1 Beschaffer
1.1 BeschafferOffizielle Bezeichnung: Bundesministerium der FinanzenArt des öffentlichen Auftraggebers: Oberste BundesbehördeHaupttätigkeiten des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2 Verfahren
2.1 VerfahrenTitel: Rahmenvereinbarung VeranstaltungsdienstleistungenBeschreibung: Konzeption, Organisation und Durchführung von konventionellen, hybriden und digitalen Veranstaltungen, Messeauftritte eingeschlossenKennung des Verfahrens: 4ca06685-0a22-4ea8-8c94-bf42fca3d22aInterne Kennung: V B 5 - O 1080/00988/001Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbBeschleunigtes Verfahren: nein
2.1.1 ZweckArt des Auftrags: DienstleistungenHauptklassifizierungscode(cpv): 79950000Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und KongressenZusätzlicher Klassifizierungscode(cpv): 79952000Event-OrganisationZusätzlicher Klassifizierungscode(cpv): 79956000Organisation von Messen und Ausstellungen
2.1.2 ErfüllungsortPostanschrift: Wilhelmstraße 97Ort: BerlinPostleitzahl: 10117NUTS-3-Code: Berlin(DE300)Land: Deutschland
2.1.3 WertHöchstwert der Rahmenvereinbarung: 8,500,000Euro
2.1.4 Allgemeine InformationenRechtsgrundlage:Richtlinie 2014/24/EUvgv-
2.1.6 AusschlussgründeQuellen der Ausschlussgründe: BekanntmachungMit Insolvenz vergleichbares Verfahren: Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung: Bildung krimineller Vereinigungen: Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen: Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Betrug oder Subventionsbetrug: Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung: Zahlungsunfähigkeit: Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Insolvenz: Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens: Interessenkonflikt: Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung: Schwere Verfehlung: Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags: Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen: Einstellung der beruflichen Tätigkeit: Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben: Bildung terroristischer Vereinigungen:
5 Los
5.1 Interne Referenz-ID Los: LOT-0000Titel: Rahmenvereinbarung VeranstaltungsdienstleistungenBeschreibung: Konzeption, Organisation und Durchführung von konventionellen, hybriden und digitalen Veranstaltungen, Messeauftritte eingeschlossen.
Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung (bezogen auf den maximalen Vereinbarungszeitraum von vier Jahren) beträgt 8.500.000,00 Euro (netto). Im Höchstwert sind sowohl die Leistungen enthalten, die die Auftragnehmerin selbst erbringen wird (Agenturleistungen; einschließlich Unterauftragnehmer), als auch die Leistungen, die sie nicht selbst erbringen kann (Fremdleistungen).Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1 ZweckArt des Auftrags: DienstleistungenHauptklassifizierungscode(cpv): 79950000Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und KongressenZusätzlicher Klassifizierungscode(cpv): 79952000Event-OrganisationZusätzlicher Klassifizierungscode(cpv): 79956000Organisation von Messen und AusstellungenOptionen:Beschreibung der Optionen: Die Vertragslaufzeit kann einseitig von der Auftraggeberin zweimal um jeweils bis zu 12 Monate verlängert werden. Die Auftraggeberin entscheidet über die Dauer der Verlängerung. Diese Erklärung muss der Auftragnehmerin spätestens 6 Monate vor Ende der regulären, ggf. verlängerten Vertragslaufzeit schriftlich zugegangen sein, es sei denn, die Auftragnehmerin verzichtet auf die Rechtzeitigkeit. Eine Pflicht für die Auftraggeberin zur Inanspruchnahme dieser Option besteht nicht. Der Inhalt der zu erbringenden Leistung bleibt auch im Falle der Optionswahrnehmung gleich. Die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt somit vier Jahre.
5.1.3 Geschätzte DauerDatum des Beginns: 01/01/2026Enddatum der Laufzeit: 31/12/2027
5.1.4 VerlängerungVerlängerung - Maximale Anzahl: 2
5.1.5 WertHöchstwert der Rahmenvereinbarung: 8,500,000Euro
5.1.6 Allgemeine InformationenVorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den TeilnahmeantragAuftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziertDie Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: jaDiese Auftragsvergabe ist besonders auch geeignet für kleinste, kleine und mittlere Unternehmen (KMU)Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#Neben den zuvor angegebenen Erklärungen und Nachweisen zur Eignung (Eignungskriterien) sind mit dem Teilnahmeantrag die nachstehenden sonstigen Erklärungen und Nachweise einzureichen: 1. Vordruck "Eigenerklärung VgV". In diesem versichert der Bieter, dass keine fakultativen bzw. zwingenden Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB vorliegen. 2. Vordruck "Eigenerklärung Russland-Sanktionen". Mit der Verordnung EU Nr. 833/2014, zuletzt geändert durch die Verordnung EU 2022/576 des europäischen Rates vom 08.04.2022, wurden umfangreiche Sanktionen gegen die Russische Föderation in Kraft gesetzt. Die Eigenerklärung dient als Beleg, dass kein Ausschlussgrund nach Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 vorliegt. 3. Vordruck "Eigenerklärung Auftragsverarbeitung". Zwischen BMF und AN ist die den Vergabeunterlagen beigelegte Mustervereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Diese wird Bestandteil der Rahmenvereinbarung. Der Bewerber bestätigt mit der Eigenerklärung, dass die nach den üblichen Methodiken ermittelten Risiken bei der Datenverarbeitung mittels Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen ("TOM") wirksam behandelt werden, dass diese den Stand der Technik berücksichtigen und ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau gewährleisten. 4. Unternehmensdarstellung (ohne Vorlage, bewerbereigenes Dokument). Bitte legen Sie dem Teilnahmeantrag eine Unternehmensdarstellung bei, aus der das Leistungsspektrum sowie der Tätigkeitsschwerpunkt des Unternehmens hervorgeht. Die Unternehmensdarstellung hat rein informatorischen Charakter und soll es der Auftraggeberin ermöglichen, ein umfassendes Bild des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft zu gewinnen. Die Unternehmensdarstellung ist kein Bestandteil der Eignungsprüfung und wird nicht bewertet. 5. Fragebogen zur Eignungsprüfung. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen verwiesen.
5.1.7 Strategische AuftragsvergabeArt der strategischen Beschaffung: Keine strategische Beschaffung
5.1.9 EignungskriterienQuellen der Auswahlkriterien: BekanntmachungKriterium: Spezifischer durchschnittlicher JahresumsatzBeschreibung: In den - sofern verfügbar - letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren gerechnet vom Datum hiesiger Auftragsbekanntmachung wurde im Bereich der vorliegend zu vergebenden Leistungen durchschnittlich ein jährlicher Mindestumsatz in Höhe von 3.800.000 EUR netto erzielt. Der Netto-Jahresumsatz ist dann bereichsspezifisch, wenn er sich auf die dargestellten Leistungsinhalte der Anlage "Leistungsbeschreibung" (Nr. 07) bezieht.
Nachweis durch EigenerklärungKriterium: Berufliche RisikohaftpflichtversicherungBeschreibung: Eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Personenschäden in Höhe von 2.000.000 EUR je Schadensereignis, für Sachschäden in Höhe von 1.000.000 EUR je Schadensereignis, für Vermögensschäden in Höhe von 1.000.000 EUR je Schadensereignis und mit einer Gesamthaftungssumme je Versicherungsjahr in Höhe von 3.000.000 EUR liegt vor bzw. wird in geforderter Höhe spätestens zum Zeitpunkt der Auftragserteilung abgeschlossen.
Nachweis durch EigenerklärungKriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der ArbeitenBeschreibung: Der Bewerber weist nach, dass er über kompetentes Personal für die Durchführung der ausgeschriebenen Gesamtmaßnahme verfügt und dadurch gewährleistet, dass es auch bei mehreren parallel für die Bedarfsträger des BMF zu realisierenden Projekten zu keinerlei Personalengpässen kommt.
Das für das BMF zur Auftragsausführung einzusetzende Projektteam muss in den nachfolgend angegebenen Funktionen/Bereichen mindestens die folgende Anzahl an Mitarbeitenden umfassen: - Funktion Senior Manager / Hauptprojektleitung für Veranstaltungen: mindestens vier (4) Personen; - Funktion Junior Manager / Teilprojektleitung für Veranstaltungen: mindestens vier (4) Personen; - Funktion Technische Leitung: mindestens zwei (2) Personen; - Funktion Logistik: mindestens drei (3) Personen; - Funktion Grafik: mindestens zwei (2) Personen; - Funktion Betreuung IT-Fachverfahren Teilnehmenden- und Einladungsmanagement: mindestens zwei (2) Personen.
Nachweis durch EigenerklärungKriterium: Relevante Bildungs- und BerufsqualifikationenBeschreibung: Der Bewerber weist für die geforderte Mindestanzahl an Personen, die zur Auftragsausführung eingesetzt werden sollen (siehe Kriterium "Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten"), jeweils ein Befähigungsprofil nach, nach dem diese Personen die für die Erbringung der jeweiligen Leistungen nötige Fachkunde besitzen und in der Lage sind, entsprechende Leistungen durchzuführen, insgesamt siebzehn (17) Profile: - Funktion Senior Manager / Hauptprojektleitung für Veranstaltungen: mindestens vier (4) Personen; - Funktion Junior Manager / Teilprojektleitung für Veranstaltungen: mindestens vier (4) Personen; - Funktion Technische Leitung: mindestens zwei (2) Personen; - Funktion Logistik: mindestens drei (3) Personen; - Funktion Grafik: mindestens zwei (2) Personen; - Funktion Betreuung IT-Fachverfahren Teilnehmenden- und Einladungsmanagement: mindestens zwei (2) Personen.
Die nötige Fachkunde gilt als vorhanden, wenn - diese Personen durch fachspezifische Ausbildung (vorzugsweise Studium oder vergleichbare fachspezifische Qualifikation), fachspezifische Fortbildungen, Zertifizierungen und andere einschlägige, belegbare Kenntnisse und ihren beruflichen Werdegang den Anforderungen an die für die Auftraggeberin umzusetzenden Maßnahmen gerecht werden und - die jeweiligen Mindestanforderungen an die einzusetzenden Fachkräfte aus der Leistungsbeschreibung erfüllt werden und - wenn für diese Personen mit jeweils mindestens zwei (2) dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Projekten die geforderten Kompetenzen und Erfahrungen belegt werden können.
Berücksichtigt werden nur Projekte, die gerechnet ab dem Zeitpunkt hiesiger Auftragsbekanntmachung in den vergangenen drei (3) Jahren begonnen und abgeschlossen worden sind. Die Mehrfachnennung desselben Projekts für verschiedene Personen ist zulässig. Es wird gebeten, möglichst nur die Mindestanzahl von zwei (2) Projekten im jeweiligen Befähigungsprofil aufzuführen. Von der Benennung von mehr als drei (3) Projekten im jeweiligen Befähigungsprofil bitten wir abzusehen.
Aus diesen Profilen benennt der Bewerber zwei (2) Senior Manager / Hauptprojektleitungen für Veranstaltungen als zentrale Hauptansprechperson für das BMF und deren Vertretung sowie einen (1) Junior Manager / Teilprojektleitung für Veranstaltungen. Diese drei (3) Personen gelten als Schlüsselpersonen und stehen während der gesamten Auftragsdauer bereit. Für diese insgesamt drei (3) Personen werden die vorgelegten Befähigungsprofile mit jeweils Punkten von 3 bis 10 bewertet: - Funktion Senior Manager / Hauptprojektleitung für Veranstaltungen, gleichzeitig fungierend als zentrale Hauptansprechperson für das BMF: eine (1) Person; - Funktion Senior Manager / Hauptprojektleitung für Veranstaltungen, gleichzeitig fungierend als Vertretung für die als zentrale Hauptansprechperson benannte Person: eine (1) Person; - Funktion Junior Manager / Teilprojektleitung für Veranstaltungen: eine (1) Person.
Nachweis durch EigenerklärungAnhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollenKriterium: Referenzen zu bestimmten DienstleistungenBeschreibung: Der Bewerber weist nach, dass das Unternehmen über die nötige Erfahrung und Fachkunde verfügt, indem er Referenzen aus dem öffentlichen oder privaten Sektor in den folgenden Bereichen 1 bis 4 vorlegt: - Bereich 1: Konzeption und Durchführung von konventionellen Veranstaltungen in Präsenz (mehr als 300 Teilnehmende); - Bereich 2: Konzeption und Durchführung von digitalen oder hybriden Veranstaltungen; - Bereich 3: Konzeption und Durchführung von Veranstaltungen für Bundes- oder Landesministerien, teilweise mit gesteigerten Anforderungen durch einen besonders hochrangigen Teilnehmendenkreis (z. B. Bundeskanzler, Bundesminister/-innen, Bundespräsident, Ministerpräsident/-innen oder ausländische Regierungsvertreter/-innen); - Bereich 4: Umsetzung von Messeauftritten.
Für die Bereiche 1, 2 und 4 ist jeweils mindestens eine (1) Referenz vorzulegen. Für den Bereich 3 sind mindestens zwei (2) Referenzen vorzulegen. Mindestens zwei (2) der insgesamt vorzulegenden fünf (5) Referenzen müssen aus dem öffentlichen Sektor stammen. Mehrfachnennungen derselben Referenz für unterschiedliche Bereiche sind nicht zulässig. Entsprechend müssen insgesamt mindestens fünf (5) unterschiedliche Referenzen eingereicht werden. Es wird gebeten, möglichst nur die Mindestanzahl von einer (1) Referenz für die Bereiche 1, 2 und 4 bzw. von zwei (2) Referenzen für den Bereich 3 aufzuführen. Von der Benennung von mehr als zwei (2) Referenzen für die Bereiche 1, 2 und 4 bzw. von mehr als vier (4) Referenzen für den Bereich 3 bitten wir abzusehen.
Die Referenzaufträge müssen mit den Leistungen aus der Leistungsbeschreibung vergleichbar sein, d. h. tragfähige Rückschlüsse auf die für den zu vergebenden Auftrag notwendige Erfahrung und Fachkunde des Bewerbers in den genannten Bereichen zulassen. Die Referenzaufträge müssen innerhalb der letzten drei (3) Jahre, gerechnet ab dem Datum hiesiger Auftragsbekanntmachung, ausgeführt und abgeschlossen worden sein. Die vorgelegten Referenzen werden mit jeweils Punkten von 3 bis 10 bewertet.
Nachweis durch EigenerklärungAnhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollenInformationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werdenDer Auftraggeber behält sich den Zuschlag auf das Erstangebot vor
5.1.10 ZuschlagskriterienKriterium:Art: QualitätBezeichnung: Beispielaufgabe VeranstaltungskonzeptBeschreibung: Im Rahmen der Erstellung des Erstangebots haben die Bieter als Beispielaufgabe ein Veranstaltungskonzept zu einer Veranstaltung für junge Menschen, unter 25 Jahre, zum Thema "Mit Finanzpolitik die Zukunft gestalten" einzureichen.Gewichtung (Prozentanteil, genau): 70Kriterium:Art: PreisBezeichnung: PreisBeschreibung: Der Bewertung des Hauptkriteriums "Preis" werden die im Preisblatt des Leistungsverzeichnisses angebotenen Stundensätze je Personengruppe in EUR (brutto) zugrunde gelegt. Um eine Vergleichbarkeit der Angebote herzustellen, werden die einzelnen Positionen jeweils mit einer fiktiven Schätzmenge multipliziert. Hieraus wird ein fiktiver Brutto-Angebotsvergleichspreis (AVP) gebildet. Die Bewertung des AVP erfolgt im Wege des umgekehrten Dreisatzes. Das heißt, das Angebot mit dem niedrigsten AVP erhält 100 Bewertungspunkte. Ein doppelt so teurer AVP erhält 50 Punkte etc.Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
5.1.11 AuftragsunterlagenVerbindliche Sprachfassung der Vergabeunterlagen: DeutschInternetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=793314
5.1.12 Bedingungen für die AuftragsvergabeVerfahrensbedingungen:Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 18/09/2025Bedingungen für die Einreichung:Elektronische Einreichung: ZulässigAdresse für die Einreichung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=793314Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: DeutschElektronischer Katalog: Nicht zulässigNebenangebote: Nicht zulässigDie Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässigFrist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 09/09/202514:00Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.Zusätzliche Informationen: Nachforderungen erfolgen im Rahmen des § 56 Abs. 2 bis 4 VgV.Auftragsbedingungen:Die Auftragsausführung ist bestimmten Auftragnehmern vorbehalten: NeinElektronische Rechnungsstellung: ZulässigAufträge werden elektronisch erteilt: jaZahlungen werden elektronisch geleistet: jaInformationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach u.a. insbesondere unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
5.1.15 TechnikenRahmenvereinbarung:Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum WettbewerbHöchstzahl der teilnehmenden Unternehmen: 1Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:Kein dynamisches BeschaffungssystemElektronische Auktion: nein
5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und NachprüfungÜberprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes beim BundeskartellamtOrganisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Bundesministerium der FinanzenOrganisation, die Angebote entgegennimmt: Bundesministerium der Finanzen
8 Organisationen
8.1 ORG-7001Offizielle Bezeichnung: Bundesministerium der FinanzenIdentifikationsnummer: 991-20365001-98Postanschrift: Wilhelmstraße 97Ort: BerlinPostleitzahl: 10117NUTS-3-Code: Berlin(DE300)Land: DeutschlandE-Mail: poststelle@bmf.bund.deTelefon: +49 30-18682-0Fax: +49 30-18682-3260Rollen dieser Organisation:BeschafferOrganisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstelltOrganisation, die Angebote entgegennimmt
8.1 ORG-7004Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes beim BundeskartellamtIdentifikationsnummer: t:022894990Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16Ort: BonnPostleitzahl: 53113NUTS-3-Code: Bonn, Kreisfreie Stadt(DEA22)Land: DeutschlandE-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.deTelefon: +49 228-9499-0Fax: +49 228-9499-163Rollen dieser Organisation:Überprüfungsstelle
11 Informationen zur Bekanntmachung
11.1 Informationen zur BekanntmachungKennung/Fassung der Bekanntmachung: 18368ce0-a81c-4b4b-a8a4-44f2332274a9- 01Formulartyp: WettbewerbArt der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – StandardregelungDatum der Übermittlung der Bekanntmachung: 08/08/202513:26Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2 Informationen zur Veröffentlichung