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Lagerhaltung und Versand von Publikationen

BZgA_2020_27

Lagerung und Lagerhaltung (63120000)

Dienstleistungen

(1) Vertragsgegenstand ist die Lagerhaltung und der Versand von Publikationen auf Bestellung (also in der Regel stets verschiedene Materialien- und Mengenkombinationen) inklusive finanzbuchhalterischer und debitorischer Abwicklung kostenpflichtiger Bestellungen.

(2) Der Auftragnehmer übernimmt Lettershoparbeiten bei Mailing-Aktionen (Aussendungen stets gleicher Artikel/Mengen an feststehende Verteiler) bis zu einer Adressatenmenge von 25.000 Empfängern.

(3) Mailingaktionen über die in Abs. 2 genannte Adressatenmenge hinaus sind nicht Vertragsgegenstand, sondern werden gesondert ausgeschrieben, angeboten, beauftragt und abgerechnet.

Im Einzelnen:

Die Leistung des Auftragnehmers beinhaltet die Lagerhaltung von derzeit rund 2.800 verschiedenen Artikeln in unterschiedlichen Stückzahlen wie Broschüren, Flyer, Bücher, Leporellos, Plakaten (von Format DIN A4 bis City-light), Aufkleber, DVDs, Give-aways (z.B. T-Shirts, Taschen, Kugelschreiber, Notizblöcke, Kappen, USB-Sticks, Spiele u.a.), Mappen bis hin zu Ausstellungswänden und -artefakten sowie den Versand der Materialien auf Bestellung bzw. Anweisung des Auftraggebers. Die Informationsmaterialien des Auftraggebers werden der interessierten Öffentlichkeit, Multiplikatoren, Experten im Bereich der Gesundheitsprävention zur Verfügung gestellt und für eigene Veranstaltungen (Messen, Ausstellungen etc.) genutzt. Ebenso werden regelmäßig feste Adressverteiler des Auftraggebers beschickt sowie Mailings an Zielgruppenadressaten durchgeführt. Der Großteil der Materialien ist kostenlos bestellbar, für rund 60 Artikel wird eine Schutzgebühr erhoben. Daneben werden Sendungen in das europäische Ausland generell mit einer mengenabhängigen Schutzgebührpauschale belegt.

Der Lagerbestand umfasst derzeit ein Volumen von ca. 5.000 Palettenplätzen und ca. 2.900 Kommissionierfächern mit einer Gesamtmenge von ca. 50.000.000 Einzelexemplaren und einem Gewicht von ca. 1.800 Tonnen. Die monatliche Neueinlagerung lag 2019 bei durchschnittlich 188 Paletten und 31 Paketen.

Die Gewichte der Materialien reichen von 1 g bei einem Aufkleber bis hin zu 40 kg für Ausstellungswände.

Der Großteil dieser Publikationen ist auf der Website des Auftraggebers (http://www.bzga.de/infomaterialien) einsehbar und kann dort über eine Warenkorbfunktion (automatisierte und einheitliche Erfassung) bestellt werden.Außerdem sind mehrere weitere Internetauftritte des Auftraggebers per Schnittstelle an das Warenkorbsystem angeschlossen.

Weitere Bestellwege sind E-Mail, Telefax und Briefpost. Telefonische Bestellannahmen von Endkunden sind in der Regel nicht möglich.

Die durchschnittliche Anzahl der Bestellungen liegt bei ca. 1.100 pro Tag. In Spitzenzeiten werden Werte von bis zu 2.500 Bestellungen täglich erreicht. Der Anteil der Online-Bestellungen liegt bei ca. 92%.

Die Bandbreite der Anfragen zum Versand der kostenlos verfügbaren Publikationen reicht von der Bestellung eines einzelnen Exemplars bis hin zu Bestellungen von mehreren Tausend Exemplaren einer oder mehrerer Publikationen. Die Anzahl der Bestellungen mit unterschiedlichen Publikationen ist sehr hoch. Im Durchschnitt werden ca. 4 unterschiedliche Positionen mit unterschiedlichen Stückzahlen pro Bestellung angefordert, aber auch Bestellungen mit bis zu 30 oder mehr Positionen sind an der Tagesordnung.

Im Jahr 2019 wurden ca. 473.000 Bestellungen erfasst und insgesamt ca. 54.220.000 Publikationen versandt.

Hinweis für die Angebotserstellung: Im Angebotsvordruck ist eine Schätzung der Volumina der auzuführenden Leistung aufgeführt. Die Schätzung stellt kein garantiertes Auftragsvolumen dar, sondern basiert auf statistischen Mittelwerten des Jahres 2019. Vergütet wird lediglich die tatsächlich abgerufene Leistung auf Grundlage der angebotenen Einzelpreise.

1,00

EUR Euro

Erstellen von Adressenlisten, Postversand (79570000)

Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)

Köln u.a. vgl. Anlage 1 Leistungsbeschreibung

Zu dne Einzelheiten vgl. insbesondere Anlage 1 Leistungsbeschreibung, dort insbesondere § 4 Ziff. 3. Leistungsbestandeile (zusammenfassend) sind:

A. Logistik

1. Lagerhaltung (Lagerung, Entsorgung, Schutz, Bestandsführung der Publikationen, Materialien und Medien)

2. Warenbewegung (1. Warenbewegung, inkl. Eingliederung in den Bestand: Lieferanten (Annahem von Lieferung, Vorgehen ggü. Lieferanten), 2. Warenbewegung, inkl. Vertrieb: Kunden (Bearbeitung von Bestellungen etc.), 3. Warenbewegung: Auftraggeber („interne Bestellungen“)

Vgl. im Einzelnen unter § 4 Ziff. 3.1 der Anlage 1 Leistungsbeschreibung

B. Sonstige Arbeiten

Der Auftragnehmer erbringt auf Anforderung durch den Auftraggeber die folgenden Leistungen:

-Einfache Konfektionierung von Sets aus verschiedenen oder gleichartigen Artikeln bis zu 10 Teilen inkl. Verpackung, Einbuchung und Einlagerung.

-Einlegearbeiten (z.B. Korrekturblätter) an bestimmter oder beliebiger Stelle innerhalb einer Publikation

-Austausch von Inhalten in Medienpaketen

-Aufbringung von Aufklebern auf Publikationen

-Druck von Begleitbriefen, Sonderinformationen u.ä. nach Zulieferung der Daten durch den Auftraggeber

-Einfache Kopierarbeiten bis zu 10 Seiten DIN A4

Vgl. im Einzelnen unter § 4 Ziff. 3.2 der Anlage 1 Leistungsbeschreibung

C. Finanzen

Der Auftragnehmer erbringt die folgenden Leistungen im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung und unter Einhaltung der datenschutz- und steuerrechtlichen Vorgaben.

1. Fakturierung und Buchhaltung

2. Mahnwesen

Vgl. im Einzelnen unter § 4 Ziff. 3.3 der Anlage 1 Leistungsbeschreibung

C. Daten

Um Stammdaten von Artikeln und Kundendaten anzulegen und zu pflegen, ist die Bereitstellung einer Datenbank durch den Auftragnehmer notwendig. Hierzu gehört die Datenerfassung und -pflege, Gewährleistung des ständigen Datenzugriffs, Sicherung der Datenübermittlung, Anzeige und Auswertungsmöglickeit von Daten.

Vgl. im Einzelnen unter § 4 Ziff. 3.4 der Anlage 1 Leistungsbeschreibung

Preis

1,00

EUR Euro

01.12.2020

31.12.2023

Der Vertrag kann einmalig um weitere zwölf Monate zu den bestehenden Bedingungen verlängert werden. Hierbei handelt es sich um ein einseitiges Gestaltungsrecht des Auftraggebers. Aus dem Optionsrecht resultiert kein Anspruch des Auftragnehmers auf Inanspruchnahme der Option. Entschließt sich der Auftraggeber zu ihrer Inanspruchnahme, so teilt er dem Auftragnehmer dies spätestens drei Monate vor Ablauf des originären Leistungszeitraumes schriftlich mit.

nein

nein

Bei den grundsätzlich freiwilligen Angaben unter Ziff. II 1.5 ("Geschätzter Gesamtwert") und Ziff. II 2.6 ("Geschätzter Wert"), handelt es sich aus technischen Gründen lediglich um Platzhalter. Hier werden keine Angaben gemacht.

1. Eigenerklärung zu §§ 123, 124 GWB

Der Bieter hat seine Zuverlässigkeit nachzuweisen. Hierzu ist mit dem Angebot

eine

ausgefüllte und eigenhändig unterschriebene Eigenerklärung zu den §§ 123, 124

GWB

vorzulegen, die u. a. beinhaltet, dass der Bieter sich nicht in einem Insolvenzoder

vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine Verpflichtung zur

Zahlung von

Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung

ordnungsgemäß erfüllt hat.

2. Eigenerklärung zu § 19 MiLoG

Der Bieter hat mit dem Angebot eine eigenhändig unterschriebene

Eigenerklärung zu §

19 MiLoG gemäß § 126 b BGB vorzulegen

3. Eigenerklärung zu § 21 AEntG

Der Bieter hat mit dem Angebot eine eigenhändig unterschriebene

Eigenerklärung zu §

21 AEntG vorzulegen

4. Eigenerklärung zur Einhaltung des Datenschutzrechts

Der Bieter hat mit dem Angebot eine ausgefüllte und eigenhändig

unterschriebene

Eigenerklärung zur Einhaltung des Datenschutzrechts vorzulegen.

5. Angaben zu etwaigen Interessenkonflikten und dazu, ob in der Vergangenheit ein zwischen dem Bieter und einem öffentlichen Auftraggeber geschlossener Vertrag über die Vergabe eines öffentlichen Auftrags vorzeitig beendet wurde oder ein entsprechend früherer Auftrag Schadensersatz oder vergleichbare Sanktionen nach sich gezogen hat (vgl. Formblatt Eigenerklärung zur Eignung ).

1. Eigenerklärung zur Haftpflichtversicherung (vgl. Formblatt Eigenerklärung zur Eignung )

Nachweis über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung; alternativ:

Eigenerklärung,dass eine solche im Auftragsfall abgeschlossen und für die gesamte Dauer des

Auftrags beibehalten wird (siehe für Einzelheiten Datei Eigenerklärung_Eignung).

2. Erklärung zum Umsatz (vgl. Formblatt Eigenerklärung zur Eignung )

Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers etc. und seinen Umsatz für vergleichbare Dienstleistungen in den letzten drei Geschäftsjahren. Vorbehalten wird die Nachforderung entsprechender Bankerklärungen, Jahresabschlüssen.

3. Die Anzahl der in den letzten drei abgeschlosse-nen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich be-schäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Berufsgruppen mit extra ausgewiesenen Führungskräften.

Zu. 1

Der Biter erklärt für den Auftragssfal, dass er eine gesonderte Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für Personen- und Sachschäden in Höhe von min. 10 Mio. €, 2-fach maximiert und für sonstige Schäden (insbes. primäre Vermögensschäden) in Höhe von min. 5 Mio. €, 2-fach maximiert abschließen wird oder bereits abgeschlossenhat. Eine entsprechende Zusicherung der Versicherung bzw. ein entsprechender Versicherungsnachweis ist beizufügen.

Zu. 2

Gefordert wird ein Mindestumsatz von netto EUR 10 Mio. p.a. in vgl. Dienstleistungen.

Der Bieter legt drei geeignete Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten (zur Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerbes wegen des Umfangs der Beschaffung) fünf Jahren erbrachten wesentlichen Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Erbringungszeit-punkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers (vgl. Formblatt Eigenerklärung zur Eignung )

Mindestens eine der Referenzen muss zwingend die Leistungserbringung bei einem öffentlichen Auftraggeber (Behörde) beinhalten.

Mindestens eine der Referenzen muss den Nachweis eines regelmäßigen Kurierdienstes beinhalten, welcher mit der hier geforderten Leistung vergleichbar ist.

Alle Referenzen sollten mindestens einen jährlichen Mindestumsatz in Höhe von netto EUR 500.000,00 nachweisen und es muss ein zum vorliegenden Leistungsgegenstand vergleichbares Warenwirtschaftssystem bei dem Unternehmen / der Behörde genutzt worden sein.

Die Nachforderung von entsprechenden Auftraggeberbestätigungen wird vorbehalten.

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Offenes Verfahren

nein

19.10.2020

12:00

• Deutsch (DE)

31.12.2020

19.10.2020

12:01

Hamburg

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften

vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber

demAuftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat;

der

Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung

erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung

benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem

Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen

erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder

zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers,

einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.