1 Beschaffer1.1 BeschafferOffizielle Bezeichnung: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-HausArt des öffentlichen Auftraggebers: Körperschaften des öffentlichen Rechts auf BundesebeneHaupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Sozialwesen2 Verfahren2.1 VerfahrenTitel: CAFM-Software 2026Beschreibung: Befristete Bereitstellung inklusive Nutzungsrechte, Provisionierung, Hosting und Betrieb einer CAFM-Software als Cloud-Service (Software-as-a-Service (SaaS)) inkl. Pflege- und Supportdienstleistung, Exit-Leistungen, Reportingpflichten, Erstellung KonzepteKennung des Verfahrens: be851a53-6fa0-43d4-865a-c2a1f18c6dd8Interne Kennung: 12-25-00455Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbBeschleunigtes Verfahren: nein2.1.1 ZweckArt des Auftrags: LieferungenHauptklassifizierungscode(cpv): 48000000Softwarepaket und Informationssysteme2.1.2 ErfüllungsortOrt: BundesweitPostleitzahl: 00000NUTS-3-Code: Extra-Regio NUTS 3(DEZZZ)Land: Deutschland2.1.3 WertHöchstwert der Rahmenvereinbarung: 16 638 655,46Euro2.1.4 Allgemeine InformationenRechtsgrundlage:Richtlinie 2014/24/EUvgv- 2.1.6 AusschlussgründeQuellen der Ausschlussgründe: BekanntmachungSchwere Verfehlung: Vordrucke D.7 und D.8 (Erklärung zwingende und fakultative Ausschlussgründe): Eigenerklärungen des Bieters/des bevollmächtigten Mitglieds der Bietergemeinschaft (BG) zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen Verurteilung, Zahlung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen, sozial- und arbeitsrechtlichen Verpflichtungen, Insolvenz, anderen schweren beruflichen Verfehlungen, wettbewerbsverzerrenden Verhaltensweisen, Interessenkonflikt aus Beratungstätigkeiten, Auskünften und Informationen. Bei Bildung von Bieter- bzw. Bewerbergemeinschaften ist hinsichtlich des Nichtvorliegens von zwingenden bzw. fakultativen Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) auf alle Teilnehmer der Bieter- bzw. Bewerbergemeinschaft abzustellen. Bei Bildung von Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften müssen die Erklärungen für alle Teilnehmer der Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft abgegeben werden. Sollte bei einem Teilnehmer oder mehreren Teilnehmern der Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft ein einschlägiger Ausschlusstatbestand vorliegen, ist dessen Name bzw. sind deren Namen auf der gesondert beizufügenden Anlage zu vermerken und zu erläutern, warum dennoch eine Teilnahme an dem gegenständlichen Vergabeverfahren möglich sein soll.
Vordruck D.6 (Erklärung Eignungsleihe) und Vordruck D.2 (Erklärung Unterauftrag): Angabe der Teile des Auftrags mit Absicht der Unterbeauftragung/Eignungsleihe und Benennung der bereits feststehenden Unterauftragnehmer. Bestätigung, dass im Hinblick auf die angegebenen Unternehmen keine Ausschlusstatbestände im Sinne der in den Vordrucken D.7 und D.8 angegebenen Tatbestände vorliegen bzw. dass die Vergabestelle entsprechend informiert wird, wenn derartige Ausschlussgründe vorliegen und die entsprechenden Nachweise (z.B. Verpflichtungserklärungen) beigefügt sind oder spätestens nach entsprechender Aufforderung vor Zuschlagserteilung eingereicht werden.
Vordruck D.0 (Angebotsschreiben): Bei Aufträgen ab einer Höhe von 50.000 € ohne Mwst. fordert die Vergabestelle für den Bieter/jedes Mitglied einer BG, der/die den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister nach § 6 des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) an. Dafür sind mit dem Vordruck D.0 die benötigten Angaben zu übermitteln.
Vordruck Eigenerklärung Russland (Erklärung bzgl. Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der jeweils gültigen Fassung): Es ist gemäß Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der jeweils gültigen Fassung verboten, öffentliche Aufträge oder Konzessionen an folgende Personen, Organisationen oder Einrichtungen zu vergeben bzw. Verträge mit solchen Personen, Organisationen oder Einrichtungen weiterhin zu erfüllen: a) russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, b) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, oder c) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a oder b genannten Organisationen handeln, auch solche, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Sinne der Richtlinien über die öffentliche Auftragsvergabe in Anspruch genommen werden.5 Los5.1 Interne Referenz-ID Los: LOT-0000Titel: CAFM-Software 2026Beschreibung: Kernziel der CAFM-Software-Beschaffung ist die befristete Bereitstellung einer CAFM-Software als Cloud-Service (Software-as-a-Service, SaaS) inklusive:
o Nutzungsrechte
o Provisionierung (Bereitstellung)
o Hosting und Betrieb
o Bereitstellung von Pflege- und Supportdienstleistungen
o Exit-Leistungen bei Vertragsbeendigung
o Sicherstellung der Reportingpflichten gegenüber der BA
o Erstellung von Konzepten / Dokumentationen
Die CAFM-Software soll bei der Steuerung, Überwachung und Dokumentation sämtlicher Facility-Management-Prozesse unterstützen. Ziel ist es, durch den Einsatz einer modernen CAFM-Software Transparenz zu schaffen, Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren sowie die Effizienz in der Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Flächen zu erhöhen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass neben den BA-Mitarbeitern auch externe Planer / Architekten / Rahmenvertragspartner (z.B. Reinigungsdienstleister) auf die Systeme zugreifen.
Die CAFM-Standardsoftware muss insbesondere die nachfolgenden Geschäftsfähigkeiten des Infrastrukturmanagements nach dem GEFMA-Standard (German Facility Management Association e.V.) als standardisierte Cloudlösung (Software-as-a-Service) abbilden können und primär mittels Konfiguration auf die Bedürfnisse der BA anpassbar sein, welche Folgendes beinhalten:
• Planung und Steuerung
• Bauprojektmanagement
• Mietmanagement
• Gebäudemanagement
• Arbeitsplatzmanagement
Die auszuschreibende Software muss in die bestehende Softwarelandschaft der BA integrierbar sein, im Kern muss daher die Schnittstellenfähigkeit der standardisierten Cloudlösung zu SAP (u.a. S/4HANA Immobilienmanagement-Modul), ServiceNow und anderen Verfahren über standardisierte Schnittstellen gegeben sein.
Nähere Einzelheiten können der Leistungsbeschreibung entnommen werden.Interne Kennung: LOT-00005.1.1 ZweckArt des Auftrags: LieferungenHauptklassifizierungscode(cpv): 48000000Softwarepaket und InformationssystemeOptionen:Beschreibung der Optionen: Der Vertrag beginnt mit Zuschlag. Der Leistungszeitraum beginnt ebenfalls mit Zuschlag und endet nach Ablauf von 48 Monaten, gleichzeitig mit der Vertragslaufzeit, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Die BA hat die Möglichkeit der zweimaligen Verlängerung um je 24 Monate.5.1.2 ErfüllungsortOrt: BundesweitPostleitzahl: 00000NUTS-3-Code: Extra-Regio NUTS 3(DEZZZ)Land: DeutschlandZusätzliche Angaben zum Erfüllungsort: 5.1.3 Geschätzte DauerLaufzeit: 96Monat5.1.5 WertHöchstwert der Rahmenvereinbarung: 16 638 655,46Euro5.1.6 Allgemeine InformationenVorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlichAuftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziertDie Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: jaDiese Auftragsvergabe ist besonders auch geeignet für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU): jaZusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#5.1.7 Strategische AuftragsvergabeArt der strategischen Beschaffung: Verringerung der Auswirkungen auf die UmweltBeschreibung: Um Umweltbelastungen zu reduzieren umweltfreundlicher Produkte und Dienstleistungen zu verbessern und / oder die Markteinführung innovativer umweltfreundlicher Produkte gezielt zu unterstützen, beschafft die BA energieeffiziente Produkte und Dienstleistungen. Siehe auch Kapitel 1.3 der LBZiel zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung5.1.9 EignungskriterienQuellen der Auswahlkriterien: AuftragsunterlagenInformationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden5.1.10 ZuschlagskriterienKriterium:Art: QualitätBezeichnung: LeistungBeschreibung: erweiterte Richtwertmethode (UfAB-Wertung)Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)Zuschlagskriterium — Zahl: 50Kriterium:Art: PreisBezeichnung: PreisBeschreibung: erweiterte Richtwertmethode (UfAB-Wertung)Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)Zuschlagskriterium — Zahl: 505.1.11 AuftragsunterlagenVerbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: DeutschInternetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=857665Ad-hoc-Kommunikationskanal:URL: http://www.evergabe-online.de5.1.12 Bedingungen für die AuftragsvergabeVerfahrensbedingungen:Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 31/07/2026Bedingungen für die Einreichung:Elektronische Einreichung: ZulässigAdresse für die Einreichung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=857665Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: DeutschElektronischer Katalog: ZulässigNebenangebote: Nicht zulässigDie Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässigFrist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 05/06/202610:00Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt gemäß § 56 VgV.Auftragsbedingungen:Die Auftragsausführung ist bestimmten Auftragnehmern vorbehalten: NeinBedingungen für die Ausführung des Auftrags: C.1: Erklärung zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen
C.4: Erklärung Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG; erweiterte Sicherheitsüberprüfung nach §9 SÜG)Elektronische Rechnungsstellung: ZulässigAufträge werden elektronisch erteilt: jaZahlungen werden elektronisch geleistet: ja5.1.15 TechnikenRahmenvereinbarung:Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum WettbewerbHöchstzahl der teilnehmenden Unternehmen: 1Begründung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung: Der Leistungszeitraum einer Rahmenvereinbarung darf höchstens vier Jahre betragen, es sei denn, es liegt ein Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor (§ 21 Abs. 6 VgV), dieser Tatbestand ist in diesem vorliegenden Fall erfüllt. Einen Sonderfall können besondere technische und wirtschaftliche Umstände darstellen. Die CAFM-Software ist ein sehr umfangreiches und über die Anforderungen in der LB in Verbindung mit den Eignungs- und Leistungskriterien auf die Bedürfnisse der BA zugeschnittenes, komplexes Produkt.
Aufgrund des weitreichenden fachlichen Umfangs (u.a. Neuaufbau Systeme, Anbindung an aktuelle Systeme und deren Anpassung bzw. Abbau) wird von hohen Implementierungskosten ausgegangen. Um diese Implementierungen wirtschaftlich sinnvoll nutzen zu können muss die Laufzeit länger als 4 Jahre sein.
Zudem wird die Software viele Prozesse, die heute manuell erfolgen, ersetzen. Dies benötigt Zeit sowohl in der Implementierung als auch Optimierung.
Um das volle Potenzial der CAFM Software auszuschöpfen, ist daher ein mehrjähriger Erfahrungs- und Optimierungsprozess erforderlich, in dem die Mitarbeitenden neue Prozesse einüben, bewerten und kontinuierlich verbessern.Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:Kein dynamisches Beschaffungssystem5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und NachprüfungÜberprüfungsstelle: Bundeskartellamt, Vergabekammern des BundesInformationen über die Überprüfungsfristen: Ein Antrag auf Nachprüfung ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, schriftlich bei der zuvor genannten Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-HausOrganisation, die Angebote entgegennimmt: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus8 Organisationen8.1 ORG-7001Offizielle Bezeichnung: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-HausIdentifikationsnummer: DE811458858Postanschrift: Regensburger Str. 104Ort: NürnbergPostleitzahl: 90478NUTS-3-Code: Nürnberg, Kreisfreie Stadt(DE254)Land: DeutschlandE-Mail: Service-Haus.Einkauf-Informationstechnik@arbeitsagentur.deTelefon: +49 911-179-2882Fax: +49 911-179-908051Internet-Adresse: http://www.arbeitsagentur.deRollen dieser Organisation:BeschafferOrganisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstelltOrganisation, die Angebote entgegennimmt8.1 ORG-7004Offizielle Bezeichnung: Bundeskartellamt, Vergabekammern des BundesIdentifikationsnummer: ---Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16Ort: BonnPostleitzahl: 53113NUTS-3-Code: Bonn, Kreisfreie Stadt(DEA22)Land: DeutschlandE-Mail: vk@bundeskartellamt.Bund.deTelefon: +49 228 9499-0Fax: +49 228-9499-163Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.deRollen dieser Organisation:Überprüfungsstelle10 ÄnderungFassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 8a8e41fd-c308-4168-8cc6-5874edf9595d-01Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte InformationenBeschreibung: Verlängerung der AngebotsfristInformationen zur BekanntmachungKennung/Fassung der Bekanntmachung: ca84416b-0c5c-4ab6-ac72-88411a801fc5- 01Formulartyp: WettbewerbArt der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – StandardregelungDatum der Übermittlung der Bekanntmachung: 14/09/202613:22Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch