AA RV Delegationsbetreuungsdienstleistungen

Ausschreibungsdetails

Veröffentlichungsdatum:

17.12.2025 (letzte Änderung am 06.03.2026)

Abgabefrist Teilnahme-Antrag:

16.01.2026 08:59

Geschäftszeichen:

VS-2025-0183

Vergabestelle:

Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Letzte Änderung:

26.03.2026 12:27

Meine e-Vergabe

1 Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Art des öffentlichen Auftraggebers: Obere, mittlere und untere Bundesbehörde, die den niedrigen Schwellenwert anwenden gem. § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB

Haupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2 Verfahren

2.1 Verfahren

Titel: AA RV Delegationsbetreuungsdienstleistungen

Beschreibung: Abschluss einer Rahmenvereinbarung für Delegationsbetreuungsdienstleistungen während der Durchführung internationaler Konferenzen, Gipfeltreffen, Regierungskonsultationen und Großveranstaltungen sowie die im Vorfeld erforderliche Vorbereitung und Beratung

Kennung des Verfahrens: d661d20d-29ee-4066-8a84-8e75b34041f6

Interne Kennung: VS-2025-0183

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Beschleunigtes Verfahren: nein

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Hauptklassifizierungscode (cpv): 75210000 Dienstleistungen im Bereich auswärtige Angelegenheiten und sonstige Dienstleistungen

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 75211100 Dienstleistungen im diplomatischen Bereich

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 79992000 Empfangsdienste

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 79997000 Dienstleistungen für Geschäftsreisen

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift: Werderscher Markt 1

Ort: Berlin

Postleitzahl: 10117

NUTS-3-Code: Berlin (DE300)

Land: Deutschland

2.1.3 Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 3,931,500 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2009/81/EG

vsvgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen

Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß
§§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem
Teilnahmeantrag einzureichen.

Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß
§§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem
Teilnahmeantrag einzureichen.

Bildung krimineller Vereinigungen: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß
§§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem
Teilnahmeantrag einzureichen.

Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Betrug oder Subventionsbetrug: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Zahlungsunfähigkeit: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Insolvenz: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Interessenkonflikt: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Schwere Verfehlung: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Einstellung der beruflichen Tätigkeit: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Bildung terroristischer Vereinigungen: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Rein nationale Ausschlussgründe: Der Bewerber versichert, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen.
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

5 Los

5.1 Interne Referenz-ID Los: LOT-0000

Titel: AA RV Delegationsbetreuungsdienstleistungen

Beschreibung: Der Rahmenvertrag dient der Unterstützung des Auswärtigen Amtes, seiner nachgeordneten Behörden sowie anderer oberster Bundesbehörden bei der Vorbereitung und Betreuung von Besuchen nationaler und internationaler hochrangiger Gäste und Delegationen anlässlich internationaler Konferenzen, Gipfeltreffen, Regierungskonsultationen und Großveranstaltungen in Berlin und an anderen Orten in Deutschland.
Hierfür bedarf es fester, zentraler Ansprechpersonen sowie der Bereitstellung von Gruppendelegationsbetreuer*innen und Delegationsbetreuer*innen.
Die Delegationsbetreuung umfasst klassische Präsenzveranstaltungen, hier insbesondere die physische Begleitung der Delegation während ihres Besuchs bzw. ihrer Konferenzteilnahme. Aber auch bei virtuellen oder hybriden Formaten können Betreuungsleistungen notwendig werden.

Folgende Leistungen werden im Einzelnen benötigt.
- Beratung, Steuerung und Management der Delegationsbetreuungsdienstleistungen (u.a. Erstellung eines Delegationsbetreuungskonzepts sowie Planung, Koordinierung und Abwicklung des gesamten Delegationsbetreuungsprozesses);
- Planung und Vorbereitung, u.a. Aufbau einer geeigneten Kommunikationsstruktur, Schnittstellenmanagement mit weiteren Dienstleistern, Identifizierung, Untervertragnahme, Bereitstellung und Steuerung einer ausreichenden Anzahl von geeigneten (Gruppen-)Delegationsbetreuer*innen;
- Betreuung der Delegationen im Vorfeld der Veranstaltungen (kontinuierliche Ansprechbarkeit, Überwachen und Einhalten von Fristen, Teilnahme an Vorausreisen etc.);
- Betreuung der Delegationen während der Veranstaltungen, u.a. kontinuierliche Ansprechbarkeit, Schnittstellenmanagement (zu anderen Dienstleistern, Sicherheitsbehörden, Hotels und Veranstaltungsorten), Schnittstelle zwischen Delegationen und deren Botschaften, Betreuung und Begleitung der Delegation (Teilnahme an Begrüßung/Verabschiedung, Sicherstellung der Einhaltung des Zeitplans, Information und Orientierung bei allen Fragen zum Programm, Serviceleistungen wie Botendienste, Kopiertätigkeiten, Einholung von Auskünften);
- Budgetierung und Budgetkontrolle, Kostenabwicklung sowie regelmäßiges Monitoring und Reporting zur Inanspruchnahme dieses Rahmenvertrages.
Die Leistungen sowie das hierfür zum Einsatz kommende Personal müssen höchsten Ansprüchen an Qualität, Kompetenz, Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit, Etikette, Diskretion und Flexibilität genügen. Diese spiegeln sich in den festgelegten Eignungs- und Zuschlagskriterien wider.

Für den Rahmenvertrag ist eine Laufzeit von 4 Jahren vorgesehen mit einer dreimaligen Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr.
Der Rahmenvertrag beinhaltet keinen Anspruch des Auftragnehmers auf Erteilung eines Einzelauftrags oder auf eine bestimmte Anzahl oder Regelmäßigkeit der Erteilung von Einzelaufträgen.

Interne Kennung: LOT-0000

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Hauptklassifizierungscode (cpv): 75210000 Dienstleistungen im Bereich auswärtige Angelegenheiten und sonstige Dienstleistungen

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 75211100 Dienstleistungen im diplomatischen Bereich

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 79992000 Empfangsdienste

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 79997000 Dienstleistungen für Geschäftsreisen

Zusätzlicher Klassifizierungscode (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Nach der Grundlaufzeit von 4 Jahren soll dreimal eine Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr bestehen.

5.1.2 Erfüllungsort

Ort: Berlin

Postleitzahl: 10117

NUTS-3-Code: Berlin (DE300)

Land: Deutschland

Zusätzliche Angaben zum Erfüllungsort:

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/04/2026

Enddatum der Laufzeit: 31/03/2033

5.1.4 Verlängerung

Verlängerung - Maximale Anzahl: 3

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Entfällt.

5.1.5 Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 3,931,500 Euro

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftrag über regelmäßig wiederkehrende Leistungen

Beschreibung: Es ist davon auszugehen, dass der Bedarf für die Dienstleistung auch nach Ablauf der maximalen Vertragslaufzeit von 7 Jahren weiterhin besteht.

Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Art der strategischen Beschaffung: Erfüllung sozialer Zielsetzungen

Beschreibung: Der Bewerber versichert, die arbeits(schutz)rechtlichen Bestimmungen und die ILO-Kernarbeitsnormen einzuhalten.

Gefördertes soziales Ziel: Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO) entlang der globalen Wertschöpfungskette

5.1.9 Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Beschreibung: Bitte weisen Sie Referenzen nach, die in Bezug auf Inhalt, Komplexität und Umfang mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind. Für eine hinreichende Vergleichbarkeit sind erforderlich:

1) Mindestens drei, seit dem 1. Juli 2020 durchgeführte Delegationsbetreuungsdienstleistungen im Rahmen von Konferenzen, die jeweils folgende Anforderungen erfüllen:
> Die Dienstleistungen wurden im Auftrag oberster Bundesbehörden als Ausrichtende der Konferenzen erbracht.
> Die Dienstleistungen wurden im Rahmen von Konferenzen mit besonders hohen Sicherheitsanforderungen erbracht, d.h. mit Durchführung einer Akkreditierung der Teilnehmer gem. § 6 BKAG unter Berücksichtigung der Sicherheitsstufe.
> Die Dienstleistungen sind im Rahmen von Konferenzen mit jeweils mindestens 15 Teilnehmerdelegationen erfolgt.
> Die Dienstleistungen wurden durch den Bewerber mit einem Personaleinsatz von jeweils mindestens 15 Personen (Geschäftsführung, Projektmanager/-innen, Gruppendelegationsbetreuer/-innen, Delegationsbetreuer/-innen) erbracht.
Je Referenz müssen zwingend folgende Angaben gemacht werden:
> Bezeichnung (Anlass), Datum und Ort der Konferenz
> Angaben zum Auftraggeber einschließlich Auskunftsperson (Name, Telefon-Nr., E-Mail-Adresse)
> Angabe zum Vertragsverhältnis (Hauptauftragnehmer, Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft, Unterauftragnehmer)
> Anzahl der Teilnehmerdelegationen
> Beschreibung der erbrachten Leistungen und des Personaleinsatzes (Anzahl der eingesetzten Personen einschließlich Beschreibung der Qualifikation und Funktion im Projekt) gemäß den Fragen 1. bis 7. des Projektreferenzbogens
Die Anlage "Konferenzliste" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die Anlage "Projektreferenzbogen" ist jeweils für jede in der Anlage "Konferenzliste" aufgeführte Veranstaltung separat auszufüllen und zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

2) Mindestens drei weitere, seit dem 1. Juli 2020 durchgeführte Delegationsbetreuungsdienstleistungen im Rahmen von Konferenzen, die jeweils folgende Anforderungen erfüllen:
> Die Dienstleistungen wurden im Auftrag oberster Bundesbehörden oder für vergleichbare Behörden anderer EU-Mitgliedsstaaten als Ausrichtende der Konferenzen erbracht.
> Die Dienstleistungen wurden im Rahmen von Konferenzen ohne besondere Sicherheitsanforderungen (normaler Standard) erbracht.
> Die Dienstleistungen sind im Rahmen von Konferenzen mit jeweils mindestens 15 Teilnehmerdelegationen erfolgt.
> Die Dienstleistungen wurden durch den Bewerber mit einem Personaleinsatz von jeweils mindestens 15 Personen (Geschäftsführung, Projektmanager/-innen, Gruppendelegationsbetreuer/-innen, Delegationsbetreuer/-innen) erbracht.
Je Referenz müssen zwingend folgende Angaben gemacht werden:
> Bezeichnung (Anlass), Datum und Ort der Konferenz
> Angaben zum Auftraggeber einschließlich Auskunftsperson (Name, Telefon-Nr., E-Mail-Adresse)
> Angabe zum Vertragsverhältnis (Hauptauftragnehmer, Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft, Unterauftragnehmer)
> Anzahl der Teilnehmerdelegationen
> Personaleinsatz und geleistete Gesamtstunden
> Beschreibung der erbrachten Leistungen und des Personaleinsatzes (Anzahl der eingesetzten Personen einschließlich Beschreibung der Qualifikation und Funktion im Projekt) gemäß den Fragen 1. bis 7. des Projektreferenzbogens
Die Anlage "Konferenzliste" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die Anlage "Projektreferenzbogen" ist jeweils für jede in der Anlage "Konferenzliste" aufgeführte Veranstaltung separat auszufüllen und zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

3) Der Bewerber reicht mit seinem Teilnahmeantrag eine Fotodokumentation für ein ausgewähltes Referenzprojekt ein.
Bitte geben Sie in der Anlage "Konferenzliste", Ziffer 3) an, für welches Referenzprojekt die Fotodokumentation beigefügt ist.

Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen

Beschreibung: Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags wird bestätigt, dass zur Durchführung der Leistungen im vorgegebenen Zeitraum mindestens 15 Delegationsbetreuer/-innen gleichzeitig bereitgestellt werden, um auch kurzfristig angesetzte und mehrere parallel laufende Vorhaben realisieren zu können.
Bitte bestätigen Sie im Abschnitt 4 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx", dass diese Anforderung vollständig erfüllt wird.

Der Bewerber sichert mit Abgabe des Teilnahmeantrags zu, dass das gesamte Personal, das er für die Erfüllung von über den Rahmenvertrag abgerufenen Einzelaufträgen einsetzt,
> Deutsch mindestens auf Sprachniveau C1 und
> Englisch mindestens auf dem Sprachniveau B2
des Gemeinschaftlichen Europäischen Referenzrahmens spricht und versteht.
Bitte bestätigen Sie im Abschnitt 4 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx", dass Ihr Personal diese Anforderungen vollständig erfüllt.

Sicherheitsrelevante Anforderungen an das zum Einsatz kommende Personal: Der Bewerber sichert zu, dass das gesamte Personal, das er für die Erfüllung von über den Rahmenvertrag abgerufenen Einzelaufträgen einsetzt, bereit ist,
> sich der erforderlichen Sicherheitsüberprüfung bis zur Stufe Ü3 gemäß Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) zu unterziehen und
> auf Verlangen ein einfaches Führungszeugnis nach § 30 Abs. 1 BZRG vorzulegen.
Der Bewerber erklärt sich zur entsprechenden Mitwirkung bereit und übermittelt auf Anfrage die persönlichen Daten seiner Mitarbeiter/-innen über das Auswärtige Amt dem Bundeskriminalamt.
Die "Eigenerklärung Sicherheitsüberprüfung" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Beschreibung: Bitte geben Sie in Abschnitt 4 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx" die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl in den letzten 3 Geschäftsjahren (2024, 2023, 2022) an.
> Benennung der Anzahl und Kategorie (Projektmanager/-innen, Gruppendelegationsbetreuer/-innen, Delegationsbetreuer-/innen)
Bei Bewerbergemeinschaften und Nachunternehmern werden die Zahlen addiert.

Kriterium: Anzahl der Führungskräfte

Beschreibung: 1 zentrale Ansprechperson: Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags sichert der Bewerber zu, zur Durchführung der Leistungen im vorgegebenen Zeitraum eine zentrale Ansprechperson für die Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin zu benennen,
> die Mitglied der Geschäftsführung ist,
> die als Ansprechpartnerin für die Umsetzung aller Einzelaufträge aus dem Rahmenvertrag verantwortlich ist und
> deren Kompetenzen die strategische Führung aller für die Leistungserbringung relevanter Geschäftsbereiche umfassen.
Bitte bestätigen Sie im Abschnitt 4 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx", dass diese Anforderung vollständig erfüllt wird.

2 fest angestellte Projektmanager/-innen: Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags wird bestätigt, dass zur Durchführung der Leistungen im vorgegebenen Zeitraum mindestens 2 fest angestellte Projektmanager/-innen bereitgestellt werden, die die Steuerung und Qualitätssicherung eines Einzelauftrags aus dem Rahmenvertrag und dabei die gesamte Koordinierung, Planung und Umsetzung des Einzelauftrags sowie der sich daraus ergebenden Einzelaufgaben übernehmen und die Gruppendelegationsbetreuer/-innen und Delegationsbetreuer/-innen steuern werden. Die Personen können mit der Geschäftsführung identisch sein.
Bitte bestätigen Sie im Abschnitt 4 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx", dass diese Anforderung vollständig erfüllt wird.

5 Gruppen-Delegationsbetreuer/-innen: Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags wird bestätigt, dass zur Durchführung der Leistungen im vorgegebenen Zeitraum mindestens 5 Gruppen-Delegationsbetreuer/ -innen gleichzeitig bereitgestellt werden, um auch kurzfristig angesetzte und mehrere parallel laufende Vorhaben realisieren zu können.
Bitte bestätigen Sie im Abschnitt 4 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx", dass diese Anforderung vollständig erfüllt wird.

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Beschreibung: Der Bewerber erklärt, über eine Betriebshaftpflichtversicherung bei einer für den Geschäftsbetrieb in Deutschland zugelassenen Versicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen pro Versicherungsfall
- 10 Mio. für Personenschäden
- 5 Mio. EUR für Sachschäden
- 5 Mio. EUR für Vermögensschäden
zu verfügen. Die Gesamtleistung des Versicherers innerhalb eines Versicherungsjahres beträgt mindestens das Einfache dieser Deckungssummen.
O D E R
Der Bewerber erklärt, im Falle der Auftragserteilung unverzüglich bei einer für den Geschäftsbetrieb in Deutschland zugelassenen Versicherung eine Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen pro Versicherungsfall
- 10 Mio. für Personenschäden
- 5 Mio. EUR für Sachschäden
- 5 Mio. EUR für Vermögensschäden
abzuschließen. Die Gesamtleistung des Versicherers innerhalb eines Versicherungsjahres beträgt mindestens das Einfache dieser Deckungssummen.
Bitte tragen Sie Ihre Antwort in Abschnitt 3 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx" ein.

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung: Vorfinanzierungsfähigkeit: Der Bewerber weist durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung einer europäischen Bank nach, dass er in der Lage ist, die Vorfinanzierung einer Veranstaltung bis zu 100.000 EUR leisten zu können, um das eingesetzte Personal schon entlohnen zu können, bevor die Abrechnung eines Einzelauftrags nach dem Rahmenvertrag erfolgt ist.
Bitte tragen Sie Ihre Antwort in Abschnitt 3 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx" ein und fügen dem Teilnahmeantrag den o.a. Nachweis bei.

Kriterium: Finanzkennzahlen

Beschreibung: Bonitätsnachweis: Der Bewerber weist durch Vorlage einer Creditreform Wirtschaftsauskunft oder einer vergleichbaren Auskunft nach, dass die Bonität seines Unternehmens nach dem Bonitätsindex der Creditreform als mindestens "gut", d.h. mit höchstens 249 Punkten bewertet wird oder eine entsprechende Bewertung nach einem vergleichbaren Index erhält.
(Der Bonitätsindex dient der Überprüfung von Ausfallwahrscheinlichkeiten und ermöglicht eine schnelle und direkte Einschätzung der Bonität. Es können nur Bewerber berücksichtigt werden, die ein sehr geringes Ausfallrisiko vorweisen können.)
Bitte tragen Sie Ihre Antwort in Abschnitt 3 der Anlage "VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx" ein und fügen dem Teilnahmeantrag den o.a. Nachweis bei.

Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz

Beschreibung: Über die Summe der Gesamtumsätze in den letzten 3 Geschäftsjahren (2024, 2023, 2022) soll dargelegt werden, dass das Unternehmen in den letzten Jahren in einem ähnlichen Umfang tätig gewesen und wirtschaftlich abgesichert ist.
Die Angabe der Gesamtumsätze erfolgt über die Eintragung unter Abschnitt 3 des Teilnahmenantrags ("VS-2025-0183_00_Teilnahmeantrag.docx"), wo die jeweiligen Umsätze eingetragen werden müssen.

Kriterium: Eintragung in das Handelsregister

Beschreibung: Der Bewerber macht Angaben zum Unternehmen zur Abfrage des Wettbewerbsregisters (Name, Rechtsform, vertretungsberechtigte Personen, Eintragung in einem Handels-/Gewerbe- oder vglb. Register, Registernr. usw.).
Die "Erklärung Eignung GWB" ist zusammen mit dem
Teilnahmeantrag einzureichen.

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualitätskriterien Konzepte und Personal

Beschreibung: Hier werden bewertet:

1. die in der 2. Stufe einzureichenden Konzepte zur Erfüllung von Einzelaufträgen (2 Szenarien) über protokollarische Delegationsbetreuung,, siehe Ziffern 02 und 03 der Leistungsbewertungsmatrix

2. die Qualifikation und Erfahrung des zum Einsatz kommenden Personals, siehe Ziffer 04 der Leistungsbewertungsmatrix

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 70

Kriterium:

Art: Kosten

Bezeichnung: Preisangebot für 1 Vertragsjahr

Beschreibung: Berücksichtigt werden hier die geschätzte Anzahl an Personentagen und die Bürokosten für 1 Jahr (Zelle F40 des Preisblattes).
Für die Bewertung der Preise wird ein relativer Bewertungsweg gewählt, der die relativen Preisunterschiede zwischen den Angeboten bewertet und in Punkte umrechnet (Lineare Interpolation), s.a. Leistungsbewertungsmatrix Ziffer 05.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

5.1.11 Auftragsunterlagen

Verbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: Deutsch

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=825075

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen:

Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 23/01/2026

Bedingungen für die Einreichung:

Obligatorische Angabe der Vergabe von Unteraufträgen: Anteil des Auftrags, den der Bieter im Wege von Unteraufträgen zu vergeben gedenkt

Elektronische Einreichung: Zulässig

Adresse für die Einreichung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=825075

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Nebenangebote: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 16/01/2026 08:59

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.

Zusätzliche Informationen: Etwaige Nachforderungsmöglichkeiten orientieren sich an den Regelungen
der §§ 22 Abs. 6 VSVgV und 56 Abs. 2 VgV.

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung ist bestimmten Auftragnehmern vorbehalten: Nein

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Der Bewerber versichert, dass er keine Beziehungen zu Russland im Sinne des Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 unterhält.
Die "Eigenerklärung zur Ermittlung von Unternehmen mit Bezug
zu Russland" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag
einzureichen.

Der Bewerber versichert, alle ihm im Rahmen des Vergabeverfahrens zugänglich gemachten Informationen, vertraulich zu behandeln.
Die "Vertraulichkeitserklärung" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Der Bewerber versichert, die arbeits(schutz)rechtlichen Bestimmungen und die ILO-Kernarbeitsnormen einzuhalten. Die "Verpflichtungserklärung ILO-Kernarbeitsnormen" ist zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Zusammenschluss zu einer Arbeitsgemeinschaft, die gesamtschuldnerisch haftet

Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen.: Es gilt deutsches Recht. Der Vertragsausführung liegen die Vergabeunterlagen und das Angebot des Bieters zugrunde. Darüber hinaus gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auswärtigen Amtes (AGB-AA-VSVgV) und die Allgemeinen Vertragsbedingungen für Leistungen (VOL/B) in der bei
Einleitung des Vergabeverfahrens geltenden Fassung. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers werden nicht anerkannt.

Vergabe von Unteraufträgen:

Der Auftragnehmer muss alle Änderungen der Unterauftragnehmer angeben, die sich während der Auftragsausführung ergeben.

Informationen über die Überprüfungsfristen: Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB) Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder im Vergabeverfahren zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geltend gemacht werden. Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geltend gemacht werden. Teilt das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann das Unternehmen nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 bis 4 GWB). Bieter, deren Angebote nicht bezuschlagt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information der Bewerber und Bieter durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 GWB).

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung:

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Höchstzahl der teilnehmenden Unternehmen: 1

Elektronische Auktion: nein

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Organisation, die Angebote entgegennimmt: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

8 Organisationen

8.1 ORG-7001

Offizielle Bezeichnung: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Identifikationsnummer: 991-01944-42

Postanschrift: Kirchhofstraße 1-2

Ort: Brandenburg an der Havel

Postleitzahl: 14776

NUTS-3-Code: Brandenburg an der Havel, Kreisfreie Stadt (DE401)

Land: Deutschland

E-Mail: eu-vergabe@bfaa.bund.de

Telefon: +49 3018473016324

Internet-Adresse: https://bfaa.diplo.de

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die Angebote entgegennimmt

8.1 ORG-7004

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt

Identifikationsnummer: t:022894990

Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16

Ort: Bonn

Postleitzahl: 53113

NUTS-3-Code: Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de

Telefon: +49 2289499-0

Fax: +49 2289499-163

Internet-Adresse: https://www.bundeskartellamt.de

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

11 Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8c0ab276-af7b-4d57-bf11-37ec895c3fa5 - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/12/2025 14:25

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

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XVergabe GUID: d661d20d-29ee-4066-8a84-8e75b34041f6

Link zu dieser Bekanntmachung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=825075&cookieCheck

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