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Einführung einer DMS-Software an der Friedrich-Schiller-Universität Jena

EU-VV/2021-153

Softwarepaket und Informationssysteme (48000000)

Lieferauftrag

Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung einer Dokumentenmanagement-System-Software (DMS-Software).

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (72000000)

Dokumentenmanagement (72512000)

Programmierung von System- und Anwendersoftware (72211000)

Dienstleistungen in Verbindung mit Software (72260000)

Jena, Kreisfreie Stadt (DEG03, NUTS 3)

07743 Jena

Gegenstand der von der Auftragnehmer:in zu erbringenden Leistungen ist im Wesentlichen die Lieferung und Einführung einer Dokumentenmanagement-System-Software (DMS-Software).

Dabei sollen vier Pilotbereiche als Teil eines Gesamtsystems auf der Grundlage eines Werkvertrages (im Rahmen eines EVB-IT Systemvertrages) mit anschließendem Support von der Auftragnehmer:in zur Verfügung gestellt und abnahmefähig eingeführt werden.

Es handelt sich um folgende vier Pilotbereiche:

- Abbildung einer Drittmittelprojektakte

- Abbildung einer digitalen Studierendenakte

- Abbildung der Prozesse zur Beantragung und zur Abrechnung von Dienstreisen

- Abbildung der Prozesse zur Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen

Zudem hat die Auftraggeberin die Möglichkeit, weitere Funktionalitäten/Dienstleistungen bei der Auftragnehmerin auf Basis eines Rahmenvertrages abzurufen.

Die weiteren Einzelheiten des Auftragsgegenstandes ergeben sich aus dem Vertrag samt Anlagen, hier insbesondere aus den leistungsbeschreibenden Dokumenten. Diese Dokumente werden den Interessenten im Entwurfsstadium im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs als „Anlagenkonvolut 2“ zur Verfügung gestellt.

01.06.2022

31.12.2028

Möglichkeit der Verlängerung um zweimal zwei Jahre.

4

Varianten/Alternativangebote sind nicht zulässig.

nein

nein

1. Bewerber reicht einen Auszug (Kopie) aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister des Staates, in dem das Unternehmen niedergelassen ist, ein, soweit das Unternehmen dort eingetragen ist, oder er reicht - soweit erforderlich - einen vergleichbaren Nachweis ein, aus dem sich die erlaubte Berufsausübung ergibt. Der beigefügte Auszug ist (gerechnet vom Schlusstermin für die Einreichung des Teilnahmeantrages) nicht älter als sechs Monate und gibt den jeweils aktuellen (Eintragungs-)Stand wieder.

2. Bewerber erklärt, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen, macht der Bewerber in einer Anlage nähere Angaben, um der Auftraggeberin die Prüfung der Ausnahmetatbestände des § 123 Abs. 5 GWB, eine Entscheidung über die fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB bzw. eine Prüfung der Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB zu ermöglichen.

3. Bewerber erklärt, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 21 des Arbeitnehmerentsendegesetzes, § 98 c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes und § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, soweit diese Vorschriften jeweils anwendbar sind, vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen, macht der Bewerber in einer Anlage nähere Angaben, um der Auftraggeberin die Prüfung der Eignung, insbesondere der Zuverlässigkeit, und eine Entscheidung über die Eignung zu ermöglichen.

1. Angaben im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" zum jährlichen Gesamtumsatz des Bewerbers in der EU (netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre).

2. Angaben im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" zum Umsatz des Bewerbers in Deutschland (netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Leistungen, die vergleichbar mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag sind (aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die angegebenen Geschäftsjahre). Als vergleichbar im Sinne dieser Vorgabe gelten nur solche Leistungen, deren Gegenstand die Durchführung von DMS-Software-Einführungsprojekten an deutschen Universitäten/Hochschulen war, die öffentliche Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB sind.

3. Angaben im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" über die Anzahl von Mitarbeitenden, die für den Bewerber in Deutschland in Projekten in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (im jährlichen Mittel, aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die angegebenen Geschäftsjahre) Leistungen erbracht haben, die vergleichbar mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag sind. Als vergleichbar im Sinne dieser Vorgabe gelten nur solche Leistungen, deren Gegenstand die Einführung von DMS-Software-Einführungsprojekten an deutschen Universitäten/Hochschulen war, die öffentliche Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB sind.

4. Bewerber reicht als Anlage eine gültige Versicherungsbestätigung (Kopie) der Betriebs-haftpflichtversicherung mit Angabe der versicherten Risiken und der jeweiligen Deckungssummen ein.

keine

1. Der Bewerber reicht mindestens eine vergleichbare Referenz ein. Vergleichbar ist die Referenz, wenn es sich um ein DMS-Software-Einführungsprojekt bei einer deutschen Hochschule/Universität handelt, die öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB ist. Das Referenzprojekt muss zwingend innerhalb der letzten fünf Jahre vor dem Schlusstermin zur Einreichung des Teilnahmeantrags in diesem Verfahren beendet worden sein. Zudem müssen folgende Funktionalitäten (allesamt) mindestens einmal im Referenzprojekt erfolgreich produktiv gesetzt worden sein:

- Einführung einer Aktenlösung

- Abbildung von Workflows und

- Anbindung eines ERP-Systems oder HIS-In-One.

Dabei ist es zulässig, die Erfüllung der erfolgreichen Produktivsetzung der genannten Funktionalitäten durch Nennung verschiedener Referenzprojekte nachzuweisen, in denen jeweils eine oder mehrere der drei Funktionalitäten erfolgreich produktiv gesetzt wurden. Die genannten Referenzprojekte werden aber nur berücksichtigt, wenn sie vergleichbar im einleitend dargestellten Sinne sind und erfolgreich binnen der letzten fünf Jahre vor dem Schlusstermin zur Einreichung des Teilnahmeantrags in diesem Verfahren beendet wurden. Die erfolgreiche und gleichzeitige Produktivsetzung muss innerhalb der letzten fünf Jahre vor dem Schlusstermin zur Einreichung des Teilnahmeantrags in diesem Verfahren abgeschlossen worden sein. Der Bewerber macht Angaben zum Auftraggeber der Referenz, die eine persönliche Kontaktaufnahme ermöglichen. Zudem macht er die weiteren im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" geforderten Angaben, die dem Nachweis der Einhaltung der Mindestanforderung dienen, u.a. zur Anzahl der in dem Projekt erbrachten Beratertage.

2. Der Bewerber hat im Formblatt "Erklärungen und Nachweise zur Eignung" ein Mitarbeiterprofil "Projektleitung" zu benennen. In diesem Rahmen ist eine Person namentlich und verbindlich zu benennen, die folgende Qualifikationen vorweisen kann und verbindlich in dem hier ausgeschriebenen Projekt für den Fall des Zuschlages als Projektleitung eingesetzt werden wird:

- mindestens fünfjährige Berufserfahrung mit der Leitung von Softwareeinführungsprojekten

- Sprachniveau Deutsch Muttersprachler oder mind. C2 gemäß dem gemeinsamen europäischen Referenzrahmen“ (GeR).

Die Einreichung von Nachweisen zur Erfüllung der vorgegebenen fachlichen und sprachlichen Qualifikation mit der Bewerbung ist nicht erforderlich. Es ist ausreichend, wenn in der Bewerbung verbindlich erklärt wird, dass die benannte Person über die geforderte fachliche und sprachliche Qualifikation verfügt.

3. Der Bewerber benennt vergleichbare Referenzprojekte, in denen die als Mitarbeiterprofil "Projektleiter:in" benannte Person maßgeblich persönlich tätig gewesen ist, samt Auftraggeber und Ansprechpartner. Die persönliche Referenz kann, muss aber nicht identisch mit den benannten Unternehmensreferenzen sein. Der Bewerber macht die Angaben gemäß Ziffer III.1.3/1. Die eingereichte Referenz muss vergleichbar im Sinne von Ziffer III.1.3/1 sein.

Die Nichterfüllung der nachfolgenden Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Bewerbers:

1. Das Einreichen mindestens einer vergleichbaren Referenz, die die unter Ziffer III.1.3/1 genannten Anforderungen erfüllt, stellt eine Mindestanforderung dar.

2. Die verbindliche Benennung einer Person als Projektleitung, die die benannten fachlichen (mindestens fünfjährige Berufserfahrung mit der Leitung von Softwareeinführungsprojekten) und sprachlichen Qualifikationen verfügt, stellt eine Mindestanforderung dar.

3. Das Einreichen mindestens eines vergleichbaren persönlichen Referenzprojektes, das die Anforderungen von Ziffer III.1.3/1 erfüllt, für die Person, die der Bewerber für das Mitarbeiterprofil "Projektleitung" verbindlich benannt hat, in dem diese Person maßgeblich persönlich tätig gewesen ist, stellt eine Mindestanforderung dar.

Ergänzende Vertragsbedingungen zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10 und 12 Abs. 2 ThürVgG); Ergänzende Vertragsbedingungen zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG); Ergänzende Vertragsbedingungen zu § 12 und § 15 ThürVgG - Nachunternehmereinsatz - zu § 17 ThürVgG - Kontrollen - zu § 18 ThürVgG - Sanktionen; Nachunternehmererklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§§ 10, 12 Abs. 2 und 15 Abs. 2 ThürVgG); Nachunternehmererklärung zur Beachtung der ILO Kernarbeitsnormen (§§ 11 und 12 Abs. 2 ThürVgG)

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Verhandlungsverfahren

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

Es handelt sich um die Einführung eines komplexen IT-Systems, das tief in die Prozess- und IT-Landschaft der Hochschule integriert ist. Die Einführung wird einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen. Zahlreiche Mitarbeitende der Universität werden auf das System geschult. Die insgesamt mit der Einführung (und der vorangehenden Ausschreibung) verbundenen Transaktionskosten amortisieren sich erst über einen längeren Zeitraum, weshalb hier - ausnahmsweise - eine Rahmenvertragsdauer von mehr als vier Jahren zulässig ist.

nein

15.12.2021

12:00

07.01.2022

• Deutsch (DE)

15.12.2022

Vorschriften über die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens bei der Vergabekammer zur Nachprüfung behaupteter Vergabeverstöße ergeben sich aus §§ 160 ff. GWB. Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB. Danach sind Interessenten/Bewerber und Bieter gehalten, vermeintliche/behauptete Vergabeverstöße schnell gegenüber der Auftraggeberin zu rügen, weil sie die behaupteten Verstöße sonst ggf. nicht mehr geltend machen können. Ein Nachprüfungsantrag ist insbesondere dann unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.