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Leistungsbeschreibung für die Vergabe eines Rahmenvertrags zum Eventmanagement (EU- weite Ausschreibung) für Leistungen zur Organisation und Durchführung von (Online-)Events, (Online-)Seminaren und (Online-)Workshops für das „Portal für Ausbildungspersonal“

Vergabe-2022-10

Organisation von Messen und Ausstellungen (79956000)

Dienstleistungen

Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB), beabsichtigt im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung eine Rahmenvereinbarung zum Veranstaltungs-/Eventmanagement für den Zeitraum vom 15.09.2022 bis 31.05.2025 abzuschließen. Geplant sind für diesen Zeitraum die Erarbeitung eines Event-Konzepts für den öffentlichkeitswirksamen Auftritt und die Bewerbung des „Portals für Ausbildungspersonal“ mithilfe der Durchführung von oder Teilnahme an themenspezifischen Veranstaltungen, Workshops, Tagungen, Messeauftritten etc. Diese Veranstaltungen können sowohl in Präsenz als auch hybrid oder virtuell durchgeführt werden. Die Veranstaltungen werden vom BIBB inhaltlich vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet. Die sonstige organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sollen an den externen Dienstleister vergeben werden. Alle Veranstaltungen stehen jeweils unter einem vom verantwortlichen Team im BIBB zu bestimmenden Fachthema und wenden sich an einen durch das Team auszuwählenden Teilnehmendenkreis. Die Veranstaltungen dienen der Bekanntmachung des „Portals für betriebliches Ausbildungs- und Prüfungspersonals“ sowie der Information und Vernetzung des Fachpublikums. Die Zahl der Veranstaltungsteilnehmenden variiert bedingt durch die jeweilige Veranstaltungsform. Abhängig vom Veranstaltungsschwerpunkt und der Durchführbarkeit finden die Veranstaltungen in den hauseigenen Räumen, in Bonn, oder bundesweit in anderen Städten Deutschlands statt.

874.000,00

EUR Euro

Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22, NUTS 3)

deutschlandweit

Das BIBB plant die Auftragsvergaben einzelner Teilbereiche, die zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen im angegebenen Zeitraum notwendig sind.

Fremdkosten, z. B. für Raummiete, Catering, allgemeine Technik sowie spezielle Technik (Streaming/Technik für die Durchführung von hybriden und virtuellen Veranstaltungen), Grafik und Umsetzung, Moderation, Künstler, Reisekosten, Aufbau/Abbau - und Koordination von Messeausstellungen etc. müssen vom Auftragnehmer (AN) ermittelt und nach Absprache mit dem Auftraggeber (AG) durch diesen (AG) beauftragt werden. Da das BIBB öffentliche Mittel bewirtschaftet, sind hierbei die Kriterien über die Arten der Vergabe von Lieferungen und Leistungen zu beachten. Die Fremdkosten sind dem AG in Rechnung zu stellen und kein Bestandteil des Angebotes.

Er hat den Verträgen mit Unterauftragnehmern die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) zugrunde zu legen. Der AN darf hinsichtlich dem Unter-auftragnehmer keine ungünstigeren Bedingungen, insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen stellen, als zwischen ihm und dem AG vereinbart sind.

Beabsichtigt der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft, Teile der Leistung von Unterauftragnehmern ausführen zu lassen und/oder für die Erfüllung des öffentlichen Auftrags im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen (Eignungsleihe), so hat er/sie die Unterauftragnehmer/anderen Unternehmen und die hierfür vorgesehenen Leistungen bzw. Kapazitäten bei Angebotsabgabe zu benennen.

Unterauftragnehmer erbringen räumliche und sachliche Teile der ausgeschriebenen Leistung für den Hauptauftragnehmer, ohne selbst rechtlich oder wirtschaftlich Teil des Hauptauftragnehmers zu sein. Der Hauptauftragnehmer wird Vertragspartner und bleibt für die Vertragserfüllung gegenüber dem AG vollständig verantwortlich.

Der AN ist verpflichtet, bei der Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer nach den allgemeinen Wettbewerbsgrundsätzen des Vergaberechts zu verfahren und sicherzustellen, dass alle an ihn gestellten Voraussetzungen auch durch den Unterauftragnehmer erfüllt werden. Dies beinhaltet insbesondere auch die Nachweise in Form von Qualifikationen, Lebensläufen, Referenzen und des Unterschreibens der dieser Leistungsbeschreibung angehängten Anlagen.

Qualitätskriterium Name: Dokumentation der Veranstaltung (eingereichtes Angebot) mit dem Unterkriterien: Nr. 1 (Gesamtkonzept; 25 % von 70%); Nr. 2 (Thematische Passung; 25 % von 70 %), Nr. 3 (Kreative Umsetzung; 25 % von 70 %) und Nr.4 (Zielgruppengerechte Ansprache mit 25 % von 70%) Anmerkung: Die Bewerber mit den besten drei Angeboten werden zum Pitch nach Bonn eingeladen. Gesamtgewichtung: Qualität des Pitches zu eingereichtem Angeebot 25 % zu 75 %). / Gewichtung: 70

Qualitätskriterium Name: Pitch in Bonn für die drei Bieter, mit den meisten Punkten in den Kriterien Preis (30 %) und eingereichtes Angebot (70%) / Gewichtung: 25

Preis Gewichtung: 30

874.000,00

EUR Euro

15.09.2022

31.05.2025

Varianten/Alternativangebote sind nicht zulässig.

nein

nein

Die Auswahl des Auftragnehmers erfolgt durch Eignungskriterien.

5.1) Erfahrungen der Mitarbeiter

- Die Mitarbeiter des Auftragnehmers müssen nachweislich mit Veranstaltungs- und Eventmanagement sowie den maßgeblichen Stakeholdern und Funktionsmechanismen der beruflichen Bildung vertraut sein.

- Die Mitarbeiter des Auftragnehmers müssen über Erfahrungen im Bereich der Veranstaltungskonzeption und -durchführung verfügen.

Als Nachweis dient die unterschriebene Eigenerklärung zur beruflichen Leistungsfähigkeit.

5.2) Fachliche Qualifikation der Mitarbeiter

- Erfahrungen in der Konzeption, Organisation und Durchführung vergleichbarer Vorhaben im (Berufs-) Bildungsbereich und/oder politischen Kontext. Nachzuweisen über Referenzprojekte aus dem aus den letzten 3 Jahren.

- Einreichung einer Referenzliste mit mindestens 3 Referenzen (mit Ansprechpartner/-innen bei den jeweiligen AG der genannten Veranstaltungen) die aus Kundensicht erfolgreich und zufriedenstellend verlaufen sind. Der AG behält sich vor, die angegebenen Ansprechpartner/-innen diesbezüglich zu befragen. Zu beachten ist:

- Angaben über die vom AN durchgeführten Veranstaltungen/Projekte sind in Form einer Über-sicht unter Angabe der Auftraggeber, Ansprechpartner/-innen, Veranstaltungsthema, Veranstaltungsort (mit Fotos), Veranstaltungsablauf, Rahmenprogramm, Referent/-innen, Moderator/-innen, Teilnehmendenzahl darzustellen.

- Der AN muss über sehr gute Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement verfügen.

Als Nachweis dient die unterschriebene Eigenerklärung zur beruflichen Leistungsfähigkeit.

Offenes Verfahren

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

nein

23.08.2022

13:00

• Deutsch (DE)

31.10.2022

23.08.2022

13:00

Bonn/Remote