Ausschreibungsdetails
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Der AN ist u.a. für die zyklische, termingerechte Wartung und Inspektion für Anlagen der Kostengruppen nach DIN 276:
300, 330, 340, 360, 410, 420, 430, 440, 450, 460, 470, 480, 540 verantwortlich.
Er hält alle vertragsgegenständlichen Anlagen/Systeme nach wirtschaftlichen, betrieblichen und ökologischen Erfordernissen sowie unter Beachtung der Besonderheiten der Liegenschaft und deren Nutzung vorausschauend und funktional nachhaltig instand.
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Weitere Leistungen sind:
-Optimierung
-Sachkunde- und Sachverständigenprüfungen
-Stellen der verantwortlichen Elektrofachkraft und Anlagenverantwortliche
-Störungsmanagement
-Dokumentieren, Berichten
-Entsorgung
-ggf. Gewährleistungsüberwachung
-Energie-, Stillstandsmanagement/-wartung
-Kommunikationsmanagement
-Nutzung eines CAFM-Systems.
Dabei sind zu beachten:
-VDI 3810 Betreiben/Instandhalten mit Betreiberverantwortung
-DIN EN 13460 Dokumente für Instandhaltung
-DIN EN 15628 Qualifikation/Sachkunde des Instandhaltungspersonals
-DIN EN 15221 Facility Management
-GEFMA 190 Richtlinien FM
-DGUV V4 ortsveränderlich/ortsfest
-VDI 2035 Vermeidung Schäden in Warmwasser-Heizungsanlagen
-VDI 2052 RLT für Küchen
-VDI 6022 Hygieneinspektion lüftungstechnische Anlagen
-VDI 6023 Trinkwasser-/Legionellen-Prüfung inkl. Chlorid-/Chlorat-Messung
-Trinkwasserverordnung 2023
-TRBS 1201 Prüfungen Arbeitsmittel/überwachungsbedürftiger Anlagen
-TRBS 2181 Schutz vor Gefährdungen beim Eingeschlossensein in Personenaufnahmemitteln
-TRBS 3121 Betrieb von Aufzugsanlagen
-Betriebssicherheitsverordnung
-42. Bundesimmisionsschutzverordnung
-technische Prüfverordnung des jeweiligen Bundeslandes
-ASR Arbeitsstättenrichtlinien
-DIN 11799 Anforderungen an Lagerung/Benutzung von Archivgut.
Erfordernisse des Bundes-Klimaschutzgesetzes und Herstellervorgaben sind zu berücksichtigen.
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Der Auftragnehmer setzt für die Leistungserbringung einen Objektleiter und vier Haustechniker, jeweils zwei je Liegenschaft ein. Für jede Person ist ein Vertreter vorzusehen. Je Liegenschaft ist ein Haustechniker des Gewerkes Elektrotechnik oder vergleichbar und ein Haustechniker des Gewerkes Versorgungstechnik (Heizung/Lüftung/Klima/Sanitär) oder vergleichbar einzusetzen.
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Der AN gewährleistet 24 Stunden täglich, an 365/366 Tagen/Jahr, einen Störungsdienst. Er richtet eine zum Zeitpunkt bei Übernahme der Liegenschaften verfügbare und funktionsfähige Zentrale ein oder nutzt eine vorhandene. Außerhalb des Dienstbetriebes ist an 365/366 Tagen/Jahr ein Bereitschaftsdienst zu betreiben, bei dem Havarie- oder Notfallmeldungen (Kultur- und Archivgut oder Gebäude/ Anlagen betreffend) der AG, der Wache, sowie automatisierte Meldungen der GLT (SMS) auflaufen können.
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Gesetzliche Anforderungen an Reaktionszeiten sind für den AN grundsätzlich bindend. Sicherzustellen sind Reaktionszeiten für Aufzugs- und sicherheitsrelevante Anlagen (Energieversorgung, NEA, USV, Kommunikationsanlagen etc.) von maximal 30 min. Bei innerhalb der vereinbarten Anwesenheit des AN auftretenden Störungen, deren Beseitigung nicht unter "Kleinreparatur" fällt, sind Störungsbeseitigungen unverzüglich nach Rücksprache mit der AG zu beginnen. Außerhalb der vereinbarten Anwesenheit auftretenden Störungen sowie bei Störungen, deren Beseitigung nicht unter "Kleinreparatur" fällt, hat der AN unverzüglich, spätestens jedoch 60 Minuten nach Eingang der Störmeldung beim AN mit der Störungsbeseitigung zu beginnen.
Mehr Angaben s. Ziffer 5.1.
2) Ortsbesichtigungen sind freiwillig und erfolgen nur nach Absprache. Besichtigungstermine sind bis spätestens 04.12.2025, 13:00 Uhr, für maximal 2 Personen unter Angabe der Vor- und Nachnamen sowie des Geburtsdatums per E-Mail an Einkauf-TGM@bundesimmobilien.de zu vereinbaren. Die Zuweisung eines Termins erfolgt in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen. Nur von der Auftraggeberin bestätigte Termine werden durchgeführt. Die Vertreter des Teilnehmers müssen bei der Ortsbesichtigung ein gültiges amtliches Ausweisdokument mit sich führen. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden im Termin zur Ortsbesichtigung nicht beantwortet.
Ortsbesichtigungen werden in Berlin-Lichterfelde am 08.12 und 10.12.2025, und in Hoppegarten am 09.12. und 11.12.2025 angeboten.
3.1) Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind unter Verwendung des beigefügten Formblatts „FB Frage-Antwort“ ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen.
Anfragen, die auf anderem Weg übermittelt werden, können nicht berücksichtigt werden. Die Teilnehmer werden gebeten, Anfragen bis spätestens 13.01.2026 zu stellen, damit zusätzliche Informationen rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden können.
Auskünfte werden den Teilnehmern in anonymisierter Form mitgeteilt.Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
3.2) Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an den e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899 610 1234
E-Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten: Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:00 Uhr, Freitag: 08:00 bis 14:00 Uhr
- Bezug des Bieters zu Russland; es wird auf Anlage B-03, Ziffer 3.2 verwiesen.
Der AN verfügt stellt eine zeitgemäße CAFM-Software für die Planung, Ausführung und Dokumentation von Wartungs- und Instandsetzungsleistungen an Gebäuden und technischen Anlagen, die den webbasierten Zugriff ermöglicht, zur Verfügung.
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Sonstige Leistungen:
-Start-Up-Phase/Vertragsauslaufphase
-Instandhaltungsmanagement und Bereitschaftsdienst
-Stellung des erforderlichen Personals
-Selbstständige Erstellung und Vorlage von Angeboten zu Leistungen/zur Mängelbeseitigung
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Die Start-Up-Phase beginnt mit Zuschlag, spätestens am 01.05.2026. Der Regelbetrieb beginnt am 01.06.2026.
Der AN hat sich in sämtliche Aufgabenbereiche / Abläufe in Abstimmung mit der AG einzuarbeiten.
Für die Übernahme der Liegenschaft stellt der AN in ausreichendem Umfang Personal (Start-Up-Team) bereit, dem der vorgesehene Objektleiter und ein mit Liegenschaftsübernahmen erfahrener Projektleiter angehören.
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In der Vertragsauslaufphase erfolgen die Objektrückgabe bzw. -übergabe mit allen Anlagen, technischen Systemen bzw. Baugruppen sowie Räumen und Lagermöglichkeiten an die AG oder einen neuen Dienstleister. Auf Wunsch der AG sind auch Hersteller, Sachverständige und/oder Fachfirmen zur Übergabe einzubeziehen.
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Der AN hat sein Personal mit einheitlicher Arbeitskleidung mit angebrachten Firmenlogo und Namensschild auszustatten.
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Der AN sorgt eigenverantwortlich für ausreichend Reservepersonal und meldet dieses Personal liegenschaftsgebunden an.
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Die Präsenzzeit des Objektleiters von 8 Stunden arbeitstäglich (Montag – Freitag) ist zu gewährleisten.
Die vertragsgegenständlichen Leistungen der HT sind arbeitstäglich (Montag – Freitag) 8 Stunden im Präsenzzeitraum von 06:30 bis 15:30 Uhr zu erbringen.
Zum Nachweis ist vom AN (möglichst) ein webbasiertes Zeiterfassungssystem einzurichten und zu führen.
Die ständige Erreichbarkeit des Objektleiters und der Haustechniker vor Ort ist innerhalb der festgelegten Anwesenheitszeit zu gewährleisten.
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Anforderungen an das Personal sind den Eignungskriterien, Aufgaben der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
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Der AN verpflichtet sich, zusätzliche Leistungen/ Auftragsleistungen zu übernehmen. Dazu können Bau- und Dienstleistungen gehören. Für unterschiedliche Kostenbereiche ist die Angebotsunterbreitung bzw. -einholung geregelt, siehe Leistungsbeschreibung. Bei Fremdleistungen kann der AN einen Managementzuschlag erheben: 5 % größer/gleich 10.000 €, 7,5% größer/gleich 3.000 €, 10 % kleiner 3.000 € (Nettogesamtbetrag/Auftrag).
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Dem AN stehen Räumlichkeiten (Büro, sanitäre Einrichtung, Werkstatt, Umkleide, Lager) für die Vertragserfüllung unentgeltlich zur Verfügung. Für IT-und Netzwerkanbindung muss der AN einen eigenen Vertrag mit dem Anbieter auf seine Kosten abschließen.
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Die AG stellt Fernwärme, Wasser und Elektroenergie kostenlos zur Verfügung. Arbeitshilfen, wie z.B. Aufzüge, können benutzt werden.
Alle erforderlichen Werkzeuge, Diagnosegeräte, Messmittel o.ä. zur Erbringung der Leistungen sind durch den AN zu stellen und vorzuhalten.
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Der AN verwaltet und beschafft alle Kleinteile, Verbrauchs- und Verschleißteile, Verbrauchs- und Verschleißstoffe, Materialien und Betriebsmittel, die für die Durchführung der Leistung erforderlich sind.
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Der AN hat für die Entsorgung der Abfälle eigene Entsorgungseinrichtungen (Container, Tonnen etc.) bereitzustellen.
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Der AN gewährleistet die Verschwiegenheit seines Personals (s. Anlage C-06).
Die Nutzfläche der in Betrieb befindlichen Gebäude beträgt insgesamt 63.472 m².
Die Anbindung des öffentlichen Nahverkehrs erfolgt unmittelbar an der Grundstücksgrenze im Bereich des Zugangs an der Finckensteinallee.
Die Liegenschaft ist für die Öffentlichkeit nur beschränkt zugänglich. Der Zutritt zum Gelände erfolgt über einen Haupteingang seitlich an der Lindenallee 55-57, dort befindet sich eine mit Personal besetzte Empfangspforte. Besucher/ Firmen müssen sich an der Pforte anmelden bzw. von Dritten (bspw. Dienstleistern) angemeldet werden.
- Name (vollständige Bezeichnung), Sitz und Postanschrift der Firma
- Rechtsform
- Umsatzsteuer-ID
- Gegenstand des Unternehmens gem. öffentlichem Register oder Genehmigungsbehörde
- Nummer der Eintragung in einem öffentlichen Register oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde
- Registergericht
- Ansprechperson (Telefon, E-Mail)
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Der Nachweis zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (Eintrag in einem Berufs- oder Handelsregister) ist auf Anforderung der Vergabestelle vorzulegen.
- Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens (netto) sowie zum Umsatz (netto) bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart (Technisches Gebäudemanagement), jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
- Gesamtzahl der Beschäftigten des Unternehmens
- Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart Technisches Gebäudemanagement
- Anzahl der geringfügig Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart Technisches Gebäudemanagement
- Personenschäden: mindestens 5,0 Mio. €
- Sachschäden mindestens 5,0 Mio. €
- Vermögensschäden mindestens 0,5 Mio €
- Schlüsselschäden: mindestens 0,1 Mio €.
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1. Vom Bieter ist die nachfolgenden Erklärung (auf Anlage B-03, Bieterauskunft, Ziffer 4.1.1, wird verwiesen) abzugeben:
- Dass die Höhe der geforderten Deckungssummen für die jeweiligen Schadensereignisse derzeit schon erreicht wird bzw. eine entsprechende Anpassung der Deckungssummen für die Dauer der Verträge unmittelbar nach Zuschlagserteilung vorgenommen wird.
2. Der Nachweis zur bestehenden Betriebs- / Berufshaftpflichtversicherung ist auf Anforderung vorzulegen.
- Das Unternehmen beschäftigt spätestens bei Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung.
- Dem Unternehmen stehen spätestens bei Leistungsbeginn auch die notwendigen Maschinen, Werkzeuge und Materialien zur Verfügung, um die ausgeschriebene Leistung sachgerecht und unter Einhaltung notwendiger Sicherheitsbestimmungen auszuführen.
- Dass zum Beginn der Start-up-Phase ausreichend Personal vorgehalten wird, welches bereit ist, sich einer BZR-Prüfung zu unterziehen (mindestens ein Objektleiter sowie mindestens 2 Haustechniker, 1 x Elektrotechnik + 1 Heizung/Lüftung/Sanitär oder jeweils vergleichbares Gewerk). Das Personal ist im Unternehmen tätig und wird vollumfänglich für die Übernahmephase und den anschließenden Regelbetrieb zur Verfügung stehen.
-Dass für den 24h/365-Tage-Regelbetrieb der Liegenschaften ausreichend qualifiziertes Personal vorgehalten wird, welches bereit ist, sich einer BZR-Prüfung zu unterziehen.
-Dass das in den Liegenschaften eingesetzte Personal in der Lage ist, die eingesetzten Gebäudeleittechnik- und IT-Programme der Auftraggeberin (AG) fachgerecht zu nutzen und zu bedienen, das Personal ist entsprechend geschult.
-Dass sämtliche für den Leistungsumfang notwendigen Fachbetriebszulassungen nach Aufforderung der AG jederzeit vorgelegt werden.
-Im Rahmen der Leistungserbringung Nachhaltigkeitsaspekte zu berücksichtigen, soweit das möglich und wirtschaftlich ist.
-Dass das Unternehmen eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 für seinen etablierten Informationssicherheits-Managementprozess besitzt. Das Zertifikat wird mit dem Angebot eingereicht.
-Dass das Unternehmen keine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 für seinen etablierten Informationssicherheits-Managementprozess besitzt, die Vorgaben aus ISO/IEC 27001 aber erfüllt. Die Erläuterung, wie die Vorgaben aus ISO/IEC 27001 erfüllt werden, ist mit dem Angebot vorzulegen.
-Dass das für den Einsatz vorgesehene CAFM-System in einer nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz oder gleichwertig zertifizierten Betriebsumgebung implementiert ist. Entsprechende Nachweise werden mit dem Angebot eingereicht.
-Dass Sicherheitsanforderungen seitens der AG für die Cloud- Mitbenutzung gemäß Leistungsbeschreibung Ziffer 2.19.2 erfüllt werden. Die Darstellung der Umsetzung der Sicherheitsanforderungen wird auf Anforderung der Vergabestelle / der AG jederzeit vorgelegt.
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-Für den Standort Hoppegarten wird erklärt, zum Beginn der Start-up-Phase sowie für den 24h/365-Tage-Regelbetrieb ausreichend qualifiziertes Personal vorzuhalten, welches bereit ist, sich einer nachweislichen Verpflichtung zum Umgang mit Verschlusssachen (VS-NfD) zu unterziehen
Vom Bieter sind nachfolgende Eigenerklärungen zur Erfüllung der Anforderungen an dieses Personal zur Leistungserbringung (auf Anlage B-03, Bieterauskunft, Ziffer 4.2.1, wird verwiesen) abzugeben:
1. Ein Objektleiter und sein Vertreter:
-mit mindestens Abschluss als Diplomingenieur (FH), Bachelor, Staatlich geprüfter Techniker, Meister (DQR/EQR mindestens Niveau 6) in einer dem technischen Gebäudebetrieb entsprechenden Fachrichtung: Elektrotechnik bzw. Versorgungstechnik, Gebäudetechnik oder vergleichbarer Fachrichtung
-mit mindestens 5 Jahren, davon 3 Jahre zusammenhängender Berufserfahrung mit vergleichbarem Aufgaben- und Verantwortungsbereich
2. Zwei Haustechniker und zwei Vertreter der Fachrichtung Elektrotechnik oder vergleichbar:
-mit Abschluss nach mindestens 3-jähriger Berufsausbildung (DQR/EQR mindestens Niveau 4)
-mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung in vergleichbarer Position.
3. Zwei Haustechniker und zwei Vertreter in einem Gewerk der Versorgungstechnik (Sanitär-/ Heizungs-/ Lüftungs- und Klimatechnik) oder vergleichbar:
-mit Abschluss nach mindestens 3-jähriger Berufsausbildung (DQR/EQR mit mindestens Niveau 4)
-mindestens 3 Jahren Berufserfahrung in vergleichbarer Position.
Es wird erklärt, dass für den Nachweis der Berufserfahrung aller vorgenannten Personen Angaben zum beruflichen Werdegang, zu betreuten Objekten, Funktionen und Aufgaben in Form eines Projektlebenslaufes auf Anforderung der Vergabestelle vorgelegt wird.
-Alle Haustechniker verfügen über einen schriftlicher Nachweis als Beauftragte Person vor Ort für Aufzugsanlagen gem. BetrSichV, Anhang 1, Pkt. 4.1 (Aufzugswärter) mit Berechtigung zur Personenbefreiung bzw. mit der Erklärung, diese Berechtigung bei Zuschlagserteilung unverzüglich einzuholen.
-Mindestens 1 Haustechniker der Fachrichtung Elektrotechnik oder vergleichbar ist im Besitz des Sachkundenachweises zur Schaltbefähigung und eines schriftlichen Nachweises einer aktuellen Unterweisung von Betriebsangehörigen zur Schaltberechtigung für MS-Schaltanlagen.
-Mindestens 1 Haustechniker ist im Besitz des schriftlichen und aktuellen Sachkundenachweises für Feststellanlagen, kraftbetätigte Türen und Tore, sowie Feuerabschlüsse (für das Betreiben von Türen mit Brandschutzqualität).
-Mindestens 1 Haustechniker verfügt über den schriftlichen und aktuellen Nachweis als Fachkraft nach Trinkwasserverordnung.
-Alle Nachweise werden zu Beginn der Start-Up-Phase vorgelegt.
-Benennung von mindestens 3 vergleichbaren Referenzen der Leistungsart Technisches Gebäudemanagement von mindestens zwei verschiedenen Referenzgebern aus dem Zeitraum der letzten drei Jahre. Vergleichbar sind Referenzen, deren Gegenstand dem Ausschreibungsgegenstand zumindest nahekommt. Die Referenzen müssen im technischen oder organisatorischen Bereich einen gleich hohen oder höheren Schwierigkeitsgrad aufweisen und einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung ermöglichen. Eine der Referenzen sollte mindestens 75 % des ausgeschriebenen Leistungsvolumens erreichen. Die beiden anderen Referenzen sollten jeweils mindestens 50 % des ausgeschriebenen Leistungsvolumens erreichen. Bei Unterschreiten dieser Werte wird der Bieter aufgefordert, die Vergleichbarkeit der Referenzen zu erläutern.
-In den Referenzen sind anzugeben:
--Name des Auftraggebers
--Art des Referenzobjektes (Gewerbe-, Verwaltungs-, Wohn-, Industrieobjekt, u. a.)
--Ausführungsort (Name + Anschrift des Referenzobjektes)
--jährlicher Leistungsumfang in € (netto) und Kostengruppen nach DIN 276
--Zahl der durchschnittlich eingesetzten Arbeitnehmer
--Leistungszeitraum
--Leistungsart
--Ansprechperson beim tatsächlichen Leistungsempfänger (nicht Auftraggeber im Unterauftragnehmerverhältnis) mit Namen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Hinweis: Die Referenzen werden überprüft. Der Bieter hat sicherzustellen, dass die Angaben korrekt sind und eine zuständige Person für die Vertragsabwicklung benannt ist, die die Leistung beurteilen kann.
-Angaben zu Mitgliedern von Bietergemeinschaften, zu deren Leistungsbereichen und -umfängen, Ziffer 5.1
-Angaben über den geplanten Einsatz von Unterauftragnehmern, Beschreibung des voraussichtlichen Leistungsbereiches und -umfanges, Ziffer 5.2
-Angaben zur Inanspruchnahme von Eignungsleihe gem. § 47 VgV und Benennung des Aspektes der Eignungsleihe
Das Angebot mit dem niedrigsten (auskömmlichen) Preis bekommt 60 Punkte (Maximalpunktzahl). Die Punktzahlen der anderen Angebote ermitteln sich aus dem Produkt des niedrigstes Angebotes und 60 Punkten dividiert durch den Preis des zu bepunktenden Angebotes.
Die Bewertung erfolgt anhand von Schwerpunkten für die 4 Teilkonzepte:
-Start-Up- und Vertragsauslauf- und Übergangsphase
-Wartungs-, Inspektions- und Prüfmanagements
-Störungsmanagements
-Qualitätsmanagement.
Die Schwerpunkte der Teilkonzepte und die Bewertungsgrundlagen dieser nach Punkten sind der Anlage A-01 Bewerbungsbedingungen, Ziffern 3.3 und 4.1 zu entnehmen.
1. Es wird nur Personal eingesetzt, für das bereits der Nachweis der Antragstellung oder die Bereitschaftserklärung zur Antragstellung für ein Führungszeugnis (BZR - Prüfung) vorliegt.
2. Für den Standort Hoppegarten wird die Vereinbarung zum Umgang mit Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD) nach Zuschlagserteilung abgeschlossen und unterzeichnet an die AG gesendet (vgl. Anlage C-02_01_01-04).
3. Für den Standort Hoppegarten wird die Bereitschaft des eingesetzten Personals zur nachweislichen Verpflichtung zum Umgang mit Verschlusssachen (VS-NfD) erklärt.
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