Ausschreibungsdetails
Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) beabsichtigt, innerhalb einer Rahmenvereinbarung eine Agentur zur Fortführung und konzeptionellen Weiterentwicklung einer Informations- und Öffentlichkeitskampagne für das bundesweite Hilfetelefon „Gewalt gegen Frauen“ zu beauftragen. Die Vergabe erfolgt durch ein Verhandlungsverfahren nach vorherigem öffentlichem Teilnahmewettbewerb.
Der Vertrag soll für vier Jahre mit einem Sonderkündigungsrecht für die Auftraggeberin geschlossen werden. Der geplante Auftragsbeginn ist der 01.01.2027. Der Vertrag läuft bis zum 31.12.2030.
Weitergehende Informationen entnehmen Sie bitte der Anlage2_Leistungsbeschreibung.
Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) beabsichtigt, innerhalb einer Rahmenvereinbarung eine Agentur zur Fortführung und konzeptionellen Weiterentwicklung einer Informations- und Öffentlichkeitskampagne für das bundesweite Hilfetelefon „Gewalt gegen Frauen“ zu beauftragen. Die Vergabe erfolgt durch ein Verhandlungsverfahren nach vorherigem öffentlichem Teilnahmewettbewerb.
Der Vertrag soll für vier Jahre mit einem Sonderkündigungsrecht für die Auftraggeberin geschlossen werden. Der geplante Auftragsbeginn ist der 01.01.2027. Der Vertrag läuft bis zum 31.12.2030.
Weitergehende Informationen entnehmen Sie bitte der Anlage2_Leistungsbeschreibung.
b. Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung, eventuelle Präsentation und Verhandlungsrunden werden nicht erstattet.
c. Der Auftraggeber behält sich die Durchführung einer Verhandlungsrunde vor. Das erste Angebot ist verbindlich.
d. Es wird sich die Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote vorbehalten.
e. Es wird darauf hingewiesen, dass zunächst ein Teilnahmeantrag (Anlage der zur Verfügung gestellten Unterlagen) unter Beifügung der unter den Punkten 5.1.9 der Bekanntmachung geforderten Nachweise und Erklärungen zu stellen ist.
f. Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt 5.1.11 genannten URL heruntergeladen werden.
g. Fragen sind bis zum 07.07.2026 um 12:00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bewerbern/Bewerberinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt.
h. Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes eingestellt.
i. Die Bewerber/Bewerberinnen sind verpflichtet, sich regelmäßig zu informieren, ob die Vergabeunterlagen aktualisiert worden sind.
j. Teilnahmeanträge können ausschließlich auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden. Es wird gebeten, die Unterlagen für die Teilnahmeanträge möglichst zusammenhängend (vorzugsweise in einer Gesamtdatei im pdf-Format) einzureichen. Auf eine digitale Signatur der Unterlagen ist zu verzichten.
k. Teilnahmeanträge, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden.
l. Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bewerber/die Bewerberin bzw. den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss.
m. Mit Abgabe des Teilnahmeantrages unterliegen nicht berücksichtigte Bewerber/Bewerberinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.
b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Person(en)
c) Angabe bei Bewerbergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert
b) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen
c) Zusicherung, dass das Tariftreueversprechen und die Vorgaben des § 3 ff. des Gesetzes zur Stärkung der Tarifautonomie durch die Sicherung von Tariftreue bei der Vergabe öffentlicher Aufträge des Bundes (Tariftreuegesetz) eingehalten werden.
d) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen
e) Erklärung der Bereitschaft zur Verpflichtungserklärung nach dem Verpflichtungsgesetz
f) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen
b) Erfüllungsort ist Köln. Es ist darzulegen, wie die schnelle Leistungserbringung gesichert wird. Es ist sicherzustellen, dass genügend Personal zur Verfügung gestellt wird, um für den Auftraggeber eine schnelle und direkte Kommunikation zu ermöglichen. Insbesondere ist anzugeben wie zum Beispiel Info/Datentransfer, Meetings erfolgen und gewährleistet werden (Infos und Angaben von Tools, Prozessen seitens der Agentur).
c) Nachweis von Erfahrungen im Bereich bundesweiter Informations- und Öffentlichkeitskampagnen (Zeitpunkt der Realisierung und Umsetzung, Auszeichnungen)
d) Nachweis von Erfahrungen im Bereich Omnichannel Kommunikation
e) Nachweis von Erfahrungen im Bereich Online-Kommunikation und -Marketing
f) Nachweis von Erfahrungen im Bereich Social Media (Content, Community Management, Kampagnen, Ads, etc.)
g) Nachweis von Erfahrungen in der Akquise von Koopertaionspartnern und Unterstützern/Unterstützerinnen aus Politik und Gesellschaft bzw. dem Aufbau eines Kooperationspartnernetzwerks
h) Nachweis von Erfahrungen und Kenntnissen in der Umsetzung gesellschaftlich sensibler oder tabuisierter Themen und zielgruppengerechter Ansprache.
i) Nachweis von Kompetenz in der Entwicklung und Umsetzung von Online-, Print- und Multimedia-Erzeugnissen wie Flyer, Broschüren, Plakate, GIFs, Sharepics, Social Spots etc.
j) Nachweis von Erfahrungen in der zielgruppenspezifischen Redaktion von Texten für unterschiedliche Medien
k) Nachweis von Erfahrungen in der Mediaplanung und im Handling entsprechender Mediabudgets für bundesweite Kampagnen
l) Nachweis von Erfahrungen in der Akquise und Pflege von Sponsoren/Sponsorinnen
m) Nachweise über Kenntnisse und Erfahrungen in der Pressearbeit und im Aufbau von Medienkooperationen, insbesondere im Hinblick auf die Zielgruppe
n) Nachweis von Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Ministerien, Bundesbehörden oder Landesbehörden. Hierbei ist es wichtig zu erklären, welcher Art diese Erfahrungen sind.
o) Nachweis über Erfahrungen in der Umsetzung des Styleguides der Bundesregierung.
p) Nachweis über Erfahrungen hinsichtlich der Anwendung der Barrierefreiheit gemäß (BITV 2.0). Angabe, ob die Erstellung von barrierefreien Materialien extern oder innerhalb der Agentur erfolgt.
q) Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich des Projektmanagements sowie von Instrumenten, die für die Steuerung von Terminen, Budgets, Inhalt und Umfang der Kampagnenelemente notwendig sind
r) Kenntnisse und Erfahrungen im Einsatz von Instrumenten zur Evaluation von Kampagnenwirkungen einschließlich der Verwendung belastbarer Kennzahlen (KPIs sowie dem Monitoren und Auswerten relevanter Daten (z.B. Webseiten, Social Media)
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMBFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMBFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMBFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o. g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss. Im Falle der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union endet die Frist 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.
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