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Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Beschaffungsamtes des BMI in der in den Vergabeunterlagen genannten Fassung, Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung vom 05. August 2003

Referenzen:
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte mindestens eine geeignete Referenz in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
● Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
● Wert des Auftrages,
● Zeitraum der Leistungserbringung,
● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
● Die Referenzen dürfen nicht älter als fünf Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
● Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
- Digitalisierung von Videobändern der folgenden Formate:
- VHS oder S-VHS im Umfang von mind. 140 Videobändern oder alternativ mind. 4.500 Minuten Laufzeit sowie
- VCR oder LVC im Umfang von mind. 5 Videobändern oder alternativ mind. 150 Minuten Laufzeit sowie
- V2000 im Umfang von mind. 3 Videobändern oder alternativ mind. 90 Minuten Laufzeit sowie
- U-matic im Umfang von mind. 50 Videobändern oder alternativ mind. 1.500 Minuten Laufzeit.
- Für alle Videobandformate muss die gesamte Anzahl an Videobändern oder alternativ Minuten Laufzeit erfüllt werden. Es ist bei den Referenzangaben unerheblich, ob dabei mehrere Aufträge über wenige Anzahlen Videobänder oder Minuten Laufzeit eingereicht werden; es kann eine Addition der erbrachten Digitalisierungen erfolgen, sofern die Referenzen bedingungsgemäß sind.
● Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein.
● Für die Referenzen ist das Formular "Vordruck Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie das Formular sofern erforderlich bitte mehrfach.
● Bei Angabe einer Mindestanzahl von Referenzen:
Es ist nur eine Referenz gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
Angaben zu Ressourcen und technischer Ausstattung:
Reichen Sie eine Eigenerklärung zu den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen und technischen Ausstattung ein, in der Sie folgende Aspekte näher erläutern:
● Transport (Art Fahrzeug, Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung)
● Standort der Durchführung der Digitalisierung (Adresse)
● Lagerung (Räumlichkeiten, Klimatisierung, Zugangsregelungen, Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sowie Adresse, falls abweichend vom Ort der Durchführung der Digitalisierung)
● Technische Ausstattung für alle verlangten Bandformate (Hersteller und Modellbezeichnung der eingesetzten Technik - insbesondere der jeweiligen Abspielgeräte/Player, Realisierung und Intervalle der Wartung der eingesetzten Technik, zur Verfügung stehende Methoden zur Reinigung der Bänder)
● Fachpersonal (Anzahl, Qualifikation bzw. Arbeitserfahrung)
Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung:
Beschreiben Sie die bei Ihnen eingesetzten Maßnahmen zur Qualitätssicherung. Aus dieser Darstellung muss hervorgehen, wie sichergestellt wird, dass die Videobänder sorgsam behandelt werden und dass die Vollständigkeit der Arbeiten sowie die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können.

Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen:
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Ausschlussgründe".
Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.

Unternehmensdaten:
Das Formular "Unternehmensdaten" ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen rein statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft insbesondere nach § 6 Wettbewerbsregistergesetz.
Bei Bietergemeinschaften ist das Formular für jedes Mitglied einzureichen.

siehe Vergabeunterlagen

Keine besondere Rechtsform; BGB-Gesellschaften haben einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen und sich zur gesamtschuldnerischen Haftung zu verpflichten.

Vorbehalt der Besichtigung der Lager- und Arbeitsräume:
Für eine abschließende Prüfung Ihrer Eignung und Ihrer für die Leistungserbringung vorgesehenen Ausstattung behält sich die Vergabestelle eine Besichtigung Ihrer Lager- und Arbeitsräume im Beisein von Mitarbeitern des Bundesarchivs vor. Die Besichtigung findet prinzipiell nur bei dem Bieter statt, welcher das bedingungsgemäß wirtschaftlichste Angebot abgibt. Die Besichtigung wird ca. 2-4 Stunden in Anspruch nehmen. Sie werden mind. 2 Wochen vor dem geplanten Besichtigungstermin informiert. Ist eine Besichtigung an dem geplanten Termin nicht möglich, kann ein Ausweichtermin abgestimmt werden. Die Besichtigung muss jedoch innerhalb von maximal 4 Wochen nach Mitteilung des vom Beschaffungsamt ursprünglich geplanten Besichtigungstermins stattfinden, andernfalls kann Ihnen der Zuschlag nicht erteilt werden. Stellt sich heraus, dass Anforderungen gem. Leistungsbeschreibung nicht erfüllt werden, kann Ihnen der Zuschlag ebenfalls nicht erteilt werden.
Hinweis: Eine Ausfuhrgenehmigung für die Magnetbänder in Drittstaaten (Nicht-EU-Länder) liegt nicht vor (siehe auch Abs. 3.5 der Leistungsbeschreibung), weshalb die geforderten Dienstleistungen an den physischen Magnetbändern innerhalb der EU-Mitgliedstaaten stattfinden muss. Aus diesem Grund ist zu beachten, dass eine Besichtigung der Lager- und Arbeitsräume nur in EU-Mitgliedstaaten stattfinden kann.

Optionale Besichtigung:
Zur Kalkulation des Angebotes bezüglich des Zustands der Videobänder wird die Besichtigung einer vom Bundesarchiv zusammengestellten Auswahl am Standort Lindenallee 55 57 in 15366 Hoppegarten ermöglicht. Zur Organisation der Besichtigungstermine ist es notwendig, dass Sie sich bei Interesse mit einer Nachricht über die e-Vergabeplattform des Bundes beim Beschaffungsamt des BMI melden - möglichst bis spätestens einschließlich 08.11.2024. Die Anzahl der Personen pro Teilnehmer ist bei der Besichtigung auf maximal zwei beschränkt.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Besichtigung des vom Bundesarchiv zur Verfügung gestellten Bandmaterials lediglich eine nach bestem Wissen und Informationslage basierende Auswahl darstellt. Das im Auftragsfall zu digitalisierende Material kann teilweise in einem besseren oder schlechteren Zustand sein. Bei der Angebotserstellung, insbesondere den Preisangaben, ist dies von Ihnen zu berücksichtigen.
Die Besichtigungen werden voraussichtlich in den Kalenderwochen 46/47 in 2024 durchgeführt.