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Social-Media-Rahmenagentur für die Unabhängige Beauftragte für Fragen des sexuellen Kindesmissbrauchs (UBSKM)

BMFSFJ_2023_021

Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit (79416200)

Dienstleistungen

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) beabsichtigt, im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV Social-Media-Rahmenagentur für die Unabhängige Beauftragte für Fragen des sexuellen Kindesmissbrauchs (UBSKM) zu vergeben.

Nähere Angaben entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.

Berlin (DE300, NUTS 3)

Berlin

Gesucht wird/werden ein oder mehrere Unternehmen (Bietergemeinschaften), die vor dem Hintergrund tagesaktueller gesellschaftlicher und politischer Diskussionen in der Lage ist/sind, die UBSKM in ihren Themenfeldern kommunikativ sensibel und effektiv zu beraten und zu unterstützen. Dabei geht es im Kern um die redaktionelle, technische und strategische Betreuung der Social-Media-Aktivitäten der UBSKM inkl. Content-Produktion.

Der Auftragsbeginn ist ab 01. Januar 2024 geplant. Der Rahmenvertrag soll zunächst bis 31. Dezember 2025 geschlossen werden. Es besteht - vorbehaltlich der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel - die Option, den Vertrag maximal bis zum 31. Dezember 2027 zu verlängern.

Zentrale Aufgaben:

- Kontinuierliche Kommunikationsberatung für Social Media

- Content und aktives Community Management für den Twitter-Kanal @ubskm_de und den Instagram-Kanal @missbrauchsbeauftragte

- Erstellung von Redaktionsplänen und Grafiken

- Zurverfügungstellung von redaktionellen Tools zur inhaltlichen Abstimmung der Social-Media-Aktivitäten zwischen Agentur, Mitarbeitenden bei der UBSKM, Unternehmen und Unterauftragnehmenden unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutz- und Sicherheitsempfehlungen des BSI (u. a. C5)

- Regelmäßige Produktion von Animationen und Videocontent, insb. Reels (inkl. Konzeption, Skripterstellung, Drehteam und 4k-Videotechnik, Studio und Postproduktion)

- Creator/Creatorinnen-Relations (inkl. Beratung hinsichtlich der Zusammenarbeit, Vernetzung, Akquise, Entwicklung gemeinsamer Formate, Betreuung und Abrechnung)

- Konzeption und Umsetzung kanalübergreifender Werbekampagnen

- Platzierung des wöchentlichen UBSKM-Podcasts „einbiszwei“ auf gängigen Plattformen wie Spotify, Apple Podcasts, Google Podcasts, Deezer

- Aufbereitung und Bewerbung der Podcast-Inhalte für Instagram und Twitter

- Tracking und Reporting von Key Performance Indicators, darauf aufbauende Beratung zur Optimierung der Social-Media-Kanäle

- Bei Bedarf Konzept, Ausbau und Betreuung weiterer Social-Media-Kanäle des UBSKM, u. a. YouTube (@UBSKM) und TikTok (@missbrauchsbeauftragte)

- bei Bedarf Gesamtkoordination von Mediaschaltungen auf den genannten Plattformen: Vergabe von Einschaltaufträgen und deren Überwachung, Kontrolle und Abrechnung, Auswertung

- Tiefgreifende Kenntnisse hinsichtlich Barrierefreiheit (gemäß BITV) und Datenschutz (DSGVO) werden vorausgesetzt

01.01.2024

31.12.2025

Der Auftragsbeginn ist ab 01. Januar 2024 geplant. Der Rahmenvertrag soll zunächst bis 31. Dezember 2025 geschlossen werden. Es besteht - vorbehaltlich der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel - die Option, den Vertrag maximal bis zum 31. Dezember 2027 zu verlängern.

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Die Bewertung der Eignung der Bewerber/Bewerberinnen erfolgt anhand der im Bewertungsraster genannten Kriterien. Die Angaben der Bewerber/Bewerberinnen werden differenziert bewertet und eine Rangfolge der Teilnahmeanträge ermittelt. Das Bewertungsraster ist den zum Download bereitgestellten Unterlagen beigefügt.

Varianten/Alternativangebote sind nicht zulässig.

ja

Der Auftragsbeginn ist ab 01. Januar 2024 geplant. Der Rahmenvertrag soll zunächst bis 31. Dezember 2025 geschlossen werden. Es besteht - vorbehaltlich der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel - die Option, den Vertrag maximal bis zum 31. Dezember 2027 zu verlängern.

nein

Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bewerbergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bewerber/eine Bewerberin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für

das betreffende Unternehmen vorzulegen.

Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.

Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.

a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution

b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen

c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB. Der Bewerber/ Die Bewerberin hat nachzuweisen, dass auf ihn/sie keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe zutreffen. Hierzu ist mit dem Angebot eine Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u.a. beinhaltet, dass der Bewerber/die Bewerberin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage „Eigenerklärung_123_124“ ist hierfür zu nutzen.

d) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage Eigenerklärung „MiLoG“ kann genutzt werden.

Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bewerbergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bewerber/eine Bewerberin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die unter Punkt a) geforderten

Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.

Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.

Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.

a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre

b) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird

Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen

walten zu lassen.

Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.

a) Der Bewerber/Die Bewerberin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer/innen übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen.

b) Angabe bei Bewerbergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert

c) Zusicherung der grundsätzlichen Bereitschaft, zu ausgewählten Projekten mit weiteren externen Kommunikationsberaterinnen und -beratern zusammen zu arbeiten.

d) Bestätigung, dass Gender Mainstreaming als durchgängiges Prinzip eingehalten wird

e) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen

f) Übersicht in Form einer Liste über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber

g) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden

h) Zusicherung, dass die Möglichkeit der Skalierung der Teamgröße des Schlüsselpersonals (je nach Auftragsvolumen zum Auftragszeitpunkt) besteht

i) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen

j) Erfüllungsort ist Berlin; es ist darzulegen, wie die schnelle Leistungserbringung gesichert wird; es ist sicherzustellen, dass vor Ort genügend Personal zur Verfügung gestellt wird, um für den Auftraggeber eine schnelle und direkte Kommunikation zu ermöglichen

k) Nachweis über Kenntnisse des Styleguides der Bundesregierung

l) Nachweis über Kenntnisse hinsichtlich Barrierefreiheit (gemäß BITV) und barrierefreiem Posting auf Social Media Kanälen

m) Nachweis über Kenntnisse hinsichtlich Datenschutz (DSGVO)

n) Nachweis über Kenntnisse und Erfahrungen des Projektmanagements sowie der Instrumente, die für die Steuerung von Terminen, Kosten, Inhalt und Umfang von größeren Etats nötig sind.

o) Nachweis der Agentur oder des Schlüsselpersonals von Kompetenz in der Social Media Beratung und Unterstützung von politischen Akteuren und Initiativen.

p) Nachweis der Agentur oder des Schlüsselpersonals über Erfahrungen mit der Konzeption und Betreuung der Social Media Auftritte für eine öffentliche Verwaltung auf Landes- oder Bundesebene oder für einen vergleichbaren Auftraggeber.

q) Nachweis der Agentur oder des Schlüsselpersonals über Erfahrungen mit Online Marketing.

r) Abschließende Benennung aller vorgesehenen Mitglieder des Kernteams und des Projektleiters mit Angabe, wer welche Leistung erbringt und Angabe ihrer Qualifikationen (Angaben zum beruflichen Werdegang und Abschluss, Erfahrungen wie z. B. entsprechende Vorarbeiten und Veröffentlichungen).

s) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis der Erfahrung mit der Konzeption und Umsetzung erfolgreicher Social Media Kampagnen. Es ist jeweils mindestens 1 Referenz sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem "Vordruck Eignungsnachweise" beizufügen.

t) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis redaktioneller Kompetenz zur Vermittlung komplexer Sachverhalten, Nachweis durch entsprechende Posting-Beispiele. Es ist jeweils mindestens 1 Referenz für Instagram und Twitter sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem "Vordruck Eignungsnachweise" beizufügen.

u) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis gestalterische Kompetenz zur Vermittlung komplexer Sachverhalte, Nachweis durch entsprechende Posting-Beispiele. Es ist jeweils mindestens 1 Referenz für Twitter und Instagram sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem "Vordruck Eignungsnachweise" beizufügen.

v) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis videografischer Kompetenz zur Vermittlung komplexer Sachverhalte, Nachweis durch entsprechendes Kurzvideo-Beispiel (z. B. Reel). Es ist jeweils mindestens 1 Referenz sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem "Vordruck Eignungsnachweise" beizufügen.

Der Auftraggeber legt Wert auf eine qualitative hohe Erfüllung der Aufgabe. Die Bewertung der Eignung der Bewerber/Bewerberinnen erfolgt anhand der in der Anlage „Bewertungsraster Eignung“ genannten Kriterien. Für die Einreichung der geforderten Unterlagen ist die Anlage „Vordruck Eignungsnachweise“ zu verwenden.

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Verhandlungsverfahren

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote

ja

12.06.2023

10:00

• Deutsch (DE)

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.

Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o.g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.

Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss. Im Falle der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union endet die Frist 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.