Ausschreibungssuche

Wie Hauptauftraggeber siehe a)

Öffentliche Ausschreibung nach UVgO

Liefer- / Dienstleistungsauftrag

33.14/06413/01/2024

• elektronisch
  • ohne elektronische Signatur (Textform)

Die Vergabeunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=588536

Vergabeunterlagen werden nur elektronisch zur Verfügung gestellt

26.02.2024 - 10:00 Uhr

Die Umweltallianz Sachsen-Anhalt begeht im Jahr 2024 ihr 25-jähriges Jubiläum und erreicht damit einen Meilenstein für den betrieblichen Umweltschutz in Sachsen-Anhalt.
Das Motto für den Preis der Umweltallianz 2024 steht derzeit noch nicht fest. Der Preis wird voraussichtlich in drei Preiskategorien verliehen, von denen eine den Sonderpreis der Umweltallianz ausmacht, der ausschließlich den Mitgliedern der Umweltallianz Sachsen-Anhalt vorbehalten ist. Erfahrungsgemäß steht ein Preisgeld von insgesamt ca. 25.000,00 € zur Verfügung.
Das LAU beabsichtigt die Managementleistungen zur Durchführung der Jubiläumsveranstaltung inkl. des Wettbewerbs und der Verleihung des Preises der Umweltallianz extern zu vergeben.
Leistungsumfang
Auftragsgegenstand ist eine vorbereitende Dienstleistung mit überwiegend organisatorisch-technischen Arbeitsanteilen. Die für die Auslobung des Preises erforderlichen Dokumente (Flyer zur Auslobung + Bewerbungsunterlagen) werden von Seiten des AG erstellt und sind nicht Gegenstand dieses Auftrags.
Mit Ausnahme der Urkunden und symbolischen Schecks ist bei allen weiteren Dokumenten (z. B. Einladung Jubiläumsveranstaltung) kein Druck der Dokumente vorzusehen, sondern nur die Online-Nutzung.
Die zu erbringende Dienstleistung umfasst sämtliche im Zusammenhang mit der Planung und Durchführung der Festveranstaltung sowie der Auslobung und Verleihung des Preises der Umweltallianz Sachsen-Anhalt 2024 durchzuführenden Managementaufgaben mit Ausnahme der Einwerbung und Verwaltung der Preisgelder, der Akquise der Jury sowie der Erstellung des Auslobungsflyers und der Bewerbungsunterlagen.
Im Rahmen dieses Auftrages sind folgende Leistungen zu erbringen:
Geschäftsstelle des Preises (LOS 1)
voraussichtlich 03/2024 bis 11/2024
Der AN fungiert als Geschäftsstelle des Preises. Er nimmt die Bewerbungen an und steht als Ansprechpartner für interessierte Unternehmen zur Verfügung. Die Hauptaufgabe besteht in der Koordinierung und Begleitung der Jurytätigkeit für den Preis der Umweltallianz.
Hierzu gehören insbesondere:
- die Abstimmung mit dem/r Vorsitzenden bezüglich der Aufgabenverteilung und Organisation der Jurytätigkeit
- die Unterstützung der Jury bei der Erarbeitung der Bewertungskriterien
- die Terminkontrolle des Entscheidungsprozesses
- der Versand der eingegangenen Bewerbungen an die Jurymitglieder
- die Vorbereitung und Durchführung der Jurysitzung zur Präsentation der Finalisten
- die Beauftragung und Abrechnung des Caterings nach Freigabe des Finanzrahmens durch den AG
- die Zusammenfassung der Bewertungsergebnisse der Jurymitglieder in tabellarischer Form
- die Erstellung von Kurzporträts der Wettbewerbsbeiträge der Finalisten für die Veröffentlichung
- die Verschriftlichung der Juryentscheidung über die Bewertung der finalen Wettbewerbsbeiträge.
Das Auswahlverfahren ist mit allen Ergebnissen schriftlich festzuhalten.
Das Catering für die Jurysitzung ist vegetarisch/vegan zu gestalten. Zudem ist auf regionale Zutaten und Getränkehersteller zu achten. Die Ausgaben für die Getränke- und Essensversorgung gehen zu Lasten des AG. Der AN fordert nach Durchführung der Veranstaltung die gemäß Kalkulation hierfür entstandenen Kosten beim AG ab. Bei der Beauftragung sind die Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge durch den AN einzuhalten und zu dokumentieren. Die Reisekosten der Jurymitglieder trägt der AG und rechnet diese auf direktem Wege ab.
Durchführung der Jubiläumsveranstaltung (LOS 2)
voraussichtlich 05/2024 bis 11/2024
Die Jubiläumsveranstaltung soll im feierlichen Rahmen mit ca. 100 geladenen Gästen aus Politik, Wirtschaft und Verwaltung stattfinden.
Zu diesem Zeitpunkt ggf. für Veranstaltungen geltende Vorgaben/Einschränkungen sind vom AN zu berücksichtigen. Der AN übernimmt in enger Abstimmung mit dem AG die gesamte Vorbereitung und Durchführung dieser Jubiläumsveranstaltung der Umweltallianz.
Im Einzelnen sind dies:
- die Aufstellung des Finanzplanes und die Einholung aller erforderlichen Angebote für die Veranstaltungsdurchführung
- die Suche und Bindung geeigneter Räumlichkeiten für die Jubiläumsveranstaltung
- die Organisation des Caterings und der Saalausstattung inklusive mindestens eines Vor-Ort-Termins im Vorfeld
- die Ausarbeitung des Programms und des detaillierten Ablaufplanes
- die Vorbereitung der Einladungen für die Preisverleihung
- die Gewinnung und das Briefing von Festrednern/innen, ggf. Teilnehmer/innen für eine Podiumsdiskussion, Moderatoren/-innen, Laudatoren/-innen und Fotografen/-innen für die Veranstaltung
- das Management der Trailererstellung zur Präsentation der Finalisten des Preises. (Von jedem Finalisten wird ein Trailer seines Wettbewerbsbeitrages erstellt, der anlässlich der Preisverleihung erstmals vorgestellt werden soll. Die Trailerproduktion wird vom AG gesondert vergeben.)
- die Erstellung der Urkunden der Finalisten und Preisträger und der symbolischen Schecks der Sieger sowie der Urkunden für die Würdigung der langjährigen Mitglieder (max. 25) der Umweltallianz inkl. Einholung der notwendigen Unterschriften
- die Beauftragung und Abrechnung sämtlicher für die Veranstaltungsdurchführung notwendiger Drittleistungen nach Bestätigung des Finanzrahmens und der vorgesehenen Auftragsvergaben durch den AG, sofern nachfolgend keine anderen Festlegungen getroffen werden
- die Durchführung der Jubiläumsveranstaltung inkl. Preisverleihung
- die Zusammenstellung eines Presseclippings.
Das Catering für die Jubiläumsveranstaltung inkl. Preisverleihung ist vegetarisch/vegan zu gestalten. Zudem ist auf regionale Zutaten und Getränkehersteller zu achten. Die mit der Veranstaltung verbundenen Ausgaben für Getränke- und Essensversorgung, Saalmiete, Grafikleistungen, Druck der Urkunden und Schecks, Honorare und Reisekosten der Referenten/innen, Blumenschmuck, Fotografen/in etc. gehen zu Lasten des AG. Der AN fordert nach Durchführung der Veranstaltung die gemäß Kalkulation hierfür entstandenen Kosten beim AG ab. Bei der Beauftragung der Leistungen für die Durchführung der Veranstaltung sind die Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge durch den AN einzuhalten und zu dokumentieren.
Die Reisekosten der Jurymitglieder rechnet der AG auf direktem Wege ab.
Allgemeine Anforderungen und Rahmenbedingungen
Die Einwilligung der in den Trailern abgebildeten Personen und der Teilnehmenden an der Preisverleihung zur Verwendung der im Rahmen der Filmproduktion bzw. Festveranstaltung erstellten Foto-, Ton- und Videoaufnahmen zu Zwecken der PR- und Öffentlichkeitsarbeit des MWU und seines Geschäftsbereichs ist zu dokumentieren. Die Aufnahmen werden im Rahmen der Pressearbeit zudem an Medienvertreterinnen und -vertreter von Zeitungen sowie Rundfunksendern und Onlineredaktionen zur redaktionellen Berichterstattung sowie an Social-Media-Kanäle weitergegeben. Auch den beteiligten Partnerunternehmen, -organisationen oder -institutionen der Umweltallianz werden die Foto-, Ton- und Videoaufnahmen zur individuellen Nachberichterstattung zur Verfügung gestellt.
Der Bieter muss über einschlägige Referenzen verfügen. Die für den Auftrag vorgesehenen Mitarbeiter/innen sind mit Kurzvita konkret zu benennen sowie ihre berufliche Qualifikation (Abschlüsse, Fortbildung, Berufserfahrung) und auftragsrelevanten Erfahrungen darzulegen.
Das Angebot muss jeweils einen Festpreis für die einzelnen Leistungspakete enthalten. Zusätzliche darüber hinausgehende Aufwendungen wie beispielsweise Reise-, Kopier- oder sonstige Bürokosten können nicht gesondert vergütet werden.
Eine Rechnungslegung ist jeweils nach Abschluss der einzelnen Leistungspakete möglich. Die Endabrechnung ist bis 02.12.2024 beim AG vorzulegen.
Weitere Details sind der Angebotsabforderung zu dieser Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Landesamt für Umweltschutz Sachsen-Anhalt
Reideburger Straße 47
06116 Halle (Saale)

Losaufteilung in zwei Lose