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Beschaffung einer Digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für den Geschäftsbereich II Personal des Universitätsklinikum Halle (Saale)

HAL_UK_2023_09

Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung (48450000)

Lieferauftrag

Das Ziel dieser Ausschreibung ist die Einführung der digitalen Personalakte. Um das Ziel zu erreichen wird hierfür eine Software benötigt, welche die Bewirtschaftung der Digitalen Personalakte, die Prozessabbildung und die Rechtssicherheit gewährleistet. Hierbei ist zu beachten, dass diese Software eine Integration zum aktuellen Personalwirtschaftssystem SAP ERP ECC 6.08 HCM garantiert.

Des Weiteren soll neben der digitalen Personalakte ein Programm zur Dokumentenerstellung (Dokumentengenerator) eingeführt werden.

Ein Zeugnisgenerator soll ebenso eingeführt werden, welcher als Grundlage die Daten aus dem SAP verwendet.

Das Universitätsklinikum Halle (Saale) beabsichtigt im Rahmen der Ausschreibung den Abschluss eines EVB-IT Cloudvertrags.

285.000,00

EUR Euro

Halle (Saale), Kreisfreie Stadt (DEE02, NUTS 3)

Universitätsklinikum Halle (Saale)

Ernst-Grube-Straße 40

06120 Halle (Saale)

Das Projekt umfasst die Einführung und Implementierung der digitalen Personalakte für das Universitätsklinikum mit ca. 4.500 Mitarbeiter:innen, auf einem in der EU gehosteten Server (Cloud-Infrakstruktur). Da zukünftig ein zweiter Mandant (Medizinische Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg) mit ca. 1.000 Mitarbeiter:innen hinzukommen kann, ist eine zukünftige Separierung erforderlich.

Die Implementierung der Schnittstelle für den automatisierten Stammdatenaustausch, von SAP HCM und der digitalen Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugniserstellung ist vollständig durch den Auftragnehmer durchzuführen. Das heißt, er muss sowohl das exportierende System SAP HCM einrichten und parametrisieren, als auch das importierende System, die Lösung des Auftragnehmers, einrichten.

Neben der Implementierung des SAP HCM muss ein revisionssicheres Archivsystem Inhalt der Lösung sein, welches alle bestehenden und zukünftigen Personalakten und deren Dokumente archiviert und der Lösung zur Verfügung stellt.

Es ist ein ausführliches Berechtigungsmanagement gemeinsam mit dem UKH zu erarbeiten.

285.000,00

EUR Euro

Laufzeit in Monaten: 48

Beschreibung der Verlängerungen:

Mindestlaufzeit 4 Jahre mit automatischer Verlängerung jeweils um weitere 12 Monate, wenn er nicht mit einer im EVB-IT Cloud-Vertrag festgelegten Frist zum Vertragsende bzw. zum Ende des Verlängerungszeitraums gekündigt wird

8

Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (max. 20 Punkte)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (max. 78 Punkte)

Varianten/Alternativangebote sind nicht zulässig.

ja

optionale Erweiterung des Auftrages um die Einführung und Implementierung der digitalen Personalakt, Dokumentenerstellung und Zeugnisgenerierung für die Medizinische Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle- Wittenberg (ca. 1.100 Mitarbeiter:innen).

nein

Die Bewertung des Teilnahmeantrages erfolgt gem. Bewertungsmatrix (Tabellenblatt B-kriterien TNW in der Datei 2023_09_08_Teilnahme_Eignungsmatrix.xlsx). Es werden die 8 Bewerber mit der höchsten Punktzahl zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Es ist vorgesehen, dass nach Bewertung der eingegangenen Erstangebote gem. Bewertungsmatrix der Angebotsphase nur die 3 Bieter mit der höchsten Punktzahl zu Verhandlungsgesprächen eingeladen werden.

- Teilnahmeantrag ausgefüllt und unterschreiben (Textform)

- ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Teilnehmers (Formular UKH) (Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben) (Textform)

- ausgefüllte und unterschriebene Bewerbererklärung nach Abschnitt 2, Anlage 1a des Landes Sachsen-Anhalt (Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben) (oder Nachweis über Präqualifizierung) (Textform)

- sofern Sie eine Bewerbergemeinschaft bilden, ist die Anlage Bietergemeinschaftserklärung auszufüllen und zu unterschreiben (Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft zu unterschreiben) (Textform)

- aktueller Auszug Beruf- und Handelsregister in Kopie (nicht älter als 3 Monate) (in einfacher Kopie)

- vollständig ausgefüllte und unterschriebene Eignungsmatrix_Teilnahme (Textform)

- Unterschriebene Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens bzw. der Unternehmensgruppe in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022) für Aufträge in der EU (Mindestanforderung: mind. 2,5 Mio Euro Gesamtumsatz der Geschäftsjahre 2022, 2021, 2022). (Textform)

- Firmenpräsentation inkl. Darstellung der Unternehmens-/ Unternehmens-gruppenstruktur. Die Kurzpräsentation ist als PDF Datei in selbst zu wählender Form einzureichen.

- ausgefüllte leistungsspezifische Referenzliste (siehe Anlage 07, Tabellenblatt Referenzen_dig. Personalakte) mit 3 (drei) Referenzen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland in den letzten 3 Jahren vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, bei denen in Art und Umfang vergleichbare Leistungen (mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar) erbracht wurden, mit folgenden Angaben für jedes Referenzprojekt:

a) Name der Referenz (Mindestanforderung),

b) Kontaktdaten Ansprechpartner (Name, Adresse, Telefonnummer u. e-Mail Adresse) (Mindestanforderung)

c) Auftrag liegt nicht mehr als 3 Jahre vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung zurück (Mindestanforderung)

d) Projektgröße

- Anzahl der Mitarbeiter (Mindestanforderung: mind. 1.000 Mitarbeiter)

- Auftragswert

e) Projektumfang (Implementierung digitale Personalakte, Dokumentenerstellung und Zeugniserstellung)

Die Referenzen sind nach Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit den ausgeschriebenen Leistungen zu sortieren und durch den Bewerber zu priorisieren. (Textform)

- unterschriebene Eigenerklärung zur Anzahl IT- Fachkräfte (Projektleiter, Projektabwickler oder vergleichbar) beschäftigter Mitarbeiter*Innen in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages zum Stichtag 01.01.2023 in Deutschland vorgelegt hat. (Textform)

- Nachweis über die Zertifizierung Informationssicherheit, Cybersicherheit und Datenschatz nach DIN EN ISO/IEC 27001 (oder vergleichbare Zertifizierungen)

- sofern vorhanden: Nachweis über eine gültige Zertifizierung über ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015 (oder eine vergleichbare Zertifizierung des Unternehmens).

Verhandlungsverfahren

Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote

ja

30.05.2023

12:00

20.06.2023

• Deutsch (DE)

31.12.2023

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: „Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und

gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.