1 Beschaffer
1.1 BeschafferOffizielle Bezeichnung: Freistaat Thüringen vertreten durch das Thüringer Ministerium für Bildung, Wissenschaft und KulturArt des öffentlichen Auftraggebers: Oberste LandesbehördeHaupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2 Verfahren
2.1 VerfahrenTitel: E-Mail-Postfächer für Bedienstete im nachgeordneten Bereich des Thüringer Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur (TMBWK) des Bereichs SchuleBeschreibung: Für den Freistaat Thüringen, vertreten durch das Thüringer Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur (TMBWK) soll für einen Zeitraum von maximal 6 Jahren (5 Jahre Regelbetrieb, maximal 1 Jahr Migration) die Bereitstellung, der Betrieb und der technische Service für ca. 25.000 E-Mail-Postfächer für Bedienstete im nachgeordneten Bereich des TMBWK des Bereichs Schule mit einem IT-Dienstleistungsanbieter vergeben werden.
Jedes Postfach muss dabei eine Speicherkapazität von mindestens 3 GByte sowie die Unterstützung von Dateianhängen bis zu einer Größe von mindestens 50 MByte bieten. Zu den funktionalen Kernanforderungen gehören ein vollständig webbasierter E-Mail-Client in deutscher Sprache mit responsivem Design für mobile Endgeräte, persönliche Adressbuch- und Kalenderfunktionen sowie die Unterstützung von PGP-Verschlüsselung.
Technisch wird der Dienst über das landeseigene Identitätsmanagement per Single Sign-On (SSO) in das Thüringer Schulportal integriert, während die Verwaltung der Postfächer über ein webbasiertes Administrationsportal oder eine API erfolgen kann. Das Hosting muss zwingend in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union erfolgen, von wo aus auch sämtliche Wartungs- und Betriebsleistungen zu erbringen sind, um die Einhaltung des deutschen Datenschutzrechts und der EU-DSGVO zu garantieren. Der Auftragnehmer muss zudem eine Verfügbarkeit von mindestens 99 % im Monatsmittel sicherstellen und einen deutschsprachigen technischen Support an Werktagen zwischen 08:00 und 16:30 Uhr bereitstellen.
Finanziell ist für das erste Vertragsjahr eine Obergrenze von 694.000 EUR (brutto) festgelegt, wobei für die weitere Laufzeit eine jährliche Preissteigerungsrate von höchstens 1,5 Prozent zulässig ist. Die Abrechnung erfolgt monatlich auf Basis eines Stückpreises pro tatsächlich angelegtem Postfach.
Weitere Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.Kennung des Verfahrens: 0863034e-e2ca-4876-9e46-34cd53c5d553Interne Kennung: ThILLM - EU 1 - 2026Verfahrensart: Offenes VerfahrenBeschleunigtes Verfahren: nein
2.1.1 ZweckArt des Auftrags: DienstleistungenHauptklassifizierungscode(cpv): 72412000Anbieter von E-Mail-Diensten
2.1.2 ErfüllungsortNUTS-3-Code: Erfurt, Kreisfreie Stadt(DEG01)Land: Deutschland
2.1.4 Allgemeine InformationenRechtsgrundlage:Richtlinie 2014/24/EUvgv-
2.1.6 AusschlussgründeQuellen der Ausschlussgründe: BekanntmachungRein nationale Ausschlussgründe: Neben den Ausschlussgründen gem. § 123 und 124 GWB gelten weitere Ausschlussgründe, die in den Vergabeunterlagen (Nr. 4.4 in Anlage 2: Bewerbungs- und Verfahrensbedingungen) zu finden sind.
5 Los
5.1 Interne Referenz-ID Los: LOT-0000Titel: E-Mail-Postfächer für Bedienstete im nachgeordneten Bereich des Thüringer Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur (TMBWK) des Bereichs SchuleBeschreibung: siehe Leistungsbeschreibung (Anlage 3)Interne Kennung: ThILLM - EU 1 - 2026
5.1.1 ZweckArt des Auftrags: DienstleistungenHauptklassifizierungscode(cpv): 72412000Anbieter von E-Mail-Diensten
5.1.2 ErfüllungsortNUTS-3-Code: Erfurt, Kreisfreie Stadt(DEG01)Land: DeutschlandZusätzliche Angaben zum Erfüllungsort: Erfüllungsort: Thüringen
5.1.3 Geschätzte DauerDatum des Beginns: 01/07/2026Enddatum der Laufzeit: 30/06/2032
5.1.6 Allgemeine InformationenVorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziertDie Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: jaDiese Auftragsvergabe ist besonders auch geeignet für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU): neinZusätzliche Informationen: Hinweis gemäß § 11 Abs. 3 Vergabeverordnung: Die zur Nutzung der e-Vergabe Plattform einzusetzenden elektronischen Mittel sind die Clients und
Webanwendung AnA-Web sowie die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe Plattform. Diese werden über die mit „Anwendungen“ bezeichneten Menüpunkte
auf www.evergabe-online.de zur Verfügung gestellt.
Hierzu gehören für Unternehmen der Signatur-Client für Bieter für elektronische Signaturen, die e-VergabeApp (Crypto-Client) zur Verschlüsselung von Teilnahmeanträgen und Angeboten. Die zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen verwendeten elektronischen Mittel sind durch die Webanwendung AnA-Web und die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform bestimmt. Verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren sind Bestandteil der Webanwendung AnA-Web bzw. Clients der e-Vergabe-Plattform sowie der Plattform selber und der elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform.
5.1.7 Strategische AuftragsvergabeArt der strategischen Beschaffung: Keine strategische Beschaffung
5.1.9 EignungskriterienQuellen der Auswahlkriterien: BekanntmachungKriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle AnforderungenBeschreibung: Der Bieter hat in einem Unternehmensprofil im Dokument "Nachweise_zur_Eignung" folgende Angaben zu machen:
- Name des Unternehmens
- Gründungsjahr
- Rechtsform
- Internetadresse (sofern vorhanden)
- Hauptsitz
- zuständige Niederlassung im Auftragsfall
- TätigkeitsschwerpunkteKriterium: Eintragung in das HandelsregisterBeschreibung: Zum Nachweis der erlaubten Berufsausübung ist ein Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder eine vergleichbare Eintragung im pdf-Format oder in einem allgemein elektronisch lesbaren Format vorzulegen. Diese darf nicht vor dem 01.10.2025 ausgestellt sein.Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle AnforderungenBeschreibung: Bieter müssen ihrer Verpflichtung zur Zahlung von Steuern nachgekommen sein. Der Nachweis erfolgt mit dem Angebot durch Vorlage einer Bescheinigung in Steuersachen vom Finanzamt nicht älter als 01.03.2025 im pdf-Format oder in einem allgemein elektronisch lesbaren Format.Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle AnforderungenBeschreibung: Bieter müssen mittels Eigenerklärung angeben, dass Sie der Verpflichtung zur Zahlung von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachgekommen sind.Kriterium: Berufliche RisikohaftpflichtversicherungBeschreibung: Bieter haben den Nachweis über das Bestehen einer im Rahmen und Umfang marktüblichen Betriebshaftpflichtversicherung aus einem Mitgliedstaat der EU über mindestens 2.000.000,00 € je Schadensfall im pdf-Format oder in einem allgemein elektronisch lesbaren Format beizufügen.Kriterium: Allgemeiner JahresumsatzBeschreibung: Bieter haben den Umsatz getrennt nach öffentlichen und privaten Aufträgen für das Jahr 2024 auf dem Formblatt "Nachweise_zur_Eignung" anzugeben, wobei insgesamt ein durchschnittlicher Mindestjahresumsatz von 1.00.000,00 € benötigt wird (bei Firmengruppen ist der Umsatz derjenigen juristischen Person anzugeben, die sich um den Auftrag bewirbt).Kriterium: Referenzen zu bestimmten DienstleistungenBeschreibung: Bieter müssen mindenstens drei geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge angeben. Dabei sind folgende Anforderungen an die Referenzen zu beachten:
Es ist ein Nachweis von mindestens 3 Referenzprojekten im Bereich der Bereitstellung von E-Mail Diensten oder vergleichbaren IT-Diensten innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre (Vertragsende September 2022 oder später) erforderlich, idealerweise für öffentliche Auftraggeber. Es sind folgende Angaben zu machen:
- Angabe des Auftraggebers und Telefonnummer,
- Angabe des Auftragwertes,
- Angabe der Leistungszeit,
- Angabe der Anzahl der Postfächer,
- Angaben bzgl. Erfahrungen mit Schnittstellenintegration und Migration und
- Angaben zu Betrieb/Reporting/SupportKriterium: Durchschnittliche jährliche BelegschaftBeschreibung: Bieter müssen die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl sowie die Zahl der Führungskräfte des Unternehmens der letzten drei Jahre angeben.Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der ArbeitenBeschreibung: Bieter müssen Angaben zu den technischen Fachkräften, die im Zusammenhang mit der Leistungsbeschreibung eingesetzt werden sollen.
Die Erklärungen und Nachweise können alternativ durch den Nachweis einer gültigen Präqualifizierung oder -vorläufig- durch Abgabe der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) erbracht werden, sofern diese die aufgestellten Anforderungen erfüllen.
Im Falle von Bietergemeinschaften sind die entsprechenden Angaben, Erklärungen und Nachweise von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen, soweit nichts Abweichendes geregelt ist.
5.1.10 ZuschlagskriterienBeschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Preis (siehe Anlage 3: Leistungsbeschreibung inkl. Preisblatt)
5.1.11 AuftragsunterlagenVerbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: DeutschFrist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 11/05/202609:00Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=852677
5.1.12 Bedingungen für die AuftragsvergabeBedingungen für die Einreichung:Elektronische Einreichung: ErforderlichAdresse für die Einreichung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=852677Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: DeutschElektronischer Katalog: Nicht zulässigNebenangebote: Nicht zulässigDie Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässigFrist für den Eingang der Angebote: 19/05/202609:00Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 4WocheInformationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.Zusätzliche Informationen: Unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung kann das ThILLM die Bieter auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte
unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen (ausgenommen sind leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung anhand der
Zuschlagskriterien betreffen) nachzureichen oder zu vervollständigen. Zu diesem Zweck bitten wir Sie, Ihre Erreichbarkeit vom Ablauf der Angebotsfrist bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist zu gewährleisten. Ein Anspruch auf Nachforderung von Erklärungen und Nachweisen, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, besteht allerdings nicht.Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:Datum des Eröffnungstermins: 19/05/202609:15Auftragsbedingungen:Die Auftragsausführung ist bestimmten Auftragnehmern vorbehalten: NeinBedingungen für die Ausführung des Auftrags: siehe Anlage 3 (Leistungsbeschreibung)Elektronische Rechnungsstellung: ErforderlichAufträge werden elektronisch erteilt: jaZahlungen werden elektronisch geleistet: jaWesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen.: Für die Abwicklung des Auftrags gelten die Vertragsbestimmungen der VOL/B.
Das Thillm stellt die Möglichkeit bereit, E-Rechnungen im XML-Format über eine zentrale Rechnungseingangsplattform zu empfangen. Hinweise zur Annahme finden Sie unter: https://www.schulportal-thueringen.de/thillm/e-rechnung.
Zur Abwicklung des im Zusammenhang mit der Auftragsdurchführung stehenden Zahlungsverkehrs erklärt sich der Auftragnehmer mit der elektronischen Speicherung seiner Adressdaten sowie der Bankverbindung einverstanden.
5.1.15 TechnikenRahmenvereinbarung:Keine RahmenvereinbarungInformationen über das dynamische Beschaffungssystem:Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und NachprüfungÜberprüfungsstelle: Thüringer Landesverwaltungsamt, VergabekammerInformationen über die Überprüfungsfristen: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der
Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.Organisation, die Angebote entgegennimmt: Thüringer Institut für Lehrerfortbildung, Lehrplanentwicklung und MedienOrganisation, die Angebote bearbeitet: Thüringer Institut für Lehrerfortbildung, Lehrplanentwicklung und Medien
8 Organisationen
8.1 ORG-0000Offizielle Bezeichnung: Thüringer Institut für Lehrerfortbildung, Lehrplanentwicklung und MedienIdentifikationsnummer: Leitweg-ID: 16904050-0001-92Postanschrift: Heinrich-Heine-Allee 2-4Ort: Bad BerkaPostleitzahl: 99438NUTS-3-Code: Weimarer Land(DEG0G)Land: DeutschlandE-Mail: vergabe@thillm.deTelefon: 000Rollen dieser Organisation:Organisation, die Angebote entgegennimmtOrganisation, die Angebote bearbeitet
8.1 ORG-0001Offizielle Bezeichnung: Freistaat Thüringen vertreten durch das Thüringer Ministerium für Bildung, Wissenschaft und KulturIdentifikationsnummer: Leitweg-ID: 16900401-0001-63Postanschrift: Werner-Seelenbinder-Straße 7Ort: ErfurtPostleitzahl: 99096NUTS-3-Code: Erfurt, Kreisfreie Stadt(DEG01)Land: DeutschlandKontaktstelle: Thüringer Institut für Lehrerfortbildung, Lehrplanentwicklung und MedienE-Mail: vergabe@thillm.deTelefon: 000Rollen dieser Organisation:Beschaffer
8.1 ORG-0002Offizielle Bezeichnung: Thüringer Landesverwaltungsamt, VergabekammerIdentifikationsnummer: Leitweg-ID: 16900334-0001-29Postanschrift: Jorge-Semprún-Platz 4Ort: WeimarPostleitzahl: 99423NUTS-3-Code: Weimar, Kreisfreie Stadt(DEG05)Land: DeutschlandE-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.deTelefon: 000Rollen dieser Organisation:ÜberprüfungsstelleInformationen zur BekanntmachungKennung/Fassung der Bekanntmachung: dafac9c3-c185-4cb3-9e0d-d0ad02a0511f- 01Formulartyp: WettbewerbArt der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – StandardregelungDatum der Übermittlung der Bekanntmachung: 13/04/202608:48Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch