag einschließlich der ergänzenden Vertragsbedingungen für Cloudleistungen (EVB-IT-Cloud AGB) in gültiger Fassung sein.
Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 GWB Abs.1
Nr. 6,7,8,9 i.V.m. §§ 108e, 299, 299a, 299b, 333, 334, 335 StGB Art. 2 § 2 des
Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung.
Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.1 Nr. 4,5 GWB i.V.m. §§
263, 264 StGB
das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.1 Nr. 1 GWB i.V.m. §
129 StGB.
Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.1 Nr. 1
GWB i.V.m. § 129a, § 129b StGB.
Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 2
GWB.
Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 123 GWB Abs.1
Nr. 2, 3 i.V.m. §§ 89a Abs. 2 Nr. 2, 89c, 261 StGB.
Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 2 GWB.
Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 5 GWB.
mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.
1 Nr. 7 GWB.
Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe
gem. § 123 Abs.1 Nr. 10 GWB i.V.m. §§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b
bis 233a StGB
Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 2
GWB.
das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.2 GWB i.V.m. § 21 des
Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, § 98c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des
Mindestlohngesetzes, § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und § 22 des
Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.
erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. §
124 Abs. 1 Nr. 4, 9 GWB.
Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr. 1
GWB.
Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr. 1
GWB
Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr. 1
GWB.
Ausschlussgründe gem. § 123 Abs.4 GWB.
Bewerber erklärt mittels Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe
gem. § 123 Abs.4 GWB.
Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 Nr.
4, 9 GWB.
Eigenerklärung das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 6
GWB, § 7 VgV.
Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 2 GWB.
Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 124 Abs.1 Nr. 3 GWB. _ Gemäß
Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23
der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 ist es verboten,
öffentliche Aufträge an die darin definierten Personen, Organisationen oder
Einrichtungen zu vergeben. Mit dem Teilnahmeantrag ist daher zu erklären, ob die
am Auftrag beteiligten Personen zu dem ausgeschlossenen Personenkreis gehören.
Ziel ist es, existierendes und aufzunehmendes Schriftgut zusammen mit den beschreibenden Metadaten in einem integrierten System über ein Web-Portal für alle Universitätsmitglieder zur Verfügung zu stellen und geeignete Bearbeitungsprozesse zu automatisieren. Darüber hinaus sollen Fachverfahren mit dem Ziel angeschlossen werden, Dokumente strukturiert in die Akten des Dokumentenmanagementsystems zu übernehmen, lesbar über den Dokumentenlebenszyklus den Fachverfahren anzubieten und die Aufbewahrungsfristen anzusteuern.
Die Universität nutzt derzeit das Dokumentenmanagementsystem VIS 6 der Firma PDV GmbH Erfurt mit einzelnen Anwendungsfällen.
Mit der Einführung des Systems verfolgt die TU Ilmenau die folgenden Ziele:
• Ausbau des Dokumentenmanagements und Integration in die Abläufe und IT-Infrastruktur der Universität
• Strukturierte und revisionssichere Schriftgutverwaltung,
• Unterstützung der Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen,
• Transparenz der Prozesse,
• Automatisierung der Prozesse,
• Steigerung der Effektivität der Prozesse.
Vertragsgrundlage des gewählten Bereitstellungsmodells (SaaS) soll ein EVB-IT Cloudvertrag einschließlich der ergänzenden Vertragsbedingungen für Cloudleistungen (EVB-IT-Cloud AGB) in gültiger Fassung sein.
elektronisch unter dieser Bekanntmachung/Kommunikation angegebenen InternetAdresse
kostenfrei zur Verfügung. Ein Anwendersupport für Bieter steht unter
derRufnummer: 0228/99 6101234 zur Verfügung.
____________
Hinweis zum Ausfüllen der EEE: Dienst zum Ausfüllen und Wiederverwenden
der EEE unter dem Link:
https://uea.publicprocurement.be/filter?lang=de Im nächsten Schritt „Ich bin ein
Wirtschaftsteilnehmer“ anklicken und dann die Option " eine Antwort erstellen"
anklicken Bitte weiterhin daraufachten, das im Teil IV Eignungskriterien „JA“
angeben werden muss um alle notwendigen Angaben eintragen zu können.
„Möchten Sie die Auswahlkriterien A-D
verwenden „JA“ anklicken. Der Globalvermerk ist nicht anzukreuzen. Dann kann
die EEE ausgefüllt und im gleichen Format (xml) sowie als PDF-Datei exportiert/
gespeichert werden.
____________
Hinweise zum Formblatt "Angaben zum Wirtschaftlich Berechtigten"
Das Formblatt muss für mind. einen Wirtschaftlich Berechtigten ausgefüllt
werden. Sollte das Formblatt unvollständig ausgefüllt werden, führt dies zum
Ausschluss aus dem Verfahren.
____________
§ 8 ThürVgG -Verfahrensanforderungen
(1) Bieter sind verpflichtet mit der Abgabe des Angebotes eine Eigenerklärung zur
Einhaltungder Bestimmungen des Vergabegesetzes vorzulegen. Das für das
öffentliche Auftragswesen zuständige Ministerium legt den Wortlaut der
Erklärung nach Satz 1 im Einvernehmen mit dem dafür zuständigen Ausschuss
des Thüringer Landtagsfest. Der Auftraggeber ist
verpflichtet, in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen darauf
hinzuweisen, dass nur Angebote gewertet werden können, welchen eine Erklärung
nach Satz 1 beigefügt ist. Gemäß § 8(1) ThürVgG ist das den Vergabeunterlagen
beigefügte Dokument „Anlage_Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz
gemäß § 8 2.1.6. Abs. 1 S.1“ mit dem Angebot einzureichen. Es können nur
Angebote gewertet werden, welche die genannte Erklärungenthalten.
Berufsausübung durch
Abgabe der EEE Teil IV Abschnitt A. Im Formblatt „EEE-Europäische
Eigenerklärung“ werden für den genannten Abschnitt folgende Angaben
verlangt: - Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder
Wohnsitzes. Das Formblatt „EEE-Einheitliche Europäische
Eigenerklärung“ steht unter dem in I.3) genannten Zugang
uneingeschränkt und vollständig zur Verfügung.
sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: - Nachweis über
die technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch Abgabe der EEE
Teil IV Abschnitt Cund D (Hinweis: bezogen auf die letzten 3
abgeschlossenen Geschäftsjahre) Im Formblatt „EEE-Europäische
Eigenerklärung “ werden für den genannten Abschnitt folgende
Angaben verlangt: - Angaben zu Lieferungen und Dienstleistungen der
genannten Art (dem Auftragsgegenstand vergleichbare Leistungen), -
Angaben zu technischen Fachkräften oder technischen Stellen, -
Angaben zur technischen Ausrüstung und Maßnahmen zur
Qualitätssicherung - Angaben zur Vertragserfüllung,
Lieferkettenmanagement und Überwachungssystem - Angabe zur
Kontrollmöglichkeit der Produktionskapazität bzw. seine technische
Leistungsfähigkeit sowie der Qualitätskontrolle - Angaben zu
Ausbildungsnachweisen oder Bescheinigungen über die berufliche
Befähigung (Dienstleister oder Unternehmen selbst oder seiner
Führungskräfte) - Angaben zu Umweltmanagementmaßnahmen,
Angaben zu den durchschnittlich jährlich Beschäftigtenzahlen und die
Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren - Angaben zu
Ausstattung, Geräte und technischen Ausrüstungen - Angaben zur
Unterauftragsvergabe, Bescheinigungen zu Qualitätssicherungsnormen,
Bescheinigungen zur Erfüllung der Anforderungen an die
Umweltmanagementsysteme oder -normen.
B. Im
Formblatt „EEE-Europäische Eigenerklärung“ werden für den
genannten Abschnitt folgende Angaben verlangt: - Der allgemeine
Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers der letzten 3 abgeschlossenen
Geschäftsjahre oder der durchschnittliche Jahresumsatz des
Wirtschaftsteilnehmers der letzten 3 Jahre - der spezifische Jahresumsatz
des Wirtschaftsteilnehmers in dem vom Auftrag abgedeckten
Geschäftsbereich der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre oder der
durchschnittliche Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in dem
betreffenden Bereich der letzten 3 Jahre - Sind die Informationen zum
Umsatz (allgemeiner oder spezifischer Umsatz) nicht für den gesamten
vorgegebenen Zeitraum erhältlich, Angabe, an welchem Datum das
Unternehmen des Wirtschaftsteilnehmers gegründet wurde oder seine
Tätigkeit aufgenommen hat.
ISO 27001,
BSI-IT-Grundschutz,
ISO 27018, Eigenerklärung zu Schulungen
Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) inklusive der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)
Vergabeunterlagen in folgenden Dateien: "070-24 2024 - Dokumentenmanagementsystem - EVB-IT-Anlage 2_Leistungsbeschreibung" und "070-24 2024 - Dokumentenmanagementsystem - EVB-IT-Anlage 3_Anforderungskatalog_Preisübersicht"
§ 160 GWB
Aufgrund der Vielzahl an Prozessen und deren Komplexität rund um den Dokumentenlebenszyklus an der Universität ist nur ein sukzessives und geordnetes Herangehen für die Implementierung der ITLösung möglich. Auch aus Kapazitätsgründen (in der Universität zur Verfügung stehenden Kapazitäten sowohl in den für die Dokumentenhaltung und -durchlauf fachlich zuständigen Organisationseinheiten als auch zentral für die Organisation und Systempflege) ist nur eine schrittweise Produktivsetzung mit Pilotierungsphasen möglich. Darüber hinaus sind mehrere ITFachverfahren als führende bzw. nachgeordnete Verfahren anzubinden.
Das Vorgehen benötigt entsprechende Zeiten. Es wird von einer Implementierungszeit für die im Leistungs- und Anforderungskatalog genannten Aufgabenstellungen von mindestens zwei Jahren ausgegangen. Die Implementierung von weiteren Bereichen und Prozessen in das System ist fortführend eine Daueraufgabe.
Zudem ist vorgesehen, eine große Nutzerzahl (alle Mitglieder der Universität) Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem zu gewähren, so dass z.B. die Tests vor den Freigaben einzelner Anwendungen umfassender vorgenommen werden müssen.
Zielstellung ist letztendlich ein stabiler Betrieb über mindestens 3 - 4 Jahre, so dass die beabsichtigten Effekte durch die Digitalisierungslösungen auch zum Tragen kommen können. Mit den o.g. sukzessiven Implementierungen als Einführungs- und Aufbauphase wurde die Laufzeit auf 5 Jahre plus zweier Verlängerungsoptionen von je einem 1 Jahr veranschlagt.
Zu berücksichtigen ist, dass innerhalb der Laufzeit auch eine Nachfolge zu organisieren ist. Es ist eine Cloud-Lösung gewählt worden, so dass dabei die ggf. erforderliche Migration auf ein anderes System bzw. eine andere Systemumgebung zu berücksichtigen ist.
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