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Social Media Agentur für die KNAPPSCHAFT

ID: 2.088.076, Social Media Agentur

Öffentlichkeitsarbeit (79416000)

Dienstleistungen

Gegenstand des Auftrages ist ein Rahmenvertrag mit einer Social Media Agentur für die KNAPPSCHAFT.

Die Leistungen sind nach Abruf durch den Auftraggeber zu erbringen. Der Auftragswert wird pro Kalenderjahr auf 230.000 Euro/netto geschätzt, der Höchstwert beträgt pro Kalenderjahr maximal 250.000,00 Euro/netto. Ausgehend von einer Vertragslaufzeit von vier Jahren beläuft sich die Obergrenze des Rahmenvertrages auf 1.000.000,00 Euro zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer, d. h. unabhängig vom Zeitraum von 4 Jahren endet der Vertrag mit sofortiger Wirkung, sobald diese Obergrenze erreicht wird. Es besteht keine Abrufverpflichtung.

1.000.000,00

EUR Euro

Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51, NUTS 3)

Bochum

Der Umfang der zu erbringenden Leistungen im Rahmen des Vertrages stellt sich im Einzelnen wie folgt dar:

- Strategieentwicklung und -beratung über alle Social-Media Kanäle

- Beratung und Betreuung bei der Weiterentwicklung der vorhandenen oder zukünftig relevanten Social-Media-Kanäle und Aktivitäten

- Erstellung von Contentkonzepten im Bereich Social-Media und das Online-Magazin der KNAPPSCHAFT

- Erstellung von kreativem Content für die Social-Media-Kanäle und das Online-Magazin (Bewegtbild, Audio, Grafiken und Animationen, ggfs. Livestreams von Veranstaltungen)

- Beratung und Entwicklung zu Maßnahmen/Aktionen zur Verkaufsförderung

- Recherche und Kauf von Bildern und Videos für den Content inklusive der benötigten Lizenzen

- Laufende Optimierung des Contents anhand vorher abgestimmter KPI’s und den Learnings aus den Reportings (Kosten-Nutzen-Analyse)

- Eigenständige Recherche von interessantem und zielgruppen- und nutzenorientierten Content

- Aufgreifen von aktuellen Themen und Trends

- Mitwirkung beim Community-Management

- Beobachtung und Analyse des Wettbewerbs und daraus resultierende Optimierungen für die KNAPPSCHAFT

- Entwicklung und Abstimmung von Briefingvorlagen und Workflows

- Enge und produktive Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern

- Durchführung/Teilnahme an Workshops zwecks interner Social-Media Strategieausarbeitungen für Fachbereiche

- Erstellung und Unterstützung bei regelmäßigen Reportings

- Bereitstellung von offenen Dateiformaten (zum Beispiel: .ai, .psd, .xd, .svg)

- Bereitstellung von Styleguides und Dokumentationen von Designs, Styles und Animationsstilen

- Alle Webangebote sind an die Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung - BITV 2.0) gebunden, daher sind bei der Eingabe die Regeln der Barrierefreiheit zu berücksichtigen. Die Arbeitsgrundlage zur Herstellung der Barrierefreiheit ist die Barrierefreie Informationstechnik- Verordnung - BITV 2.0 vom 12. September 2011, die zuletzt durch Artikel 1 der Verordnung vom 21. Mai 2019 geändert worden ist - eine Ergänzung des Behindertengleichstellungsgesetzes (BGG) vom 27. April 2002. Die Verordnung kann im Internet eingesehen werden unter http:// www.gesetze-im-internet.de/bitv_2_0/BJNR184300011.html

Qualitätskriterium Name: Konzept - Wurden die geforderten Aufgaben erfüllt? / Gewichtung: 20

Qualitätskriterium Name: Konzept - Ist das Grobkonzept zielführend, d.h. können wir unsere Zielgruppe erreichen und beeinflusst es unser Image positiv? / Gewichtung: 30

Qualitätskriterium Name: Konzept - Sind die Beitragsentwürfe kreativ und bedarfsorientiert? / Gewichtung: 20

Kostenkriterium Name: Tagessätze - Geschäftsführung / Gewichtung: 2

Kostenkriterium Name: Tagessätze - Teamleitung / Gewichtung: 3

Kostenkriterium Name: Tagessätze - Beratung / Gewichtung: 10

Kostenkriterium Name: Tagessätze - Mediengestaltung / Gewichtung: 5

Kostenkriterium Name: Tagessätze - Text/Redaktion / Gewichtung: 5

Kostenkriterium Name: Tagessätze - Lektorat / Gewichtung: 5

01.04.2023

31.03.2024

Eine Vertragsverlängerung über den 31.03.2024 ist für weitere drei Jahre möglich. Hierzu muss bis spätestens drei Monate vor Vertragsende die Zustimmung von beiden Vertragspartnern in Schriftform vorliegen. Der Vertrag endet spätestens zum 31.03.2027, ohne dass es einer schriftlichen Kündigung bedarf.

Wird das genannte Auftragsvolumen vor dem zeitlich vereinbartem Vertragsende bereits ausgeschöpft, endet der Vertrag mit sofortiger Wirkung.

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Im Rahmen der Auswertung des Teilnahmewettbewerbs werden die Angaben der Bewerber in TW Anlage 2 zu der beruflichen Befähigung mit 10 Punkten (entspricht einer Gewichtung von 50 %) und zu den Referenzprojekten ebenfalls mit 10 Punkten (entspricht einer Gewichtung von 50 %) bewertet. Die Höchstpunktzahl beträgt insgesamt 20 Punkte. Ein Bewerber ist umso besser geeignet, je mehr Punkte er insgesamt erreicht hat. Sofern Mindestanforderungen nicht erfüllt sind, kann von der Eignung des Bewerbers nicht ausgegangen werden mit der Folge des Ausschlusses des Teilnahmeantrages.

I. Anzahl der Mitarbeitenden

Der Bewerber muss laufend mindestens 10 fest angestellte Mitarbeitende beschäftigen (Mindestanforderung).

II. Berufliche Befähigung/Qualifikation der Team- bzw. Projektleitung und stellv. Team- bzw. Projektleitung

Es können insgesamt maximal 10 Punkte für die berufliche Befähigung erreicht werden. Dies entspricht einer Gewichtung von 50 %.

Die Qualifikation der projektleitenden Person wird mit maximal 6 Punkten (entspricht einer Gewichtung von 30 %) und die Qualifikation der stellvertretenden projektleitenden Person wird mit maximal 4 Punkten (entspricht einer Gewichtung von 20 %) bewertet.

Die Person des Team-/Projektleitenden muss beim Bewerber fest angestellt sein und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Strategieentwicklung und Durchführung von Social Media Aktivitäten haben (Mindestanforderung). Bei einer mehr als 4-jährigen Berufserfahrung werden hierfür 2 Punkte vergeben. Sollten mehr als 5 Jahre Berufserfahrung vorliegen, werden diese mit 3 Punkten bewertet.

Die Person des stellvertretenden Team-/Projektleitenden muss ebenfalls beim Bewerber fest angestellt sein und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Strategieentwicklung und Durchführung von Social Media Aktivitäten vorweisen können (Mindestanforderung). Bei einer mehr als 4-jährigen Berufserfahrung werden diese mit 2 Punkten bewertet.

Für beide Profile ist mindestens eine Referenz vorzuweisen (Mindestanforderung). Für eine weitere Referenz je Profil werden Zusatzpunkte vergeben. Bei der Team-/Projektleitung können für eine weitere Referenz 3 Punkte und für die Referenz der stellvertretenden Team-/Projektleitung 2 Punkte erreicht werden.

III. Auswahl der Referenzprojekte des Unternehmens

Die Höchstpunktzahl für die Referenzprojekte des Unternehmens beträgt 10 Punkte (je Referenzprojekt max. 5 Punkte). Dies entspricht einer Gewichtung von 50 %.

Nachzuweisen sind mindestens zwei Referenzprojekte über Strategieentwicklungen und Durchführungen von Social Media Aktivitäten aus den letzten drei Jahren, jeweils verbunden mit einer aussagekräftigen Schilderung der Social Media Aktivität, des Leistungsumfangs, der Beifügung des Layouts und der Angabe des Social Media Budgets. Bei den Referenzprojekten werden Werbetext, Grafik, Fotografie sowie evtl. weitere Gestaltungsmerkmale auf ihr innovatives Potenzial geprüft und wie folgt bewertet:

Es werden Punkte im Intervall von 0 bis 5 vergeben. Je höher die Punktzahl, desto besser ist das Referenzprojekt. Somit ergibt sich folgendes Bewertungsschema:

0 Punkte = keine Angaben bzw. nicht wertbare Angaben

2,5 Punkte = keine außergewöhnliche Social Media Aktivität mit durchschnittlich überraschenden Elementen

5 Punkte = außergewöhnliche Social Media Aktivität mit überraschenden Elementen

Unter innovativem Potenzial verstehen wir Aktivitäten, die außergewöhnliche, kreative, überraschende und wegweisende Elemente enthalten. Damit sind Aktivitäten gemeint, die ihrer Zeit voraus sind und sich von der üblichen Branchenwerbung abheben.

Varianten/Alternativangebote sind nicht zulässig.

nein

nein

Sämtliche Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden und ein zulässiges und wertbares Angebot abgegeben haben, werden zu einer mündlichen Präsentation ihrer Konzepte und zur Verhandlung des Auftrages eingeladen.

Diese Präsentations- und Verhandlungstermine werden voraussichtlich vom 07.03.2023 bis 09.03.2023 in Bochum stattfinden und kurzfristig (per E-Mail und/oder telefonisch) mit den Bietern abgestimmt. Aufgrund der COVID-19-Pandemie behält die KBS sich vor, diesen Präsentationstermin per Videotelefonie oder über andere geeignete digitale Kommunikationswege durchzuführen. In diesem Termin wird eine Präsentation Ihrer Konzepte (Punkt 5.2 der Leistungsbeschreibung) erwartet.

Es wird erwartet, dass unter anderem mindestens zwei Personen (die im Teilnahmeantrag in der TW Anlage 2 genannte Projektleitung und stellvertretende Projektleitung), die im Falle einer Auftragserteilung mit dem Projekt betraut werden, diesen Termin wahrnehmen. Im Falle der Verhinderung ist eine Vertretung zu benennen, die auch im Auftragsfall die Vertretung übernimmt, sollte ein Vertretungsfall während der Projektlaufzeit auftreten. Von jedem wird ein aktiver Part während der Präsentation erwartet.

Den Teilnehmenden der KBS ist ein entsprechendes digitales Handout (PDF) zur Verfügung zu stellen.

Der Zeitrahmen für den Präsentations- und Verhandlungstermin beläuft sich auf 75 Minuten. Nach einer kurzen Vorstellungsrunde von circa 15 Minuten sollen maximal 30 Minuten für die Präsentation des Konzepts und maximal 30 Minuten für die anschließende Diskussion mit Fragen sowie die Verhandlung aufgewendet werden. Unabhängig von der individuellen Einteilung der Zeit werden jedenfalls insgesamt 75 Minuten nicht überschritten.

Die KBS behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen.

- TW Anlage 1 - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

TW Anlage 2 - Eigenerklärung zur Prüfung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit sowie zur Begrenzung der Anzahl der Bewerber

Bei Nichteinhaltung nur einer der Mindestanforderungen wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.

I. Anzahl der Mitarbeitenden

Der Bewerber muss laufend mindestens 10 fest angestellte Mitarbeitende beschäftigen (Mindestanforderung).

II. Berufliche Befähigung/Qualifikation der projektleitenden Person und stellv.projektleitenden Person

Die Person des Team-/Projektleitenden muss beim Bewerber fest angestellt sein und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Strategieentwicklung und Durchführung von Social Media Aktivitäten haben (Mindestanforderung). Die Person des stellvertretenden Team-/Projektleitenden muss ebenfalls beim Bewerber fest angestellt sein und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Strategieentwicklung und Durchführung von Social Media Aktivitäten vorweisen können (Mindestanforderung). Für beide Profile ist mindestens ein Referenzprojekt über eine Strategieentwicklung und Durchführung von Social Media Aktivitäten vorzuweisen (Mindestanforderung).

III. Auswahl der Referenzprojekte des Unternehmens

Nachzuweisen sind mindestens zwei Referenzprojekte über Strategieentwicklungen und Durchführungen von Social Media Aktivitäten aus den letzten drei Jahren, jeweils verbunden mit einer aussagekräftigen Schilderung der Social Media Aktivität, des Leistungsumfangs, der Beifügung des Layouts und der Angabe des Social Media Budgets.

- TW Anlage 3 - Eigenerklärung zum EU-Sanktionspaket gegen Russland.

Zwecks Überprüfung der Einhaltung unter anderem des § 1 Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz - MiLoG) fordert die Auftraggeberin für die Bewerber, die einen Zuschlag erhalten sollen, eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt von Amts wegen an.

Verhandlungsverfahren

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

ja

04.01.2023

11:00

25.01.2023

• Deutsch (DE)

2 (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote)

Etwaige Verfahrensrügen sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt werden oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der KBS, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.