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Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Beschaffungsamtes des BMI in der in den Vergabeunterlagen genannten Fassung, Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung vom 05. August 2003

a) Referenzen
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit tragen Sie bitte in der Vorlage "06_Vordruck_Referenzen" mindestens zwei gleichwertige Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
● Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
● Zeitraum der Leistungserbringung,
● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
● Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein.
Als fachlich vergleichbar werden Aufträge angesehen, die ebenfalls die Digitalisierung handschriftlicher oder gedruckter Dokumente/Originale aus Archivgut-Beständen (Aktenbände, Amtsbücher, Urkunden o. ä.), sowie in der hier geforderten Qualität und Funktionalität im Ausmaß von mind. 10.000 Dokumenten innerhalb eines Jahres (je Referenz), umfasst haben.
Für die Referenzen ist zwingend die Vorlage "06_Vordruck_Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage bitte mehrfach (1x je Referenz).
Es sind nur zwei Referenzen gefordert. Die detaillierte Beschreibung der ausgeführten Leistungen muss dem Beschaffungsamt des BMI die Prüfung ermöglichen, ob Ihre Referenz die aufgestellten Eignungsanforderungen erfüllt. Daher sind im Feld "Beschreibung der ausgeführten Leistung nach Art und Umfang" die oben genannten Mindestanforderungen an die jeweilige Referenz im Einzelnen darzustellen.
Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
b) Ressourcen
Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen" einzureichen, in welcher die folgenden Aspekte näher erläutert werden:
● Fachpersonal:
Bitte geben Sie an, auf welcher Qualifikation oder Arbeitserfahrung die fachliche Eignung des für die Leistungserfüllung dieses Auftrages vorgesehenen Personals basiert. Legen Sie die vorhandenen Fachkenntnisse und Erfahrungen dar.
Geben Sie darüber hinaus die Anzahl der an der Leistungserfüllung beteiligten Personen an. Es ist hinreichend plausibel darzulegen, dass die vorgesehenen Personalressourcen für die Leistungs-erbringung dieses Auftrages ausreichend sind.
c) Besichtigung des Archivgutes
Am 23.10.2024 oder 24.10.2024 müssen alle interessierten, potentiellen Bieter einen Einblick in Unterlagen, die für die Digitalisierung vorgesehen sind, in den Diensträumen des Bundesarchivs nehmen. Es werden beispielhafte Archivalien der für die Digitalisierung gezeigt.
Die Wahrnehmung dieses Angebots ist verpflichtend und wird für das Einreichen eines gültigen Angebotes vorausgesetzt.
Zur Organisation der Ortsbegehungstermine ist es notwendig, dass sich der Bieter bis spätestens 21.10.2024 beim Beschaffungsamt des BMI anmeldet (Kontaktaufnahme über die Nachrichten-funktion der eVergabe).
Die Anzahl der Personen pro Bieter ist dabei auf maximal zwei beschränkt. Der Anmeldung ist eine Liste mit folgenden Informationen pro Bieter beizufügen:
● Vorname,
● Name,
● Funktion (z.B. Vertrieb, Consultant, usw.),
● Personalausweisnummer (bei Bedarf),
● Mobilfunknummer.
Die Ortsbegehungen werden im Bundesarchiv in 12205 Berlin durchgeführt.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Besichtigungstermin einzig der Einsichtnahme in einzelne Bestände des Archivgutes dienen soll. Eine Beantwortung fachlicher oder die Form betreffende Fragen zur Ausschreibung erfolgt vor Ort nicht. Diese können in Form einer Bieterfrage auf der e-Vergabe-Plattform nachträglich gestellt werden, die Antworten werden allen Teilnehmern von der Vergabestelle über die e-Vergabe-Plattform zur Verfügung gestellt.
Fortsetzung unter 14

siehe Vergabeunterlagen

Keine besondere Rechtsform; BGB-Gesellschaften haben einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen und sich zur gesamtschuldnerischen Haftung zu verpflichten.

d) Erstellung von Test-Datensätzen
Im Rahmen der Angebotsauswertung kann der Bieter zur Bewertung der angebotenen Leistung zu einer Teststellung aufgefordert werden. Die Datenüberführung wird anhand von 200 Karteikarten durchgeführt. In Abstimmung mit der Vergabestelle werden dem Bieter seitens des Bundesarchivs spezifische Karteikarten zur Verfügung gestellt. Der Bieter erstellt die Datenüberführung und bringt die Karteikarten nach der Bearbeitung an das Bundesarchiv zurück. Der Zuschlag kann, sofern eine Teststellung erfolgt, erteilt werden, wenn die Teststellung größtenteils erfüllt ist und erkennbar ist, dass die Anforderungen an die Leistung sicher erfüllt werden können. Die Teststellung erfolgt für die Vergabestelle und das Bundesarchiv kostenfrei. Ein Anspruch des Bieters auf die Möglichkeit einer Teststellung besteht nicht.
e) Mit dem Angebot ist als Beleg für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen die Anlage Eigenerklärung Ausschlussgründe einzureichen.
f) Ausfuhrgenehmigung und Rückgabezusage
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Archivalien des Bundesarchives gem. §22 KGSG (Kulturgutschutzgesetz) und aktueller Genehmigungslage ausschließlich in EU-Mitgliedsstaaten verbracht werden dürfen. Eine aktuelle Ausfuhrgenehmigung hierfür liegt vor.
Darüber hinaus muss im Falle der Ausfuhr von Archivgut ins europäische Ausland zusätzlich zur Ausfuhrgenehmigung eine Rückgabezusage des jeweiligen Landes mit einer Aufstellung der jeweiligen Archivalien vorliegen (siehe Anlage 1 in der Leistungsbeschreibung).
Die zur Erlangung einer Rückgabezusage notwendigen Formalitäten und Kosten obliegen in diesem Fall der Auftragnehmerin. Die Rückgabezusage muss mit der Zuschlagserteilung vorliegen. Diese ist für den 09.12.2024 geplant. Sollte die Rückgabezusage bei der Zuschlagserteilung nicht vorliegen, ist alternativ eine Bestätigung des jeweiligen Ministeriums oder Vergleichbares dahingehend vorzulegen, dass die Rückgabezusage in Bearbeitung und zeitnah (innerhalb von 3 Wochen nach Zuschlagserteilung) erteilt werden wird und keine Gründe gegen eine solche Erteilung vorliegen. Ansonsten behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag dem Zweitplatzierten zu erteilen (siehe Nr. 4 der "Besonderen Bewerbungsbedingungen" und § 15 des Vertrages).
Auch im Falle einer Bearbeitung im Ausland ist sicherzustellen, dass die geforderten Bearbeitungs- und Gesamtprojektzeiten trotz ggf. notwendiger Genehmigungsverfahren zuverlässig eingehalten werden können.