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Agenturleistungen für die Bundesfachstelle Barrierefreiheit

ID:2.018.058

Öffentlichkeitsarbeit (79416000)

Dienstleistungen

Gegenstand des Auftrages ist ein Rahmenvertrag für Agenturleistungen der Bundesfachstelle Barrierefreiheit.

Die Leistungen sind nach Abruf durch den Auftraggeber zu erbringen. Der Umfang wird auf circa 60 bis 80 Personentage pro Jahr und 240 bis 320 Personentage in 4 Jahren geschätzt. Die abrufbare Höchstmenge der Rahmenvereinbarung liegt bei 300.000 Euro brutto. Es besteht keine Abrufverpflichtung.

Der Vertrag endet mit sofortiger Wirkung, sobald die genannte Höchstmenge hierbei erreicht wird.

252.000,00

EUR Euro

Berlin (DE300, NUTS 3)

Berlin

Der Umfang der zu erbringenden Leistungen im Rahmen des Vertrages stellt sich im Einzelnen wie folgt dar:

- Strategische Beratung/Entwicklung und Austausch zu allen Informations- und Kommunikationsmaßnahmen der BB

- Sparringspartner des Auftraggebers zu kreativen Ideen für Kommunikationsmaßnahmen

- Beratung des Auftraggebers in Fragen der zielgruppenspezifischen Ansprache

- Konzeption, Entwicklung und Durchführung von (Online/Hybrid/Präsenz und sonstigen) Veranstaltungsformaten

- Vermittlung von Fremdleistungen, (in der Gesamtsumme enthalten)

- Erstellung von Contentkonzepten und -strategien

- Erstellung von Content für die unterschiedlichen Kanäle. Hierbei kann es sich um redaktionelle Texte, Social Media Content, Erklärvideos, Infografiken, FAQ und Erklärtexte zum BFSG oder ähnliches handeln.

- Recherche und Kauf von Bildern und Videos für den Content inklusive der benötigten Lizenzen

- Erarbeitung und Entwicklung von redaktionellen Formaten

- Fortlaufende redaktionelle Betreuung und Erstellung von Themen zu den entwickelten Formaten

- Rechercheaufträge zu den Themen der Barrierefreiheit wie unter 1.1.3. der Leistungsbeschreibung aufgeführt

Weitere Kreationsleistungen werden ggf. beauftragt. Diese sind im Auftragswert enthalten. Das Corporate Design der Bundesfachstelle kann der Anlage 2 der Vergabeunterlagen entnommen werden.

Qualitätskriterium Name: Qualität der drei Grobkonzepte - Wurden die Anforderungen/ Aufgaben fachlich und kompetent erfüllt? / Gewichtung: 10

Qualitätskriterium Name: Qualität der drei Grobkonzepte - Sind die Aufgaben zielführend umgesetzt, können wir unsere Zielgruppe erreichen und auf das Thema Barrierefreiheit von Dienstleistungen nach BFSG sensibilisieren? / Gewichtung: 30

Qualitätskriterium Name: Qualität der drei Grobkonzepte - Sind die Beitragsentwürfe kreativ und bedarfsorientiert, auch bezüglich der Umsetzung von Barrierefreiheit, gestaltet? / Gewichtung: 30

Kostenkriterium Name: Tagessätze - Geschäftsführer / Gewichtung: 4

Kostenkriterium Name: Tagessätze - Beratung/ Betreuung / Gewichtung: 6

Kostenkriterium Name: Tagessätze - Gestaltung von Medien / Gewichtung: 5

Kostenkriterium Name: Tagessätze - Erstellung von Texten/Konzepten / Gewichtung: 5

Kostenkriterium Name: Tagessätze - Veranstaltungsmanagement / Gewichtung: 5

Kostenkriterium Name: Handlingspauschale / Gewichtung: 5

15.12.2022

14.12.2023

Eine Vertragsverlängerung über den 14.12.2023 ist für weitere drei Jahre möglich. Hierzu muss bis spätestens drei Monate vor Vertragsende die Zustimmung von beiden Vertragspartnern in Schriftform vorliegen. Der Vertrag endet spätestens zum 14.12.2026, ohne dass es einer schriftlichen Kündigung bedarf. Wird das unter Punkt 3 der Leistungsbeschreibung genannte Auftragsvolumen vor dem zeitlich vereinbartem Vertragsende bereits ausgeschöpft, endet der Vertrag mit sofortiger Wirkung.

3

Im Rahmen der Auswertung des Teilnahmewettbewerbs werden die Angaben der Bewerber in TW Anlage 3 zu der beruflichen Befähigung mit 10 Punkten (entspricht einer Gewichtung von 50 %) und zu den Referenzprojekten ebenfalls mit 10 Punkten (entspricht einer Gewichtung von 50 %) bewertet.

Voraussetzung für die Punktevergabe ist die Erfüllung sämtlicher Mindestanforderungen. Bei Nichteinhaltung nur einer der Mindestanforderungen wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.

Die Höchstpunktzahl beträgt insgesamt 20 Punkte. Ein Bewerber ist umso besser geeignet, je mehr Punkte er insgesamt erreicht hat. Wird eine Erklärung nicht eingereicht bzw. nicht abgegeben, erhält der Bewerber für dieses Auswahlkriterium für den Teilnahmewettbewerb 0 Punkte.

Die Punkte können wie folgt erzielt werden:

I. Berufliche Befähigung/Qualifikation der projektleitenden Person und stellv. projektleitenden Person

Es können insgesamt maximal 10 Punkte für die berufliche Befähigung erreicht werden. Dies entspricht einer Gewichtung von 50 %.

Die Qualifikation der projektleitenden Person wird mit maximal 6 Punkten (entspricht einer Gewichtung von 30 %) und die Qualifikation der stellvertretenden projektleitenden Person wird mit maximal 4 Punkten (entspricht einer Gewichtung von 20 %) bewertet.

Die projektleitende Person und die stellvertretende projektleitende Person müssen mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der strategischen Konzeption und Erstellung von Content- und Kommunikationsmaßnahmen haben (Mindestanforderung). Dazu gehören die Koordinierung/Betreuung von Print- und -hauptsächlich- Online-Materialien wie redaktionelle Formate, Videos, Grafiken etc..

Aber auch die Umsetzung und Durchführung von Veranstaltungen, Webinaren, und Konferenzen - analog, digital und hybrid - werden gefordert.

Zudem setzen wir Kenntnisse bezüglich der digitalen Barrierefreiheit voraus. Das beinhaltet auch Kenntnisse der gesetzlichen Grundlagen aus dem

Behindertengleichstellungsgesetz sowie der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0). Bei einer mehr als 4-jährigen Berufserfahrung in den genannten Bereichen werden hierfür 2 Punkte vergeben. Sollten mehr als 5 Jahre Berufserfahrung in den genannten Bereichen vorliegen, werden diese mit 3 Punkten bewertet.

Für beide Profile ist jeweils mindestens eine Referenz aus den letzten drei Jahren über die strategische Konzeption und Erstellung von Content- und Kommunikationsmaßnahmen vorzuweisen (Mindestanforderung). Belegt wird die Referenz jeweils durch eine kurze Aufgabenbeschreibung (max. 3 Seiten DIN A 4, 11 Pt.) für die Projekt-Betreuung einer barrierefreien Webseite.

Für eine weitere Referenz je Profil, die die vorstehenden Anforderungen erfüllt, (Zeitraum ist hierbei unerheblich) werden Zusatzpunkte vergeben. Bei der projektleitenden Person können für eine weitere Referenz 3 Punkte und für die Referenz der stellvertretenden projektleitenden Person 1 Punkt vergeben werden. Es kann sich bei der Referenz um eine barrierefrei gestaltete Webseite

oder eine Veranstaltung handeln. Belegt wird die Referenz jeweils durch eine kurze Aufgabenbeschreibung (max. 3 Seiten DIN A 4, 11 Pt.) für die Projekt-Betreuung einer barrierefreien Webseite oder einer Veranstaltung.

II. Auswahl der Referenzprojekte des Unternehmens

Der Bewerber muss mindestens 1 Referenzprojekt einreichen. Ein weiteres Referenzprojekt unterliegt der Bewertung:

Musskriterium:

Bei der ersten Referenz handelt es sich um eine Mindestanforderung: Der Auftragnehmer muss mindestens eine Referenz aus den letzten drei Jahren (ab 2019) über barrierefrei umgesetzte Veranstaltungen jeweils verbunden mit einer

aussagekräftigen Schilderung der Konzeption, der Umsetzung von Barrierefreiheit, des Formates (analog, digital, hybrid), des Leistungsumfangs vorweisen können. Die Referenzen können mit den Referenzen aus Punkt II übereinstimmen und sind an dieser Stelle ausführlich darzulegen.

Eine Bepunktung erfolgt bei dieser Referenz nicht. Kann diese Mindestanforderung nicht erfüllt werden, führt dies zum Ausschluss des Teilnahmeantrags.

Bewertungskriterium:

Der Bewerber sollte eine weitere Referenz über vergleichbare Aufträge, d. h. über barrierefrei umgesetzte Veranstaltungen oder eine barrierefrei gestaltete Webseite, jeweils verbunden mit einer aussagekräftigen Schilderung der Konzeption, der Umsetzung von Barrierefreiheit, des Formates (analog, digital, hybrid), des Leistungsumfangs, in den letzten 3 Jahren (ab 2019) benennen.

Für das weitere nachgewiesene Referenzprojekt werden maximal 10 Punkte vergeben (Bewertungskriterium). Dies entspricht einer Gewichtung von 50 %.

Bei den Referenzprojekten werden die Konzeption, das Format und die Umsetzung barrierefreier Gestaltungsmerkmale wie folgt bewertet:

1 Punkt = Die Konzeption, das Format und die Umsetzung von Barrierefreiheit wird nach den vom Unternehmen übermittelten Unterlagen als gering eingeschätzt.

5 Punkte = Die Konzeption, das Format und die Umsetzung von Barrierefreiheit wird nach den vom Unternehmen übermittelten Unterlagen als mittel/teilweise eingeschätzt

10 Punkte = Die Konzeption, das Format und die Umsetzung von Barrierefreiheit wird nach den vom Unternehmen übermittelten Unterlagen als hoch eingeschätzt

Sofern die Konzeption, das Format und die Umsetzung von Barrierefreiheit nach den vom Unternehmen übermittelten Unterlagen nicht erkennbar sind oder dazu keine Angaben gemacht wurden, werden 0 Punkte vergeben.

Varianten/Alternativangebote sind nicht zulässig.

nein

nein

Sämtliche Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden und ein zulässiges und wertbares Angebot abgegeben haben, werden zu einer mündlichen Präsentation ihres Konzeptes und zur Verhandlung des Auftrages eingeladen.

Diese Präsentations- und Verhandlungstermine werden voraussichtlich am 22.11.2022 und 23.11.2022 online stattfinden und kurzfristig (per E-Mail und/oder telefonisch) mit den Bietern abgestimmt.

In diesem Termin wird eine Präsentation Ihrer drei Grob-Konzepte (Punkt 5.1 der Leistungsbeschreibung) erwartet.

Sie erhalten sodann Gelegenheit, Ihr Angebot in weiteren Einzelheiten zu diskutieren und gegebenenfalls bei Änderungswünschen von Ihrer oder unserer Seite entsprechend anzupassen.

Es wird erwartet, dass unter anderem mindestens zwei Personen (die im Teilnahmeantrag in der TW Anlage 3 genannte projektleitende Person und stellvertretende projektleitende Person), die im Falle einer Auftragserteilung mit dem Projekt betraut werden, diesen Termin wahrnehmen. Im Falle der Verhinderung ist eine Vertretung zu benennen, die auch im Auftragsfall die Vertretung übernimmt, sollte ein Vertretungsfall während der Projektlaufzeit auftreten.

Von jedem wird ein aktiver Part während der Präsentation erwartet.

Den Teilnehmenden der KBS ist ein entsprechendes digitales Handout (PDF) zur Verfügung zu stellen.

Der Zeitrahmen für den Präsentations- und Verhandlungstermin beläuft sich auf 60 Minuten. Nach einer kurzen Vorstellungsrunde von circa 10 Minuten sollen maximal 30 Minuten für die Präsentation der drei Grob-Konzepte und maximal 20 Minuten für die anschließende Diskussion mit Fragen sowie die Verhandlung aufgewendet werden. Unabhängig von der individuellen Einteilung der Zeit werden jedenfalls insgesamt 60 Minuten nicht überschritten.

Die KBS behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen. In diesem Fall findet im Anschluss an die Präsentation eine Bewertung nach den unter Punkt 6 der Leistungsbeschreibung genannten Kriterien durch die an der Präsentation Beteiligten statt.

Im Falle von Verhandlungen fordert die Vergabestelle die Bieter auf Grundlage der (unter Umständen geänderten) Vergabeunterlagen gemäß § 17 Absatz 14 VgV zur Abgabe eines finalen Angebotes auf. Dieses wird unter Berücksichtigung der Präsentation im Anschluss nach den unter Punkt 6 der Leistungsbeschreibung genannten Kriterien durch die an der Präsentation Beteiligten bewertet.

- TW Anlage 1 - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

- TW Anlage 2 - Eigenerklärung zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit

Der Auftragnehmer muss eine Berufshaftpflichtversicherung während der gesamten Vertragszeit unterhalten und auf gesonderte Anforderung des Auftraggebers nachweisen. Er hat zu gewährleisten, dass zur Deckung eines Schadens aus dem Vertrag Versicherungsschutz in Höhe der nachfolgend genannten Deckungssummen besteht. Die Deckungssummen der Berufshaftpflichtversicherung des Auftragnehmers müssen mindestens betragen:

Für Personenschäden: 1.000.000,00 EUR

Für sonstige Schäden: 500.000,00 EUR

- TW Anlage 3 - Eigenerklärung zur Prüfung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit sowie zur Begrenzung der Anzahl der Bewerber

Bei Nichteinhaltung nur einer der Mindestanforderungen wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.

I. Berufliche Befähigung/Qualifikation der projektleitenden Person und stellv. projektleitenden Person

Die projektleitende Person und die stellvertretende projektleitende Person müssen mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der strategischen Konzeption und Erstellung von Content- und Kommunikationsmaßnahmen haben (Mindestanforderung). Dazu gehören die Koordinierung/Betreuung von Print- und -hauptsächlich- Online-Materialien wie redaktionelle Formate, Videos, Grafiken etc.. Aber auch die Umsetzung und Durchführung von Veranstaltungen, Webinaren, und Konferenzen - analog, digital und hybrid - werden gefordert.

Zudem setzen wir Kenntnisse bezüglich der digitalen Barrierefreiheit voraus. Das beinhaltet auch Kenntnisse der gesetzlichen Grundlagen aus dem Behindertengleichstellungsgesetz sowie der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0).

Für beide Profile ist jeweils mindestens eine Referenz aus den letzten drei Jahren über die strategische Konzeption und Erstellung von Content- und Kommunikationsmaßnahmen vorzuweisen (Mindestanforderung). Belegt wird die Referenz jeweils durch eine kurze Aufgabenbeschreibung (max. 3 Seiten DIN A 4, 11 Pt.) für die Projekt-Betreuung einer barrierefreien Webseite.

II. Auswahl der Referenzprojekte des Unternehmens

Der Bewerber muss mindestens 1 Referenzprojekt einreichen. Ein weiteres Referenzprojekt unterliegt der Bewertung:

Musskriterium:

Bei der ersten Referenz handelt es sich um eine Mindestanforderung: Der Auftragnehmer muss mindestens eine Referenz aus den letzten drei Jahren (ab 2019) über barrierefrei umgesetzte Veranstaltungen jeweils verbunden mit einer

aussagekräftigen Schilderung der Konzeption, der Umsetzung von Barrierefreiheit, des Formates (analog, digital, hybrid), des Leistungsumfangs vorweisen können. Die Referenzen können mit den Referenzen aus Punkt II übereinstimmen und sind an dieser Stelle ausführlich darzulegen. Eine Bepunktung erfolgt bei dieser Referenz nicht. Kann diese Mindestanforderung nicht erfüllt werden, führt dies zum Ausschluss des Teilnahmeantrags.

- TW Anlage 6 - Eigenerklärung zum EU-Sanktionspaket gegen Russland.

Zwecks Überprüfung der Einhaltung unter anderem des § 1 Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz - MiLoG) fordert die Auftraggeberin für die Bewerber, die einen Zuschlag erhalten sollen, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung (GewO) beim Bundesamt für Justiz von Amts wegen an.

Verhandlungsverfahren

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

ja

20.09.2022

11:00

11.10.2022

• Deutsch (DE)

2 (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote)

Etwaige Verfahrensrügen sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt werden oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der KBS, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.