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Bezeichnung:

Chatbots für die Bundesverwaltung

Referenznummer der Bekanntmachung:

ZIB 15.10 - 9916/22/VV : 1

Hauptteil:

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (72000000)

Dienstleistungen

Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung einer Chatbot-Softwarelösung für die Bundesverwaltung

Wert ohne MwSt.:

45.000.000,00

Währung:

EUR Euro

keine Aufteilung des Auftrags in Lose

Hauptteil:

Bereitstellung von Software (72268000)

Hauptteil:

Software-Implementierung (72263000)

Hauptteil:

Software-Unterstützung (72261000)

Hauptteil:

Software-Entwicklung (72262000)

NUTS-Code:

Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22, NUTS 3)

Aus der Rahmenvereinbarung kann bis zu einem Höchstwert von 45.000.000,00 Euro netto abgerufen werden.

Die Gesamtleistung wird in einem Los abgebildet.

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt.

Wert ohne MwSt.:

45.000.000,00

Währung:

EUR Euro

Laufzeit in Monaten: 30

Dieser Auftrag kann verlängert werden:

Die Laufzeit verlängert sich zu gleichbleibenden Konditionen automatisch zweimalig um jeweils12 Monate, sofern die Auftraggeberin der Vertragsverlängerung nicht spätestens drei Monate vor Vertragsende widerspricht. Die maximale Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt demnach 54 Monate.

Varianten/Alternativangebote sind nicht zulässig.

Optionen:

nein

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird:

nein

Ergänzung zu II.1.5) Der geschätzte Gesamtwert bildet den Höchstwert der Rahmenvereinbarung.

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen

Es sind keine Erlärungen und Nachweise einzureichen.

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens, füllen Sie bitte das Formular "Unternehmenszahlen" aus. Sie haben für sich - und für alle Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sowie für alle eignungsleihenden Unternehmen (sofern zutreffend) - die Anlage "Unternehmenszahlen" abzugeben. Soweit Sie für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Kapazitäten von Drittunternehmen in Anspruch nehmen, werden konzernangehörige Unternehmen ebenfalls als Drittunternehmen angesehen.

Bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft und Unterauftragnehmer mit Eignungsleihe werden die Umsätze aller Unternehmen addiert. Die Mindestanforderungen beziehen sich auf die addierten Zahlen.

Umsatz

Bitte geben Sie die Höhe des Gesamtjahresumsatzes in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren an. Es wird ein Mindestumsatz in Höhe von 20 Mio. Euro netto pro Geschäftsjahr gefordert.

Zusätzlich geben Sie bitte den Umsatz an, den Sie im Geschäftsbereich Chatbots jeweils in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielt haben. Hierbei wird ein Mindestumsatz von 750.000 Euro netto pro Geschäftsjahr gefordert.

Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/ Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Referenzen

Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand von mindestens sechs (6) geeigneten Referenzen mit Bezug zur gegenständlichen Leistung dar (vgl. Dokument "Leistungsbeschreibung"), wobei eine (1) der sechs Referenzen für die öffentliche Verwaltung (öffentlicher Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB) erbracht worden sein muss. Weiterhin werden folgende inhaltliche Anforderungen werden an die einzureichenden Referenzen gestellt:

• drei (3) Referenzen zum Leistungsgegenstand "Implementierung/Realisierung einer Chatbotsoftware" (bspw. Themenbot/FAQ-Bot, Voicebot, Formularbot), wobei die jeweiligen Referenzen bei verschiedenen Kunden erbracht worden sein müssen.

Die drei (3) Referenzen müssen zudem folgende Anforderungen erfüllen:

o die Lösung muss vom jeweiligen Referenzgeber abgenommen worden sein und sich aktuell im Betrieb befinden (wenn möglich bitte mit Angabe einer öffentlich zugänglichen URL/bzw. Telefonnummer im Falle eines Voicebots)

o der Umfang der Projektrealisierung muss jeweils mindestens 50 Personentage betragen

• eine (1) Referenz zum Leistungsgegenstand "Betrieb und Services" einer Chatbot-Lösung mit folgenden Anforderungen:

o Herstellung der Betriebsbereitschaft:

 Auslieferung der Konfigurationsdateien mittels einer Template-Engine

 Integration in eine durch einen Kunden zur Verfügung gestellten Satz von Betriebskomponenten (z.B. Monitoring, Logging, Backup)

o Testing (Entwicklung von Testkonzepten, Testdurchführung):

 Umsetzung eines angemessenen Systemtests, Unit-, Last- sowie sicherheitsbezogenen Tests

 Sofern eine Integration der Testmaßnahmen in eine CI/CD Pipeline erfolgte, stellen Sie dies bitte dar

o Unterstützung beim Betrieb der Lösung:

 Wahrnehmung 3rd Level Supports beim Kunden

 Darstellung der unterstützenden Tätigkeiten

o Containerbasierte Bereitstellung der Softwarelösung:

 Es muss eine angemessene Integration in eine Containerumgebung erfolgt sein

 Darstellung der Provisionierung, Skalierung und Parametrisierung

 Bitte geben Sie an, wie sie die Resilienz der einzelnen Anwendungskomponenten gewährleistet haben

o Betrieb der Lösung:

 Der Betrieb der Lösung muss On-Premise erfolgt sein

• eine (1) Referenz zum Leistungsgegenstand "kundenspezifische Weiterentwicklung der Chatbotsoftware (bspw. Generierung zusätzlicher Funktionen, Entwicklung von Schnittstellen)" im Umfang von mindestens 100 Personentagen.

• eine (1) Referenz zum Leistungsgegenstand "Erbringung von Schulungsleistungen für die Chatbotsoftware beim Auftraggeber" (Schulung von Anwendern und Administratoren) im Umfang von mindestens 10 geschulten Personen.

Zu allen Referenzen sind folgende Angaben zu machen:

- Beschreibung der ausgeführten Leistungen unter Bezugnahme auf den Leistungsgegenstand

- Umfang der gegenständlichen Leistung in Personentagen (Aufwand in Personentagen auf Seiten des Bieters),

- Zeitraum der Leistungserbringung,

- Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.

Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:

Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung, gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).

Sofern es sich (mit Ausnahme der drei (3) geforderten Referenzen zum Leistungsgegenstand "Implementierung/Realisierung einer Chatbotsoftware") um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand (z.B. der erreichte Meilenstein im Projekt) anzugeben. Im Falle eines nicht erfolgreichen Projektes soll grob beschrieben werden, weshalb es sich bei dem eingereichten Referenzprojekt um kein Erfolgreiches handelt. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.

Für die Referenzen ist die Vorlage "Vordruck Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage bitte mehrfach (1x je Referenz).

Es sind nur sechs (6) Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bewerbers nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, weitere als bedingungsgemäß betrachtete Referenzen einzureichen.

Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.

2) Mitarbeiterzahlen

Bitte geben Sie die durchschnittliche Mitarbeiteranzahl an, die pro Jahr in den letzten drei (3) angeschlossenen Geschäftsjahren im Leistungsbereich "Chatbots" eingesetzt wurde. Es wird eine Mindestzahl von 10 Mitarbeitern pro Jahr gefordert.

Mit Abgabe des Angebotes bestätigen Sie zudem, dass Sie aktuell über die folgende Anzahl an Mitarbeitern verfügen, die die in Kapitel 8 der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen erfüllen und zur Erbringung der gegenständlichen Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung eingesetzt werden können:

Projektleitung - Junior: 2

Projektleitung - Senior: 2

Projektmitarbeiter im Projektmanagement: 2

Redakteur: 2

Technischer Architekt: 2

Projektmitarbeiter - Softwarearchitekt: 2

Projektmitarbeiter - Softwareentwickler Junior: 6

Projektmitarbeiter - Softwareentwickler Senior: 3

QS-Verantwortlicher: 1

Projektmitarbeiter - Tester (Prüfer) Junior: 2

Projektmitarbeiter - Tester (Prüfer) Senior: 2

Designer: 1

Schulungsverantwortlicher: 2

Support: 2

Betriebsunterstützung: 4

DevOps-Entwickler: 2

Füllen Sie dazu bitte die Anlage "Unternehmenszahlen" aus. Sie haben für sich - und für alle Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaften sowie für alle Unterauftragnehmer (sofern zutreffend) - die Anlage "Unternehmenszahlen" abzugeben. Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer mit Eignungsleihe werden die Mitarbeiterzahlen aller Unternehmen addiert. Die Mindestanforderungen beziehen sich auf die addierten Zahlen.

Offenes Verfahren

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung.

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

Bei Rahmenvereinbarungen - Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier Jahre übersteigt:

Das Vergabeverfahren "Chatbots für die Bundesverwaltung" wird im Kontext der Dienstekonsolidierungsmaßnahme Chatbots durchgeführt, deren Ziel darin besteht eine einheitliche Software für die Nutzung von Chatbots in der Bundesverwaltung bereitzustellen, die auf verschiedene Kontexte adaptiert und durch entsprechende Schnittstellen (APIs) angesprochen werden kann.

Die Besonderheit bei der auszuschreibenden Rahmenvereinbarung besteht darin, dass das ITZBund als Umsetzungsverantwortliche Stelle (UVS) die zu beschaffende Chatbot-Lösung mit Unterstützung der späteren Auftragnehmerin in der Betriebsumgebung des IT-Dienstleisters ITZBund betreibt und diese den Bedarfsträgern in Form eines Software-as-a-Service-Modells (SaaS) bereitstellt. Nach Zuschlagserteilung müssen hierfür in Zusammenarbeit zwischen UVS und der Auftragnehmerin umfangreiche Anpassungs- und Implementierungsarbeiten vorgenommen werden, bevor die Software den Bedarfsträgern dieser Rahmenvereinbarung zur Verfügung gestellt werden kann.

Hierfür ist im Projekt ein Zeitraum von 6 Monaten nach Zuschlag vorgesehen. Erst im Anschluss kann der sukzessive Rollout für die abrufenden Behörden beginnen, welcher ebenfalls mit Customizing- und zum Teil Entwicklungsarbeiten verbunden ist. Aufgrund der notwendigen Anpassungsarbeiten kann der Rollout zudem nicht für alle Bedarfsträger parallel erfolgen, sodass schlussendlich für einige Bedarfsträger eine noch kürzere Restlaufzeit der Rahmenvereinbarung verbleiben wird.

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen:

ja

Tag:

19.09.2023

Ortszeit:

11:30

• Deutsch (DE)

Das Angebot muss gültig bleiben bis:

29.12.2023

Tag:

19.09.2023

Ortszeit:

11:31

Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

entfällt

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA).

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).

Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).

Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.

Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.

Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.