Ausschreibungsdetails
Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Zentrale (VOEK 597-24)
Zu den Aufgaben zählen insbesondere die Planung, Organisation, Umsetzung und Nachbereitung des Parlamentarischen Abends. Die Zielvorstellung sind 400 bis 500 Gäste. Alle Genehmigungen der Stadt Berlin, die für die Durchführung der Veranstaltung im Kronprinzenpalais notwendig sind, werden von der Agentur eingeholt. Hierzu gehört insbesondere die Genehmigung für die Beschallung der Veranstaltungsfläche im Kronprinzenpalais. Die Auftragnehmerin stellt technisch und organisatorisch sicher, dass die gesetzlichen und ordnungsbehördlichen Lärmschutzvorgaben der Stadt Berlin eingehalten werden und die umliegenden Nachbarn im Vorfeld der Veranstaltung informiert werden.
Die Aufgaben beinhalten insbesondere folgende Leistungskategorien:
1. Einladungsmanagement
2. Dekoration, Möbel, Technik
3. Personal
4. Musikalische Gestaltung
5. Catering
1) Gemäß Verordnung (EU) 2022/576 dürfen ab dem 9. April 2022 keine öffentlichen Aufträge oder Konzessionen an Personen oder Unternehmen vergeben werden, die einen Bezug zu Russland im Sinne dieser Vorschrift aufweisen. Dies betrifft nicht nur Bieter und Teilnehmer, sondern auch Unterauftragnehmer, Eignungsverleiher und Lieferanten, die mit mehr als 10% am Auftragswert beteiligt sind.
2.1) Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind unter Verwendung des beigefügten Formblatts „FB Frage-Antwort“ ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen.
Anfragen, die auf anderem Weg übermittelt werden, können nicht berücksichtigt werden.
Auskünfte werden den Teilnehmern in anonymisierter Form mitgeteilt. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
2.2) Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an den e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899 610 1234
E-Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten: Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:00 Uhr, Freitag: 08:00 bis 14:00 Uhr
2) Bezug des Bieters zu Russland; es wird auf Anlage B-03 Ziffer 4 verwiesen.
Höchstwert der Rahmenvereinbarung
Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung für das Vergabeverfahren bestimmt das maximale Auftragsvolumen, das während der gesamten Laufzeit einschließlich aller Optionen und Verlängerungen vergeben werden darf.
Höchstwert: 4 Veranstaltungen
Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung
Die Betriebshaftpflichtversicherung hat mindestens folgende Deckungssummen (bei mindestens zweifacher Maximierung im Versicherungsjahr) pro Schadensfall aufzuweisen: Personenschäden 3 Mio. €, Sachschäden 3 Mio. €, Vermögensschäden 3 Mio. €. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung die vorgenannten Deckungssummen derzeit nicht erreichen oder noch keine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen sein, so ist der Bieter verpflichtet, im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen entsprechend zu erhöhen bzw. abzuschließen.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Eigenerklärung zum Umsatz Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie zum Umsatz bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Eigenerklärung über die Leistungserbringung,
- dass das Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung beschäftigt und
- dass dem Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn auch die notwendigen Maschinen, Werkzeuge und Materialien zur Verfügung stehen, um die ausgeschriebene Leistung sachgerecht und unter Einhaltung notwendiger Sicherheitsbestimmungen auszuführen.
- dass das Unternehmen ein Qualitätsmanagement praktiziert, dass nach ISO 9001 oder gleichwertig zertifiziert ist
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Name des vorgesehenen Projektleiters
Angaben zur fachlichen Eignung des Projektleiters
Eigenerklärung zu mindestens zwei Projekten des vorgesehenen Projektleiters aus dem Zeitraum der letzten drei Jahre mit Angabe von: Name des Auftraggebers, angesprochener Gästekreis, Größe der Veranstaltung (Gäste-Anzahl), Leistungszeitraum, Leistungsumfang.
Hierbei müssen die nachfolgenden Mindestanforderungen pro Projekt erreicht werden:
- Der angesprochene Gästekreis muss überwiegend aus Abgeordneten des Deutschen Bundestages, Vertretern von Bundes- oder Landesverwaltungen oder Beschäftigten von Bundesministerien oder aus einer vergleichbaren Repräsentantengruppe bestanden haben.
- Die Teilnehmeranzahl der Veranstaltung muss mindestens 350 Personen betragen haben.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen
- Seit wann ist das Unternehmen in der ausgeschriebenen Leistungsart tätig?
- Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens
- Anzahl der Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart
- Anzahl der geringfügig Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Referenzen
Eigenerklärung zu mindestens 3 vergleichbaren Referenzen pro Leistungsart von mindestens 2 verschiedenen Referenzgebern aus dem Zeitraum der letzten drei Jahre mit Angabe von: Namen des Auftraggebers, Art der Veranstaltung, Ausführungsort (Anschrift des Veranstaltungsortes), jährliches Veranstaltungsbudget, Leistungszeitraum, angesprochener Gästekreis, Ansprechperson beim tatsächlichen Leistungsempfänger (nicht Auftraggeber im Unterauftragnehmerverhältnis) (mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse). Vergleichbar sind Referenzen, deren Gegenstand dem Ausschreibungsgegenstand zumindest nahekommt. Die Referenzen müssen im technischen oder organisatorischen Bereich einen gleich hohen oder höheren Schwierigkeitsgrad aufweisen und einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung ermöglichen. Eine der Referenzen sollte mindestens 75 % des ausgeschriebenen Leistungsvolumens erreichen. Die beiden anderen Referenzen sollten jeweils mindestens 50 % des ausgeschriebenen Leistungsvolumens erreichen. Bei Unterschreiten dieser Werte wird der Bieter aufgefordert, die Vergleichbarkeit der Referenzen zu erläutern.
Aufgrund des vorgegebenen Budgets von max. 150.000 netto pro Jahr werden die Angebote ausschließlich auf Grundlage der einzureichenden Konzepte gewertet, welche von einem Wertungsgremium von mindestens drei unabhängigen Personen bewertet werden.
Das Konzept muss eine Schönwettervariante und eine Schlechtwettervariante (Regenlösung) beinhalten.
Wenn der vorgenannte Punkt nicht erfüllt ist und/oder wird in einem Unterkriterium weniger als 50 % der maximalen Punktzahl erreicht, so wird das Konzept von der Wertung ausgeschlossen.
Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl (maximal 100 Punkte). Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Addition der gewichteten Punktzahlen für die einzelnen Unterkriterien.
Bei gleicher Gesamtpunktzahl hat dasjenige Angebot, das in der Kategorie Gesamtkonzept die höhere Punktzahl erhalten hat, den Vorrang. Bei gleicher Gesamtpunktzahl und bei gleicher Punktzahl in der Kategorie Gesamtkonzept entscheidet das Los.
Zuschlagskriterien und Gewichtung
Für die Bewertung des Konzeptes wurden 7 Kriterien gebildet und jeweils gewichtet:
1. Kriterium Einladungsmanagement (Gewichtung 15%)
2. Kriterium Dekoration, Möbel, Technik (Gewichtung 15%)
3. Kriterium Personal (Gewichtung 10%)
4. Kriterium Musikalische Gestaltung (Gewichtung 10%)
5. Kriterium Catering (Gewichtung 15%)
6. Kriterium Nachhaltigkeit (Gewichtung 10%)
7. Kriterium Gesamtkonzept (Gewichtung 25%)
Die Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur von Unterlagen, Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweisen richten sich nach dem § 56 VgV. Hierbei setzt die Auftraggeberin eine angemessene Frist und übt ihr Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus. Einen Anspruch auf Nachforderung haben die Bieter nicht.
cb83d9dd-4dce-4e1d-877d-d0e6bf9cd965