Tendering Procedure

Entwicklung einer internetbasierten Bewerber- und Stipendiatenverwaltung (IBS)

SBB-Bonn/IBS

Entwicklung von kundenspezifischer Software (72230000)

Dienstleistungen

Die Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung (SBB) führt im Auftrag und mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) das Programm "Weiterbildungsstipendien" durch. Die aktuelle EDV-Lösung ist dezentral und hat ein hohes Optimierungspotenzial. Teilweise kommen individuelle Insellösungen zum Einsatz.
Neu zu erstellen ist ein zentrales, über das Internet komfortabel zu bedienendes Programm, mit dem rund 280 zuständige Stellen und etwa 18.000 Stipendiaten (jährliche Fluktuation: ca. 6.000 Stipendiaten) arbeiten werden. Stipendiaten sollen Maßnahmen und Dokumente einreichen und herunterladen können; Mitarbeiter sollen Bewerber aufnehmen, eingereichte Maßnahmen bewilligen, Zahlungen verwalten, Nachrichten einsehen sowie Dokumente managen können. Auswertungen sollen möglich sein. Altdaten sind sukzessive zu migrieren; das System soll auf einem von der SBB gemieteten Server gehostet und ein Support sichergestellt werden.

Entwicklung von Datenbanksoftware (72212610)

Software-Entwicklung (72262000)

Software-Wartung und -Reparatur (72267000)

Programmierung von Softwarepaketen (72210000)

Programmierung von System- und Anwendersoftware (72211000)

Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung gGmbH
Menuhinstr. 6
53113 Bonn

Es ist eine internetbasierte, individuelle Softwarelösung zu realisieren, die auf einem von der Auftraggeberin nach Rücksprache mit dem Auftragnehmer gemieteten Server installiert werden soll. Interessierte Personen sollen sich über ein Onlineportal bewerben, aufgenommene Bewerber (Stipendiaten) online Anträge zusammen mit entsprechenden Anlagen einreichen können. Zuständige Sachbearbeiter von ca. 280 zuständigen Stellen müssen Anträge bearbeiten, eingereichte Dokumente bewerten, Dokumente erstellen/drucken und zum Download bereitstellen sowie Nachrichten (E-Mail, intern) mit den Stipendiaten und Bewerbern austauschen können. Weiterhin sind Zahlungen anzuweisen, zu verbuchen und Jahresabschlüsse zu erstellen. Das System muss es ermöglichen, umfangreiche Auswertungen für Reports anfertigen zu können. Viele Prozesse sind Massenvorgänge, für die das System den Nutzern entsprechende Unterstützungen anbieten soll. Weiterhin sind sukzessive die Bestandsdaten der zuständigen Stellen in das neue System zu migrieren. Das System soll "schlüsselfertig" bereitgestellt und ein Support für Wartung, Pflege, Update und Fehlerbehebung sichergestellt werden.

Laufzeit in Monaten:
24

Nach der initialen Laufzeit von zwei Jahren (24 Monate) soll eine zweimalige Verlängerungsoption von jeweils einem Jahr vereinbart werden.

5

1. Durchschnittlicher Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (IT-Lösung, Datenbankerstellung und Datenmigration, technische Systembetreuung) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
10 Punkte: Maßgeblicher Umsatz ≥ 800.000 €
5 Punkte: Maßgeblicher Umsatz ≥ 700.000 €
1 Punkt: Maßgeblicher Umsatz ≥ 600.000 €
2. Berufserfahrung des Projektleiters in der Projektleitung
10 Punkte: Erfahrung in der Projektleitung ≥ 12 Jahre
8 Punkte: Erfahrung in der Projektleitung ≥ 10 Jahre
6 Punkte: Erfahrung in der Projektleitung ≥ 8 Jahre
3 Punkte: Erfahrung in der Projektleitung ≥ 6 Jahre
1 Punkt: Erfahrung in der Projektleitung ≥ 4 Jahre
3. Erfahrung des Projektleiters in der Leitung vergleichbarer Projekte
Anzugeben sind bis zu drei einschlägige Referenzen des Projektleiters. Für jede Referenz können bis zu 10 Punkte erreicht werden.
4. Anzahl der zum Einsatz vorgesehenen den Mindestanforderungen genügenden qualifizierten Mitarbeiter
10 Punkte: 6 oder mehr qualifizierte Mitarbeiter
5 Punkte: 5 qualifizierte Mitarbeiter
1 Punkt: 4 qualifizierte Mitarbeiter
5. Durchschnittliche Berufserfahrung der qualifizierten Mitarbeiter in den Bereichen Datenbankadministration, Softwareentwicklung, IT-Sicherheit sowie (barrierefreies) Web-Design.
10 Punkte: Durchschnittliche Berufserfahrung ≥ 10 Jahre
8 Punkte: Durchschnittliche Berufserfahrung ≥ 8 Jahre
6 Punkte: Durchschnittliche Berufserfahrung ≥ 6 Jahre
3 Punkte: Durchschnittliche Berufserfahrung ≥ 4 Jahre
1 Punkt: Durchschnittliche Berufserfahrung ≥ 2 Jahre
6. Besondere Qualifikation des eingesetzten Personals
a) Kenntnisse im Umgang/Erfahrung mit Powerbuilder/Powerscript
Der Nachweis der Kenntnis/Erfahrung erfolgt durch Eigenerklärung unter Benennung mindestens einer einschlägigen Referenz eines qualifizierten Mitarbeiters.
5 Punkte: Kenntnis/Erfahrung vorhanden
0 Punkte: Keine besonderen Kenntnisse vorhanden
b) Kenntnisse/Erfahrung im Bereich Datenmigration. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärung unter Benennung mindestens einer einschlägigen Referenz eines qualifizierten Mitarbeiters.
5 Punkte: Kenntnis/Erfahrung vorhanden
0 Punkte: Keine Kenntnis/Erfahrung vorhanden
c) Kenntnisse im Umgang/Erfahrung mit MS-Office/VBA. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärung (Formblatt 9) unter Benennung mindestens einer einschlägigen Referenz eines qualifizierten Mitarbeiters
5 Punkte: Kenntnis/Erfahrung vorhanden
0 Punkte: Keine Kenntnis/Erfahrung vorhanden
d) Besondere Kompetenz eines zum Projektteam zählenden Mitarbeiters im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz. Der Nachweis erfolgt durch Eigenerklärung unter Angabe der einschlägigen Berufserfahrung und/oder Ausbildung im IT-Sicherheitsbereich.
5 Punkte: Besondere Kompetenz vorhanden
0 Punkte: Keine besondere Kompetenz vorhanden
e) Besondere Kompetenz/Erfahrung mit Datenbanktyp MySQL
Der Nachweis der Kenntnis/Erfahrung erfolgt durch Eigenerklärung unter Benennung mindestens einer einschlägigen Referenz eines qualifizierten Mitarbeiters.
5 Punkte: Kenntnis/Erfahrung vorhanden
0 Punkte: Keine besonderen Kenntnisse vorhanden
7. Unternehmensreferenzen
Der Bewerber kann insgesamt 5 Referenzen angeben (3 sind zwingend). Diese Referenzen müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
1. Auftraggeber
2. Leistungszeitraum (von-bis)
3. Status des Projekts (bei Beendigung: reguläres Ende oder Abbruch; im Falle eines Abbruchs der Grund für den Abbruch)
4. Auftragsvolumen
5. Beschreibung der Leistung u. des Ergebnisses
6. Beschreibung der Methoden/Instrumente
7. Darstellung des Bezugs zum Ausschreibungsgegenstand
Für jede der fünf genannten Referenzen können bis zu 10 Punkte erreicht werden.
Konkretisierungen enthalten die Bewerbungsbedingungen (Bestandteil der Vergabeunterlagen).

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird:
nein

Bewerber müssen über die erforderliche Befähigung zur Berufsausübung verfügen. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage eines Auszugs aus dem Berufs- oder Handelsregister, der zum Zeitpunkt der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge (12.03.2018) nicht älter als 6 Monate ist.
Bei ausländischen Bewerbern können entsprechende Bescheinigungen aus dem Herkunftsland vorgelegt werden.
Konkretisierungen enthalten die Bewerbungsbedingungen (Bestandteil der Vergabeunterlagen).

1. Bewerber müssen eine Berufshaftpflichtversicherung über mindestens 3.000.000 € für Personenschäden und 5.000.000 € für sonstige Schäden (einschließlich sog. Erfüllungsfolgeschäden, insbesondere Ansprüche auf Schadenersatz oder auf Ersatz vergeblicher Aufwendungen wegen der Nichterfüllung einer vertraglichen oder gesetzlichen Leistungspflicht, Ansprüche auf Schadenersatz oder auf Ersatz vergeblicher Aufwendungen wegen der Schlechterfüllung einer vertraglichen oder gesetzlichen Leistungspflicht sowie Ansprüche auf Schadenersatz wegen Verzögerung der Leistung) verfügen. Die Ersatzleistung der Versicherung muss mindestens das Zweifache der o.g. Deckungssummen pro Jahr betragen. Vom Bewerber auszufüllen ist die in den Vergabeunterlagen enthaltene „Eigenerklärung Berufshaftpflichtversicherung“. Zum Nachweis der Versicherung ist dieser Eigenerklärung ein vom Versicherer ausgestellter Versicherungsnachweis oder eine schriftliche Erklärung des Versicherers, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine Versicherung entsprechend der hier und in der Bekanntmachung getroffenen Vorgaben abzuschließen, beizufügen. Der Nachweis bzw. die Erklärung darf nicht älter als 12 Monate sein und muss der Bewerbung beigelegt werden. Bewerbergemeinschaften müssen einen entsprechenden Nachweis bzw. eine Erklärung für die Bewerbergemeinschaft oder für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorlegen.
2. Bewerber müssen zum Nachweis der Eignung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jährlich mindestens 700.000 € Jahresumsatz erzielt haben (Nachweis mittels Eigenerklärung).
3. Der Umsatz des Bewerbers im Tätigkeitsbereich des Auftrags (IT-Lösung, Datenbankerstellung und Datenmigration, technische Systembetreuung) muss bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre durchschnittlich mindestens 600.000 € betragen haben (Nachweis mittels Eigenerklärung).
Konkretisierungen enthalten die Bewerbungsbedingungen (Bestandteil der Vergabeunterlagen).

1. Der Bewerber benennt mit seiner Bewerbung den zur Auftragsausführung vorgesehen Projektleiter sowie einen Stellvertreter für diesen. Der Projektleiter muss im Falle der Auftragserteilung für die Leistungserbringung zur Verfügung stehen, soweit arbeitsrechtliche Gründe (wie z.B. Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Krankheit etc.) nicht entgegenstehen. Steht der benannte Projektleiter aus den vorgenannten Gründen nicht zur Verfügung, tritt der benannte Stellvertreter an die Stelle des zunächst benannten Projektleiters. Ein Austausch des Projektleiters zwischen Ablauf der Bewerbungsfrist und Angebotsabgabe sowie zwischen Angebotsabgabe und Zuschlagerteilung ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Wünscht der Bewerber einen Austausch, so hat er der Auftraggeberin hierfür einen wichtigen Grund anzugeben und darzulegen, dass die Qualität der geschuldeten Leistungserbringung durch diesen Austausch im Auftragsfall nicht beeinträchtigt wird. Die beiden vom Bewerber für die Projektleitung benannten Personen müssen als Mindestanforderung über ein abgeschlossenes einschlägiges Studium (Uni oder FH) sowie vier Jahre Erfahrung in der Projektleitung verfügen.
2. Der Bewerber benennt mit seiner Bewerbung das (neben dem vorgesehenen Projektleiter sowie dessen Stellvertreter) zur Auftragsausführung vorgesehene Projektteam. Diese Mitarbeiter müssen im Falle der Auftragserteilung für die Leistungserbringung zur Verfügung stehen, soweit arbeitsrechtliche Gründe (wie z.B. Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Krankheit etc.) nicht entgegenstehen. Ein Austausch der zum Projektteam zählenden qualifizierten Mitarbeiter des Auftragnehmers ist möglich, wenn der Auftragnehmer einen wichtigen Grund für den Austausch nennen und darlegen kann, dass die Erbringung der geschuldeten Leistungen durch diesen Austausch nicht beeinträchtigt wird. Neben dem vorgesehenen Projektleiter sowie dessen Stellvertreter muss der Bewerber mindestens vier qualifizierte Mitarbeiter benennen, die zur Auftragsausführung vorgesehen sind. Diese qualifizierten Mitarbeiter müssen entweder über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Fachinformatiker oder ein abgeschlossenes Studium der Informatik verfügen. Voraussetzung ist außerdem, dass zumindest einer der eingesetzten Mitarbeiter zwei Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Datenbankadministration, Softwareentwicklung, IT-Sicherheit sowie (barrierefreies) Web-Design aufweist (diese Anforderungen können in Kombination auch durch mehrere eingesetzte Mitarbeiter abgedeckt werden, wenn bspw. Mitarbeiter 1 zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Datenbankadministration und Softwareentwicklung hat und Mitarbeiter 2 zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Softwareentwicklung sowie [barrierefreies] Web-Design aufweist). Der Nachweis erfolgt mittels Eigenerklärung.
3. Um über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg eine reibungslose schriftliche und mündliche Kommunikation mit dem Auftragnehmer in deutscher Sprache zu ermöglichen, müssen sowohl der Projektleiter, sein Stellvertreter sowie zumindest zwei der qualifizierten Mitarbeiter des Bewerbers über sehr gute deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift verfügen (Nachweis mittels Eigenerklärung).
4. Der Bewerber muss mindestens drei Referenzen über vergleichbare Dienstleistungsaufträge (IT-Lösung, Datenbankerstellung und Datenmigration, technische Systembetreuung) innerhalb der letzten drei Jahre vorlegen. Die Referenzen müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
a) Auftraggeber (einschließlich Ansprechpartner und Kontaktdaten)
b) Leistungszeitraum (von-bis)
c) Status des Projekts (bei Beendigung: reguläres Ende / Abbruch?)
d) Auftragsvolumen
e) Beschreibung der Leistung und des Ergebnisses
f) Beschreibung der Methoden/Instrumente
g) Darstellung des Bezugs zum Ausschreibungsgegenstand
Konkretisierungen enthalten die Bewerbungsbedingungen (Bestandteil der Vergabeunterlagen).

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind.

Nichtoffenes Verfahren

nein

12.03.2018

12:00

29.03.2018

• Deutsch (DE)

3 (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote)