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ERP Lösung für die UKH Service GmbH des Universitätsklinikum Halle (Saale) AöR

HAL_UK_31_2020

Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) (48451000)

Lieferauftrag

Das Universitätsklinikum Halle (Saale) bezieht derzeit tertiäre Dienstleistungen von externen Anbietern. Um zukünftig mehr Kontrolle für Kosten und Qualität dieser Dienstleistungen zu erlangen, wurde im Jahr 2012 ein Service GmbH gegründet, mit dem Ziel diese tertiären Dienstleistungen durch die UKH Service GmbH erbringen zu lassen, da dem Universitätsklinikum Halle (Saale) mittlerweile das Know-how zur Erbringung der tertiären Dienstleistungen abgängig ist, wird die UKH Serivice GmbH in sogenannte Sparten eingeteilt. Jede Sparte ist eine tertiäre Dienstleistung und wird mit einem privaten Partner besetzt. Die privaten Partner sollen das Know-How je Sparte zur Verfügung stellen und das operative Geschäft begleiten und gestalten. Die Mutter (das Universitätsklinikum Halle (Saale)) übernimmt in der Tochter die Aufgaben der Finanzbuchhaltung und stellt den Geschäftsführer. Somit soll die Beherrschung, Kontrolle und der Know-How – Transfer über die Tochter gewährleistet werden . Gesucht wird zu diesem Zweck eine sog. ERP-Softwarelösung, welche die aufgetretenen Defizite ausgleicht. Die Lösung muss ebenfalls für die zukünftige Entwicklung der Tochter anpassbar sein.

Halle (Saale), Kreisfreie Stadt (DEE02)

Die Umsetzung des Projektes soll in 2 Phasen realisieret werden. Phase 1 betrifft die Implementierung der Finanzbuchhaltungssoftware, sowie die Migration der Daten aus dem WJ 2020 aus der bisherigen Software. Ein entsprechendes Migrationskonzept soll dabei bis spätestens 31.03.2021 umgesetzt werden, swoeit dies nicht bis zum 31.12.2020 realisiert werden kann. In der Phase 2 werden weitere Funktionalitäten der Software in den Produktivstatus versetzt. Gemeint sind hier Module wie Controlling (BI), Materialwirtschaft inkl. Customer-Relationship Management System, e-Procurement, Personalmanagement inklusive vorgeschalteter Zeiterfassungssysteme, und Website-Anbindung für den externen Unternehmensauftritt inklusive Leistungsanfragen. Die Anforderungen ergeben sich aus der Allgmeinen Beschreibung und dem Leistungsverzeichnis.

Laufzeit in Monaten:60

3

Die Auswahl erfolgt anhand der den Teilnahmeunterlagen beigefügten Eigungsmatrix.

Vorerst sind jedoch alle Mindestanforderungen an die Eignung zu erfüllen. Die Bewertung der eigung erfolgt mittels folgender Kriterien:

1. Anzahl der Mitarbeiter 5%; Punkte 28

2. Gesamtanzahl aller Referenzen der letzten 3 Jahre. 5%; Punkte 28

3. Referenz 1 25 %; Punkte 140

4. Referenz 2 25 %; Punkte 140

5. Referenz 3 25 %; Punkte 140

6. Technische Leistungsfähigkeit 5%; Punkte 28

7. Service 5%, Punkte 28

8. Reaktions- und Wiederherstellungszeiten 5% Punkte 28

nein

nein

Achtung. Es handelt sich bei der vorliegenden Bekanntmachung um eine Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages zum genannten Verfahren. Hierfür sind zwingend die Unterlagen zum Teilnahmeantrag bei www.evergabe-online.de (siehe Link in dieser Bekanntmachung) herunterzuladen und gemäß der Bekanntmachung und der Teilnahmeunterlagen abzugeben.

Neben den unter III.2.2 für die Teilnahme erforderliche Dokumente:

2.) ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Teilnehmers (Textform) (hier sind Informationen zur persönlichen Lage, sowie zu zwingenden und fakultativen Ausschlusgründen gem. § 123 und 124 GWB auszufüllen;

6.) Sofern für Teilbereiche Subunternehmer/Nachunternehmer eingesetzt werden, ist die Anlage Erklärung zum Nachunternehmereinsatz LVG auszufüllen und unter-schrieben beizufügen (gescannte Unterschrift). Zusätzlich liegen von jedem Nachun-ternehmer die ausgefüllten Anlagen wie oben genannt von Nr. 3 bis Nr. 5 unter-schrieben und ausgefüllt vor.;

7.) Sofern Sie eine Bewerbergemeinschaft bilden, ist die Anlage zur Bewerbergemein-schaft auszufüllen und zu unterschreiben (Textform). Zusätzlich liegen von jedem Bewerber der Bewerbergemeinschaft die ausgefüllten Anlagen wie oben genannt von Nr. 3 bis Nr. 6 unterschrieben und ausgefüllt vor.

2.) ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Teilnehmers (Textform) (hier sind Informationen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit auszufüllen);

8.) Firmenprofil (informativ);

9.) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich solcher Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, bezogen jeweils auf die letzten 3 Geschäftsjahre.

10.) Eigenerklärung zu Anzahl der festangestellten Mitarbeiter bezogen auf Auftragsgegenstand bzw. Geschäftsfeld/ -segment zum Stichtag 01.04.2020, mit Auflistung und Untergliederung der Mitarbeiteranzahl in Service /und-oder Support, Vertrieb, Entwicklung und Hotline aufgelistet. Angaben jeweils bitte europaweit und separat für Deutschland.

11.) Eigenerklärung Referenzliste über alle vergleichbaren Referenzprojekte (ERP-Lösungen bei mind. Mittelständigen Dienstleistungsunternehmen) der letzten 3 Jahre bzgl. der geforderten Aufgabenstellung dieser Ausschreibung mit Angabe jeweils der Auftraggeber, Kontaktdaten (Adresse, Ansprechpartner, Telefonnummer), Zeitraum der Dienstleistung, Angabe über Zeitraum der Servicebetreuung, Art und Umfang der Leistung (unter Angabe der Module und Software die vergleichbar mit diesem Auftrag sind).

12.) Eigenerklärung "Referenzliste 123" Ausführliche Darstellung von 3 abgeschlossenen (in Bezug auf Gegenstand der Ausschreibung) vergleichbaren Referenzprojekte gem. den Mindestkriterien der Referenzabfragen. Bewerber müssen mind. 3 Referenzprojekte in Unternehmen des Dienstleistungssektors im Bereich ERP-Systeme mit ähnlicher Größenordnung und Anforderungen hinsichtlich der Komplexität der Leistungserbringung innerhalb der letzten 5 Jahre (2015-2020) abgeschlossen (Echtbetrieb aufgenommen) haben. Die im jeweiligen Referenzformular geforderten Mindestanforderungen an die Referenzen müssen erfüllt worden sein.

17.) Eigenerklärung des Bewerbers, Angabe des Teilnehmers über das Vorhandensein einer relevanten Hotline und Servicezeiten (Erreichbar und besetzt mindestens Mon-tag bis Freitag 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr). Bitte Servicezeiten entsprechend Eignungsmatrix Punkt 17 aufführen

18.) Eigenerklärung des Bewerbers, Angabe des Teilnehmers über mögliche Reaktions- und Wiederherstellungszeiten nach Mängelklassen, die gewährleistet werden kön-nen. Bitte Mindestanforderungen gem. 18. Eignungsmatrix einhalten, bitte Angaben vollständig für alle Mängelklassen analog EVB IT-Systemvertrag 5.5.1 angeben.

19.) Eigenerklärung, dass der Bieter sicherstellt, dass der Echtbetrieb mit Phase 1 inkl. Datenmigration bis zum 01.01.2021 aufgenommen wird oder dass bei einer Migrati-on zu einem späteren Zeitpunkt durch Übernahme sämtlicher Daten, die 2020 und 2021 angefallen sind, ein Echtbetrieb für Phase 1 bis spätestens 31.03.2021 sicher-gestellt werden kann.

Siehe Eignungsmatrix und entsprechende Mindestanforderungen in Formularen.

2) ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Teilnehmers (Textform) (hier sind Informationen zur technischen Leistungsfähigkeit auszufüllen);

13.) falls vorliegend gültiger Nachweis der Zertifizierung ITIL- Qualitätsmanagement oder vergleichbar (Scan)

14.) falls vorliegend gültiger Nachweis der Unternehmenszertifizierung nach ISO 9001 über ein Qualitätsmanagement für den Auftragsgegenstand oder vergleichbar (Scan)

15.) falls vorliegend gültiger Nachweis der Unternehmenszertifizierung nach ISO 27001 (Informationssicherheits-Managementsystem) oder vergleichbar (Scan)

16.) falls vorliegend gültiger Nachweis der Softwarezertifizierung nach IDW PS 880 Die Prüfung von Softwareprodukten ist ein Prüfungsstandard (PS) des Institutes der Wirtschaftsprüfer (IDW) oder vergleichbar (Scan)

20.) Systembeschreibung/ Datenblätter zu für den Auftrag vorgesehenen Softwarelösung

Siehe Eignungsmatrix und entsprechende Mindestanforderungen in Formularen.

Darlegung der besonderen Bedingungen: Der Bieter hat neben den unter III.1.1-3

aufgeführten Nachweisenaußerdem folgende Dokumente, Eigenerklärungen

/Ergänzende Vertragsbedingungen den Teilnahmeunterlagenbeizufügen:

1) unterschriebener Teilnahmeantrag in Textform

2) ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Teilnehmers (Textform)

3) ausgefüllte und unterschriebene Bewerbererklärung des Landes Sachsen-Anhalt (Erklärung Abschnitt 2) (oder Präqualifikation) (Textform)

4) unterschriebene Erklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit LVG (gescannte Unterschrift)

5) unterschriebene Eigenerklärung zur Beachtung der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) LVG; (gescannte Unterschrift)

Weiteres Siehe Vergabeunterlagen 2. Phase

Verhandlungsverfahren

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

ja

24.06.2020

12:00

22.07.2020

• Deutsch (DE)

31.12.2020

Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung vonRechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: „Der Antrag ist unzulässig,soweit: 1. der Antragsteller dengerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggebernicht unverzüglich gerügt hat, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften,die aufgrund der Bekanntmachungerkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabeoder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, dieerst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachungbenannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers,einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.